Služební cestu si vyřídím z mobilu

Podepisování, Procesy, Schvalování
10. prosince 2021, 4 minuty čtení

Vyplňovat před služební cestou papírovou žádanku a spěchat s ní do kanceláře, abyste stihli šéfa, který ji musí podepsat? Pro Martina běžná potíž před každým výjezdem. Tedy donedávna…

Martin je obchodním zástupcem jednoho regionálního pivovaru a tráví na cestách většinu pracovní doby. Donedávna musel před každým výjezdem vyplnit papírovou žádanku o cestovní příkaz a „odchytit“ si v kanceláři ředitele nebo alespoň manažera, který může tyto žádanky podepisovat. A to v posledních měsících nebylo vůbec jednoduché. Jednak mnoho zaměstnanců včetně vedení firmy častěji využívalo home office a ani pivovaru se nevyhnula pandemie koronaviru, která uvěznila většinu kolegů v karanténě a izolaci. Vyřídit si služební cestu tak zabíralo stále více času a logistiky.

Letos na jaře ale pivovar pod tíhou zdržujících se agend zavedl elektronický oběh interních dokumentů, včetně jejich schvalování a podepisování. Papírové žádanky o cestovní příkaz nahradily elektronické formuláře, které Martin může vyplnit jak v kanceláři, tak třeba doma nebo kdekoli jinde a okamžitě odeslat odpovědnému manažerovi. Tomu přijde anotace do e-mailové schránky, takže hned ví, že má nějaký dokument k vyřízení. Jakmile žádanku schválí a elektronicky podepíše, přijde anotace zase Martinovi, který si schválenou žádanku uloží k pozdějšímu proplacení nákladů a může v pohodě odcestovat.

Ušetří čas na smysluplnější práci

Martin tak už nemusí zjišťovat, kde zastihne šéfa a cestovat za ním domů nebo kamkoli jinam, aby od něj získal podpis na žádanku. Formulář si může vyplnit třeba při čekání v dopravní zácpě na mobilu a využít tak čas, který by jinak strávil nicneděláním. Je to zásadní změna, díky níž Martin získal desítky minut až hodiny času, aby se mohl věnovat klientům a neřešil zbytečné papírování ve firmě. A co Martinovi pomohlo tak urychlit schvalování žádanky o cestovní příkaz? Aplikace Sofa pro elektronický oběh, schvalování, podepisování a archivaci dokumentů, která funguje v cloudu a dá se k ní přistupovat z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu.

Žádanku lze přes Sofa nejen podat a vyžádat si její schválení, ale evidovat. Největším plusem pro uživatele je vyúčtování cesty po návratu, protože účtárna dostává elektronickou cestou správné údaje bez nutnosti různých oprav, které proplacení zdržují. Samozřejmostí je pak kdykoli dostupný přehled schválených cest, automatické výpočty stravného v rámci vyúčtování nebo rezervace vozidel.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů