Martin je obchodním zástupcem jednoho regionálního pivovaru a tráví na cestách většinu pracovní doby. Donedávna musel před každým výjezdem vyplnit papírovou žádanku o cestovní příkaz a „odchytit“ si v kanceláři ředitele nebo alespoň manažera, který může tyto žádanky podepisovat. A to v posledních měsících nebylo vůbec jednoduché. Jednak mnoho zaměstnanců včetně vedení firmy častěji využívalo home office a ani pivovaru se nevyhnula pandemie koronaviru, která uvěznila většinu kolegů v karanténě a izolaci. Vyřídit si služební cestu tak zabíralo stále více času a logistiky.
Letos na jaře ale pivovar pod tíhou zdržujících se agend zavedl elektronický oběh interních dokumentů, včetně jejich schvalování a podepisování. Papírové žádanky o cestovní příkaz nahradily elektronické formuláře, které Martin může vyplnit jak v kanceláři, tak třeba doma nebo kdekoli jinde a okamžitě odeslat odpovědnému manažerovi. Tomu přijde anotace do e-mailové schránky, takže hned ví, že má nějaký dokument k vyřízení. Jakmile žádanku schválí a elektronicky podepíše, přijde anotace zase Martinovi, který si schválenou žádanku uloží k pozdějšímu proplacení nákladů a může v pohodě odcestovat.
Ušetří čas na smysluplnější práci
Martin tak už nemusí zjišťovat, kde zastihne šéfa a cestovat za ním domů nebo kamkoli jinam, aby od něj získal podpis na žádanku. Formulář si může vyplnit třeba při čekání v dopravní zácpě na mobilu a využít tak čas, který by jinak strávil nicneděláním. Je to zásadní změna, díky níž Martin získal desítky minut až hodiny času, aby se mohl věnovat klientům a neřešil zbytečné papírování ve firmě. A co Martinovi pomohlo tak urychlit schvalování žádanky o cestovní příkaz? Aplikace Sofa pro elektronický oběh, schvalování, podepisování a archivaci dokumentů, která funguje v cloudu a dá se k ní přistupovat z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu.
Žádanku lze přes Sofa nejen podat a vyžádat si její schválení, ale evidovat. Největším plusem pro uživatele je vyúčtování cesty po návratu, protože účtárna dostává elektronickou cestou správné údaje bez nutnosti různých oprav, které proplacení zdržují. Samozřejmostí je pak kdykoli dostupný přehled schválených cest, automatické výpočty stravného v rámci vyúčtování nebo rezervace vozidel.
