Tyto zprávy mohou firmám pomoci snížit výdaje za administrativu, zrychlit komunikaci a usnadnit práci s důležitými dokumenty.
Cena: Doporučený dopis vs. placená datová zpráva
Jedním z nejvýraznějších rozdílů mezi klasickým zasíláním dokumentů a placenými datovými zprávami je cena:
- Doporučený dopis: Odeslání jednoho doporučeného dopisu stojí aktuálně 72 Kč.
- Placená datová zpráva: Cena za jednu zprávu činí pouze 10 Kč.
Tato dramatická cenová diference umožňuje firmám ušetřit tisíce korun měsíčně, zejména pokud pravidelně komunikují s řadou partnerů, klientů či ředitelství. Například firma, která měsíčně odesílá 100 dopisů, zaplatí za doporučené dopisy cca 7 200 Kč. V případě placených datových zpráv to bude pouhých 1 000 Kč.
Hlavní benefity placených datových zpráv
- Finanční úspora
Datové zprávy jsou až sedmkrát levnější než doporučené dopisy. Ušetřené peníze mohou být investovány do jiných oblastí podniku. - Rychlost doručení
Zatímco doporučený dopis dorazí za několik dní, datová zpráva je doručena během několika sekund. Urychluje procesy, kde čas hraje klíčovou roli (např. smlouvy, fakturace). - Právní jistota
Datová zpráva je díky svému prokazatelnému doručení považována za rovnocennou s doporučeným dopisem. Uživatel má k dispozici jasný záznam o odeslání i doručení. - Jednoduchá správa dokumentů
Elektronická forma usnadňuje archivaci a šetří místo v kancelářích. Záznamy lze snadno vyhledávat, organizovat a zálohovat. - Ekologická alternativa
Žádné papíry, obálky a doprava. Datové zprávy snižují uhlíkovou stopu firmy.
Postup pro zřízení datové schránky
Registrace datové schránky:
Datovou schránku můžete zřídit zdarma na portáluwww.mojedatovaschranka.cznebo na poště.Při zřízení je nutné doložit identitu (např. eObčankou, datovou zprávou, nebo osobně na Czech POINTu).
Aktivace placených datových zpráv:
Pro odesílání placených datových zpráv je třeba nabít kredity na účtu datové schránky (lze platit kartou nebo převodem). Cena jedné zprávy je fixní a činí 10 Kč.
Odesílání datových zpráv:
Po přihlášení do datové schránky vyberte možnost „Odeslat datovou zprávu“. Nahrajte dokument, zadejte adresáta (např. jinou datovou schránku) a odešlete.
Typy dokumentů, které mohou firmy odesílat
- Fakturace a upomínky:Faktury mohou být rychle doručeny klientům a partnerům, stejně jako platební upomínky.
- Smlouvy a dodatky:Díky právní jistotě datové zprávy jsou smlouvy a jejich dodatky platné bez nutnosti zasílání poštou.
- Oficiální oznámení:Informace pro ředitelství, zaměstnance či partnery lze snadno a rychle doručit elektronicky.
- Výkazy a reporty:Firmy mohou posílat finanční výkazy, daňová přiznání či jiné reporty státním institucím i soukromým subjektům.
- Pozvánky na valné hromady a jiné akce:Rychlé a prokazatelné doručení pozvánek na klíčové schůzky a jednání.
Závěr
Placené datové zprávy představují moderní, efektivní a cenově dostupné řešení pro komunikaci firem. Kromě výrazné úspory nákladů nabízejí rychlost, právní jistotu a ekologický přístup. Pokud vaše firma dosud nevyužívá tuto možnost, je ideální čas zvážit její implementaci a posunout svou administrativu do digitálního věku.
