Zjednodušeně řečeno, veřejnoprávní subjekt opatřuje své elektronické dokumenty kvalifikovanou elektronickou pečetí vždy, když je nepodepisuje, nebo když to výslovně požaduje zákon.
§ 8 odst. 1 zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce doslovně říká, že: „Nestanoví-li jiný právní předpis jako náležitost úkonu nebo právního jednání obsaženého v dokumentu podpis nebo tato náležitost nevyplývá z povahy úkonu nebo právního jednání, veřejnoprávní podepisující a jiná právnická osoba, činí-li úkon při výkonu své působnosti, zapečetí dokument v elektronické podobě kvalifikovanou elektronickou pečetí.“
Zákon zde předepisuje použití nejvyšší úrovně elektronické pečetě, tedy kvalifikované elektronické pečetě, což zajišťuje vyšší úroveň ochrany veřejných zájmů.
Mezi nejběžnější příklady elektronických dokumentů, které musí být pečetěny, patří zpravidla automatizovaně vytvářené dokumenty. Typickým příkladem je transakční protokol ze spisové služby podle požadavku číslo 5.2.12 národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, převod a změna datového formátu podle § 69a odst. 4 zákona o archivnictví a spisové službě, a osvědčení digitálního úkonu podle § 5 odst. 3 zákona o právu na digitální služby.
Dokonce i automatická emailová odpověď z elektronické podatelny, přesněji řečeno potvrzení elektronického podání podaného prostřednictvím e-mailu podle § 4 odst. 8 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby musí být opatřeno kvalifikovanou elektronickou pečetí a kvalifikovaným časovým razítkem, jak podrobně vysvětluje a zdůvodňuje metodika Ministerstva vnitra zveřejněná na jejich webových stránkách.
Veřejnoprávní subjekty tak pomocí kvalifikované elektronické pečetě zajišťují autenticitu a integritu svých dokumentů. Pro lepší pochopení, kdy a jak veřejnoprávní subjekty používají kvalifikovanou elektronickou pečeť, jsme pro vás připravili edukační videa, která se tomuto tématu věnují do hloubky.
