Zkratka z titulku blogu znamená „Fear of missing out“, česky obava z toho, že něco nestihneme. Pocit, který sužuje stále více lidí v zaměstnání, protože míra komunikace a neustálých schůzek už přerostla únosnou mez a brání samotné práci. Společnost Microsoft tyto obavy kvantifikovala, když analyzovala biliony dat ve své kancelářské platformě Microsoft 365 a dotázala se 31 tisíc lidí z 31 zemí na jejich individuální pocity z náročnosti zvládání všech pracovních povinností. Výsledek průzkumu je alarmující: lidé přestávají rozlišovat priority, všechno jim připadá důležité, pracovní tempo se zvyšuje a celé dny se snažíme dohánět nějaké resty.
Téměř dvě třetiny dotázaných (64 %) potvrdily, že mají problém najít potřebný čas a energii na svou práci. U těchto lidí je 3,5krát vyšší pravděpodobnost, že budou mít problémy s přijímáním inovací a se strategickým myšlením. Skoro dvě třetiny (60 %) manažerů už pociťují důsledky této situace a tvrdí, že nedostatek kreativity a nápadů začíná být v jejich týmech citelným problémem. Z analýzy dat uživatelů Microsoft 365 vyplývá, že 23 % pracovní doby tráví na schůzkách v aplikaci Teams, 19 % na chatu v Teamsu, 15 % vyřizováním e-mailů, a to vše dohromady představuje 57 % pracovní doby strávené jenom komunikací. Zbývajících 43 % se dělí mezi používání OneNotu (7 %), PowerPointu (8 %), Wordu (10 %) a Excelu (18 %).
Za poslední čtyři roky se počet schůzek přes Teamsy ztrojnásobil
„Počet odpracovaných hodin, délka pracovního dne a čas strávený na schůzkách se za posledních několik let neustále prodlužovaly – komunikovat je snazší než kdy jindy a udržet krok je těžší než kdy dříve,“ konstatuje Microsoft ve svojí výroční zprávě Index pracovních trendů. Jenom vyřizováním e-mailů stráví ti nejpilnější zaměstnanci 8,8 hodin týdně a na schůzkách dalších 7,5 hodiny týdně. U lidí, kteří pracují v terénu, jsou tyto hodnoty ještě vyšší. Navíc 62 % respondentů Microsoftu sdělilo, že se během pracovního dne potýkají s příliš velkým časem strávený vyhledáváním informací. Za největšího zabijáka produktivity přitom považují neefektivní schůzky. Následuje absence jasných cílů, příliš velký počet schůze, obtížné vyhledávání informací a pocit ne inspirace.
Většina respondentů přiznává, že je obtížné během videokonferenční schůzky provádět brainstorming nebo dohnat to, co nestihli zachytit, když se ke schůzce připojili se zpožděním. Více než polovina dotázaných říká, že jim na konci schůzky nejsou jasné další kroky, které budou následovat a že jen těžko dokáží shrnout, co se stane. To vše za situace, kdy se od února 2020 počet schůzek a hovorů uskutečněných přes Teamsy ztrojnásobil. Data jasně ukazují, že je třeba vylepšit průběh online schůzek, protože víc než třetina respondentů (35%) se domnívá, že by se nic nestalo, kdyby na většině naplánovaných schůzek chyběli. Obrovským problémem je pak roztěkanost způsobená neustálým přepínáním mezi různými komunikačními platformami a okny internetového prohlížeče.
Účinný lék na FOMO? Integrace služeb, například Sofa v prostředí Teamsů
Jenže co teď s tím? Aplikací a pracovních nástrojů neustále přibývá, jediným schůdným řešením se tak jeví jejich integrace do jedné platformy bez nutnosti proklikávat neustále jinam. Taková možnost tu už je: cloudová aplikace Sofa pro oběh dokumentů, jejich schvalování, elektronické podepisování a archivaci je plně integrovaná do komunikační platformy Microsoft Teams. Uživatel tak bez zbytečného přeskakování z jedné služby do druhé a z jednoho okna prohlížeče do dalšího může rovnou v prostředí Teamsů řešit kromě videokonferenčních hovorů i elektronické podepisování dokumentů, jejich schvalování i archivaci. Může tak využít předdefinované položky jako žádanky o dovolenou, služební cestu nebo vykazování pracovní neschopnosti.
Sofa funguje na cloudu, tudíž ji lze stejně jako Microsoft Teams využívat bez ohledu na to, zda jste v kanceláři nebo kdekoli jinde, kde je připojení k internetu. A nabízí i další praktické integrace s nástroji Microsoft 365. Díky propojení s Microsoft Word i Microsoft Excel je možné přímo z těchto aplikací odeslat aktuálně otevřený dokument nebo sešit Office k elektronickému podpisu či spustit jiný připravený proces Sofa. Podstatnou integrací je také jednotné ověřování uživatelů Sofa přes účty Microsoft 365. Sofa totiž využívá integrované komponenty k autentizaci aktuálně přihlášeného uživatele Microsoft 365. To přináší jednak zjednodušení správy uživatelů, jednak vyšší zabezpečení informací. Pokud má například organizace nastavené podmíněné přihlašování druhým faktorem mimo firemní síť, tak se tímto pravidlem bude řídit i samotná aplikace Sofa.
Autorem Cover obrázku je: Jon Han
