Šéfe, už jste podepsal ty lejstra?

Digitalizace, Podepisování
4 minuty čtení

Možná zbytečná, ale v českých kancelářích stále velmi častá otázka. Skoro polovina IT profesionálů z tuzemských firem připouští, že se musí přímo zeptat nadřízeného, v jaké fázi je schvalování či podepisování konkrétního dokumentu. To znamená, že za ním musí osobně zajít, zatelefonovat mu nebo napsat e-mail. Přitom včasné podepsání dokumentu je pro firmu klíčové – negativní zkušenost se totiž šíří sedmkrát rychleji než ta pozitivní a dobré jméno firma může ztratit i kvůli takové drobnosti, jako jsou opakované žádosti klienta nebo obchodního partnera o zaslání podepsané smlouvy.

Firma tak velmi jednoduše může přijít o zakázky a klienty. Z průzkumu, kterým jsme prostřednictvím agentury Instant Research oslovili 525 manažerů zodpovědných za firemní IT, vyplynulo, že osobně se svého nadřízeného musí na podepsání smlouvy, zakázky či jiného dokumentu ptát 45,7 % z nich. Dalších osm procent raději tuto otázku vůbec neřeší a pak zbývá zhruba 40 % těch, k nimž se kýžená informace dostane sama elektronicky. Osobní dotazování zbytečně zdržuje od jiné práce, ale především snižuje možnost získat další zakázky. Optimalizací firemních procesů lze zvýšit obchodní příležitosti až o    20 %!

Téměř čtvrtině „ajťáků“ (22,5 %) stačí podívat se do interního firemního systému oběhu dokumentů a nemusejí se nikoho ptát, skoro pětině (18,9 %) dokonce přijde notifikace o schválení dokumentu formou SMS na mobil nebo e-mailem. Nejde přitom o triviální záležitost. Tím, jak různé firemní procesy nabobtnávají, jsou jakékoli zbytečné a nadbytečné aktivity, jako osobní dotazování na stav vyřizování nějakého dokumentu, zbytečným vytržením z pracovní aktivity a zabijákem efektivity. Patří do historie jako paní sekretářky, které kdysi obcházely kancelář s vozíkem plným dokumentů a rozdávaly je příslušným pracovníkům.

Kdo by chodil mezi kancelářemi!

Dnes už takové archaické úkony vídáme jen ve filmech, které vznikly dávno před zavedením internetu. Nejen, že si můžeme potřebné dokumenty poslat e-mailem, a zbytečně tak nechodíme mezi kancelářemi, patry či jednotlivými budovami firmy či úřadu, ale moderní aplikace nám umožňují takové dokumenty v rámci firemního systému sdílet, upravovat, schvalovat, elektronicky podepisovat, archivovat a také skartovat. K žádnému z těchto úkonů není třeba dokument vytisknout a fyzicky s ním nakládat, vše se děje elektronicky, bezpečnou formou a na dálku, takže vlastně ani nemusíme sedět v kanceláři.

U každého dokumentu je vidět jeho historie i stav zpracování. Nikdo se tedy nemusí ptát, zda už šéf podepsal smlouvu s novým klientem, manažer tak učiní díky elektronickému podpisu odkudkoli na svém chytrém zařízení a v systému je to vidět, dokonce se pak dá taková smlouva okamžitě zaslat e-mailem či datovou schránkou příslušné společnosti. Takhle funguje Sofa, aplikace pro komplexní řešení oběhu a správy dokumentů, která dokáže udržet firmu nebo úřad v chodu, i když jsou zaměstnanci na home office, služební cestě nebo kdekoliv jinde. Zkuste ji a zjednodušte si administrativu v kanceláři!

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Z pera podnikatele: Systémové otázky ohledně archívu pana exministra

Z pera podnikatele: Systémové otázky ohledně archívu pana exministra

Minimálně 25 kilometrů musí urazit zaměstnanci Fakultní nemocnice Královské Vinohrady, aby se dostali do svého archivu. Nebojte se, tento článek není o kauze exministra zdravotnictví, ale o souvisejících věcech, na které se nikdo nezeptal.

Elektronické uzavírání smluv a soudní dokazování

Elektronické uzavírání smluv a soudní dokazování

Smlouvu můžeme dle právní úpravy uzavřít jakoukoliv formou. Z pohledu právní jistoty je ale samozřejmě nejbezpečnější forma písemná, ať už zhmotněná na papíře, nebo v elektronické podobě.

6 + 2 bezpapírové vychytávky Filipa Kukly

6 + 2 bezpapírové vychytávky Filipa Kukly

Říká se o něm, že jako takový „český Chopin“, ale klavírista Ivo Kahánek má raději české interprety. Za své poslední album koncertů Dvořáka a Martinů získal důležité mezinárodní ocenění. Jak vlastně umělci řeší komunikaci s úřady a byrokracii, která se nevyhne nikomu? Dává přednost tištěným časopisům nebo online zpravodajství? A jakou šanci dává Česku ve snaze dohnat v digitalizaci státní správy Estonsko? Na to všechno jsme se zeptali v naší pravidelné rubrice.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze!