Paradigma digitálních dokumentů a zbytečnost papírového podpisu
Odhadem až 99 % všech dokumentů vzniká na počítači, notebooku nebo jiném chytrém zařízení elektronicky. Teprve poté je uživatelé tisknou na papír, často jenom kvůli tomu, aby je mohli podepsat a poté je zase převést do elektronické podoby a poslat e-mailem dál. Těžko ale budeme hledat člověka, který vzal papír, propisku a sepisoval pracovní dokument ručně, nebo ho vypisoval pro úřad. Tím, že prakticky všechny dokumenty vznikají elektronicky, se dají opravovat, editovat, dají se jednoduše posílat e-mailem nebo datovou schránkou, dají se konvertovat nebo jednoduše elektronicky podepsat.
Efektivita digitálních archivů oproti papírovým dokumentům
Jenže ve chvíli, kdy si uživatel takový dokument vytiskne, přichází o veškeré informace o tomto dokumentu a také o možnost si ho fulltextově vyhledat. Takže pokud ho bude potřebovat najít, bude muset vědět, kam ho založil. Není výjimkou, že papírové dokumenty bývají navršené v krabicích bez jakéhokoli třídění a hledat ve stovkách papírů je záležitost na desítky minut, ne-li hodiny. Kdežto u digitálního archivu je možné vyhledávat dokonce fulltextově podle klíčových slov, podle doby, kdy vznikl nebo byl podepsán, podle toho, kdo ho podepsal nebo komu byl určen, zkrátka je to záležitost okamžiku.
Výhody digitálního archivu: spolehlivost a dlouhodobá dostupnost dokumentů
Digitální archiv znamená, že každý dokument je lehce dohledatelný třeba i za 10 let a lze se na to stoprocentně spolehnout. Jde o dlouhodobé uchování, dokumenty nepodléhají zubu času, písmo je stále stejně čitelné, platnost elektronických podpisů je stále ověřitelná i po letech. To žádný šanonový papírový archiv nedokáže. Takový digitální archiv oceníte například v případech mzdových dokladů a pracovněprávních smluv, u kterých se doba archivace může vyšplhat až na 30 let. Chcete se o archivaci dokumentů dozvědět více? Tak si přečtěte tento článek.
