Veškerou pracovně-právní dokumentaci výrazně zjednodušuje novela zákoníku práce, která je účinná od loňského října. Stanovuje jasná pravidla, za jakých lze uzavřít nebo ukončit pracovní smlouvu nebo dohodu o provedení práce, zaslat platový výměr nebo vytýkací dopis. „Zákoník práce do loňského roku preferoval doručení osobní. Sice bylo možné doručovat i elektronicky, ale bylo to tak složité, že to nebylo prakticky použitelné,“ konstatuje advokát Jiří Pour z advokátní kanceláře coLEGAL s.r.o. Nyní lze už vše vyřídit elektronicky, jen pravidla jsou u různých dokumentů různá. Pro veškeré dvoustranné dohody, kdy jsou obě podepisující strany ve shodě, stačí prostý elektronický podpis, což je například naskenovaný vlastnoruční podpis vložený formou obrázku do dokumentu. Takto lze uzavřít pracovní smlouvu, dohodu o ukončení pracovního poměru a různé dodatky smluv.
Dohodněte se na doručovací adrese
Zaměstnanec ale musí zaměstnavateli sdělit svoji e-mailovou adresu, na kterou si přeje zasílat tyto pracovně-právní dokumenty. Neměla by to být pracovní adresa, ale soukromý e-mail, protože zaměstnanec ještě nemusí mít pracovní e-mail zřízený (když podepisuje pracovní smlouvu), nebo už ho má zrušený (pokud jde o dohodu o ukončení pracovního poměru). Prostý elektronický podpis nestačí u dokumentů, které jsou vydávány jednostranně. Konkrétně jde o výpovědi z pracovního poměru, odvolání nebo odstoupení z funkce (vedoucího pracovního místa), platové/mzdové výkazy a vytýkací dopisy. Tyto dokumenty zůstávají v přísném režimu a je nutné je podepsat uznávaným (kvalifikovaným) elektronickým podpisem.
Aby zaměstnavatel mohl tyto dokumenty doručovat zaměstnanci elektronicky, musí mu to zaměstnanec písemně povolit a uvést, na jakou e-mailovou adresu je má zasílat. Opět musí jít o adresu soukromou, která není spojena se zaměstnavatelem. V případě, že zaměstnanec má aktivovanou datovou schránku a povolený příjem soukromých zpráv, věc se zjednodušuje, a i tyto pracovně-právní dokumenty v přísném režimu lze zaměstnanci zaslat s prostým elektronickým podpisem a bez jeho předchozího souhlasu, že mu je zaměstnavatel může zaslat elektronicky. Funguje to i naopak: od zaměstnance k zaměstnavateli, ale zaměstnavatel opět musí písemně sdělit, na jakou e-mailovou adresu si přeje elektronické dokumenty zasílat (v případě datové schránky to není třeba).
Kdy je dokument považovaný za doručený?
A jak to s doručením, tedy převzetím dokumentu a jeho právní fikcí? Přijetí pracovně-právního dokumentu e-mailem nemusí zaměstnanec nijak potvrzovat. Uplynutím 15. dne po odeslání je brána tato zpráva jako doručená, pokud tedy zaměstnavateli nepřijde zpráva o nedoručení e-mailu. Sám zaměstnanec si může elektronicky obdržený dokument prostudovat a do sedmi dnů může od takto zaslané pracovní smlouvy odstoupit i bez uvedení důvodu. Nesmí ale už v té době fyzicky do práce nastoupit, v takovém případě by musel podat standardní výpověď.
Pokud chcete usnadnit svým zaměstnancům nebo potenciálním pracovníkům nástup do zaměstnání a správu všech pracovně-právních dokumentů, určitě vám pomůže náš nástroj HR Point, který zjednodušuje práci HR oddělení díky digitalizaci procesů od náboru, přes péči o zaměstnance až po offboarding. Nabízí všechny informace pro zaměstnance z jednoho portálu, kde se snadno vytvoří digitální osobní složka zaměstnance, kam může kdykoliv nahlédnout HR manažer i příslušný zaměstnanec. Spoustu času ušetří i samoobslužné agendy pro žádost o dovolenou, nepřítomnost, Home Office, služební cestu nebo elektronické schvalování účtenek. A samozřejmě i podepisování pracovně-právních dokumentů kvalifikovaným elektronickým podpisem podle evropského nařízení eIDAS, díky němuž budou všechny takto podepsané dokumenty platné na území celé Evropské unie.
Problematice digitalizace HR dokumentů se věnoval i náš webinář s Jiřím Pourem z advokátní kanceláře coLEGAL s.r.o.:
