Jak editovat a podepisovat PDF dokumenty?

Digitalizace, Podepisování
5 minut čtení

U oficiálních dokumentů, které mají mít právní validitu a zasílají se elektronicky, je nejběžnějším formátem PDF, respektive PDF/A. Jak ale takový dokument PDF/A jednoduše upravit, elektronicky podepsat nebo v něm anonymizovat některá data?

Pro laika představuje dokument PDF zpravidla formu přílohy e-mailu, kterou si může stáhnout a přečíst, ale nikoli upravovat nebo pozměňovat. Je to druh dokumentu, který zajistí dlouhodobé uchování obsahu, a tedy i jeho archivaci v čitelné podobě bez ohledu na to, jak je starý. Jak ale takový dokument upravit, přidat stránky, odstranit citlivé údaje a následně třeba i podepsat, než jej odešlete e-mailem nebo datovou schránkou? Existuje celá řada programů, které to dokáží, ale ne každý nabízí komplexní řešení, včetně ochrany dokumentů, a soulad s evropskými nařízeními GDPR a eIDAS, tedy o ochraně osobních údajů a o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Vytvářejte důvěryhodná PDF i na mobilu!

Pro všechny tyto potřeby jsme vyvinuli aplikaci Signer, která ve spojení s datovou schránkou představuje nepostradatelného pomocníka pro každého podnikatele. S její pomoci je možné zpracovat a vytvářet digitální dokumenty ve formátu PDF či PDF/A a uchránit citlivá data před zneužitím například tak, že je pomocí Signeru přímo v daném souboru PDF anonymizujete, případně ho zašifrujete a příjemci pak sdělíte kód například pomocí SMS. Pokud potřebujete odeslat oficiální dokument se svým podpisem, Signer vám umožní přímo v aplikaci podepsat PDF elektronickým podpisem. Podepsat můžete standardním či vizualizovaným podpisem. Můžete podepsat zaručeným podpisem na základě certifikátu uloženého v úložišti certifikátů ve svém zařízení nebo kvalifikovaným podpisem s certifikátem na základě certifikátu umístěném na kvalifikovaném prostředku (eObčanka nebo jiný prostředek).

K vytvoření PDF dokumentu nepotřebujete ani počítač, se Signerem to zvládnete i z mobilního telefonu. Jednoduše v datové schránce zvolíte, že chcete napsat novou datovou zprávu, v editačním okně napíšete její text a Signer provede její konverzi do PDF, přiloží zprávu jako soubor k datové zprávě a vy ji už jen odešlete. Tohoto klienta pro datové schránky můžete využívat zdarma, i když vám vyprší licence na používání aplikace Signer, případně pokud jste živnostník nebo zástupce školy a pedagog – těmto profesím totiž od letošního roku poskytujeme aplikaci Signer zcela zdarma!

Bonus navíc: ověří, zda podpis na dokumentu je pravý. 

Dokumenty PDF nemusíte pouze psát, v tomto formátu můžete posílat i fotografie nebo scany opatřené časovým razítkem či případně i elektronickým podpisem. Pokud například nakupujete něco pro firmu a potřebujete proplatit náklady, není nic jednoduššího než vyfotit mobilem účtenku, opatřit ji časovým razítkem, které potvrdí, kdy jste dokument vytvořili, a odeslat ji datovou schránkou účetní. Totéž můžete provést s fotografií nabouraného služebního auta nebo škody způsobené na firemním majetku, které odešlete datovou schránkou pojišťovně. Smlouvy a další důležité dokumenty, které máte pouze v papírové podobě, stačí pouze vyfotit nebo naskenovat, opatřit elektronickým podpisem a časovým razítkem a poslat třeba zprávu z mobilního telefonu.

A ještě jedna třešinka na dortu, kvůli které si Signer určitě zamilujete: nejste si jistí, že elektronický podpis na dokumentu, který k vám doputoval datovou schránkou, je pravý? U Signeru stačí jednou kliknout a hned budete vědět, na čem jste. Dozvíte se, zda je podpis platný, ale také zda je kvalifikovaný nebo uznávaný. Předejdete tak případným nepříjemnostem, a přitom je to tak jednoduché! Jak jste vlastně mohli do teď fungovat bez Signeru?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Letošek vstoupí do historie jako rok, kdy Covid-19 hnul s digitalizací firemních procesů více než jakékoliv dřívější kampaně. A to je vlastně pozitivní dopad pandemie.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze