Jak editovat a podepisovat PDF dokumenty?

Digitalizace, Podepisování
21. srpna 2020, 6 minut čtení

U oficiálních dokumentů, které mají mít právní validitu a zasílají se elektronicky, je nejběžnějším formátem PDF, respektive PDF/A. Jak ale takový dokument PDF/A jednoduše upravit, elektronicky podepsat nebo v něm anonymizovat některá data?

Pro laika představuje dokument PDF zpravidla formu přílohy e-mailu, kterou si může stáhnout a přečíst, ale nikoli upravovat nebo pozměňovat. Je to druh dokumentu, který zajistí dlouhodobé uchování obsahu, a tedy i jeho archivaci v čitelné podobě bez ohledu na to, jak je starý. Jak ale takový dokument upravit, přidat stránky, odstranit citlivé údaje a následně třeba i podepsat, než jej odešlete e-mailem nebo datovou schránkou? Existuje celá řada programů, které to dokáží, ale ne každý nabízí komplexní řešení, včetně ochrany dokumentů, a soulad s evropskými nařízeními GDPR a eIDAS, tedy o ochraně osobních údajů a o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Vytvářejte důvěryhodná PDF i na mobilu!

Pro všechny tyto potřeby jsme vyvinuli aplikaci Signer, která ve spojení s datovou schránkou představuje nepostradatelného pomocníka pro každého podnikatele. S její pomoci je možné zpracovat a vytvářet digitální dokumenty ve formátu PDF či PDF/A a uchránit citlivá data před zneužitím například tak, že je pomocí Signeru přímo v daném souboru PDF anonymizujete, případně ho zašifrujete a příjemci pak sdělíte kód například pomocí SMS. Pokud potřebujete odeslat oficiální dokument se svým podpisem, Signer vám umožní přímo v aplikaci podepsat PDF elektronickým podpisem. Podepsat můžete standardním či vizualizovaným podpisem. Můžete podepsat zaručeným podpisem na základě certifikátu uloženého v úložišti certifikátů ve svém zařízení nebo kvalifikovaným podpisem s certifikátem na základě certifikátu umístěném na kvalifikovaném prostředku (eObčanka nebo jiný prostředek).

K vytvoření PDF dokumentu nepotřebujete ani počítač, se Signerem to zvládnete i z mobilního telefonu. Jednoduše v datové schránce zvolíte, že chcete napsat novou datovou zprávu, v editačním okně napíšete její text a Signer provede její konverzi do PDF, přiloží zprávu jako soubor k datové zprávě a vy ji už jen odešlete. Tohoto klienta pro datové schránky můžete využívat zdarma, i když vám vyprší licence na používání aplikace Signer, případně pokud jste živnostník nebo zástupce školy a pedagog – těmto profesím totiž od letošního roku poskytujeme aplikaci Signer zcela zdarma!

Bonus navíc: ověří, zda podpis na dokumentu je pravý. 

Dokumenty PDF nemusíte pouze psát, v tomto formátu můžete posílat i fotografie nebo scany opatřené časovým razítkem či případně i elektronickým podpisem. Pokud například nakupujete něco pro firmu a potřebujete proplatit náklady, není nic jednoduššího než vyfotit mobilem účtenku, opatřit ji časovým razítkem, které potvrdí, kdy jste dokument vytvořili, a odeslat ji datovou schránkou účetní. Totéž můžete provést s fotografií nabouraného služebního auta nebo škody způsobené na firemním majetku, které odešlete datovou schránkou pojišťovně. Smlouvy a další důležité dokumenty, které máte pouze v papírové podobě, stačí pouze vyfotit nebo naskenovat, opatřit elektronickým podpisem a časovým razítkem a poslat třeba zprávu z mobilního telefonu.

A ještě jedna třešinka na dortu, kvůli které si Signer určitě zamilujete: nejste si jistí, že elektronický podpis na dokumentu, který k vám doputoval datovou schránkou, je pravý? U Signeru stačí jednou kliknout a hned budete vědět, na čem jste. Dozvíte se, zda je podpis platný, ale také zda je kvalifikovaný nebo uznávaný. Předejdete tak případným nepříjemnostem, a přitom je to tak jednoduché! Jak jste vlastně mohli do teď fungovat bez Signeru?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.