Jak editovat a podepisovat PDF dokumenty?

Digitalizace, Podepisování
6 minut čtení

U oficiálních dokumentů, které mají mít právní validitu a zasílají se elektronicky, je nejběžnějším formátem PDF, respektive PDF/A. Jak ale takový dokument PDF/A jednoduše upravit, elektronicky podepsat nebo v něm anonymizovat některá data?

Pro laika představuje dokument PDF zpravidla formu přílohy e-mailu, kterou si může stáhnout a přečíst, ale nikoli upravovat nebo pozměňovat. Je to druh dokumentu, který zajistí dlouhodobé uchování obsahu, a tedy i jeho archivaci v čitelné podobě bez ohledu na to, jak je starý. Jak ale takový dokument upravit, přidat stránky, odstranit citlivé údaje a následně třeba i podepsat, než jej odešlete e-mailem nebo datovou schránkou? Existuje celá řada programů, které to dokáží, ale ne každý nabízí komplexní řešení, včetně ochrany dokumentů, a soulad s evropskými nařízeními GDPR a eIDAS, tedy o ochraně osobních údajů a o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Vytvářejte důvěryhodná PDF i na mobilu!

Pro všechny tyto potřeby jsme vyvinuli aplikaci Signer, která ve spojení s datovou schránkou představuje nepostradatelného pomocníka pro každého podnikatele. S její pomoci je možné zpracovat a vytvářet digitální dokumenty ve formátu PDF či PDF/A a uchránit citlivá data před zneužitím například tak, že je pomocí Signeru přímo v daném souboru PDF anonymizujete, případně ho zašifrujete a příjemci pak sdělíte kód například pomocí SMS. Pokud potřebujete odeslat oficiální dokument se svým podpisem, Signer vám umožní přímo v aplikaci podepsat PDF elektronickým podpisem. Podepsat můžete standardním či vizualizovaným podpisem. Můžete podepsat zaručeným podpisem na základě certifikátu uloženého v úložišti certifikátů ve svém zařízení nebo kvalifikovaným podpisem s certifikátem na základě certifikátu umístěném na kvalifikovaném prostředku (eObčanka nebo jiný prostředek).

K vytvoření PDF dokumentu nepotřebujete ani počítač, se Signerem to zvládnete i z mobilního telefonu. Jednoduše v datové schránce zvolíte, že chcete napsat novou datovou zprávu, v editačním okně napíšete její text a Signer provede její konverzi do PDF, přiloží zprávu jako soubor k datové zprávě a vy ji už jen odešlete. Tohoto klienta pro datové schránky můžete využívat zdarma, i když vám vyprší licence na používání aplikace Signer, případně pokud jste živnostník nebo zástupce školy a pedagog – těmto profesím totiž od letošního roku poskytujeme aplikaci Signer zcela zdarma!

Bonus navíc: ověří, zda podpis na dokumentu je pravý. 

Dokumenty PDF nemusíte pouze psát, v tomto formátu můžete posílat i fotografie nebo scany opatřené časovým razítkem či případně i elektronickým podpisem. Pokud například nakupujete něco pro firmu a potřebujete proplatit náklady, není nic jednoduššího než vyfotit mobilem účtenku, opatřit ji časovým razítkem, které potvrdí, kdy jste dokument vytvořili, a odeslat ji datovou schránkou účetní. Totéž můžete provést s fotografií nabouraného služebního auta nebo škody způsobené na firemním majetku, které odešlete datovou schránkou pojišťovně. Smlouvy a další důležité dokumenty, které máte pouze v papírové podobě, stačí pouze vyfotit nebo naskenovat, opatřit elektronickým podpisem a časovým razítkem a poslat třeba zprávu z mobilního telefonu.

A ještě jedna třešinka na dortu, kvůli které si Signer určitě zamilujete: nejste si jistí, že elektronický podpis na dokumentu, který k vám doputoval datovou schránkou, je pravý? U Signeru stačí jednou kliknout a hned budete vědět, na čem jste. Dozvíte se, zda je podpis platný, ale také zda je kvalifikovaný nebo uznávaný. Předejdete tak případným nepříjemnostem, a přitom je to tak jednoduché! Jak jste vlastně mohli do teď fungovat bez Signeru?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Kdo to proboha schválil?!

Kdo to proboha schválil?!

Znáte to. Šéf se vrátí z dovolené nebo ze služební cesty a s hrůzou zjišťuje, že kdosi schválil objednávku, u které si on sám kladl otázku, zda se firmě vůbec vyplatí. A podřízení raději mlží a přehazují si problém jako horký brambor, takže se nelze ničeho dopátrat.

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Prázdniny nepřejí pružnému vyřizování firemních záležitostí. Prakticky vždy je někdo na dovolené a jako na potvoru to je v tu nejméně vhodnou dobu většinou kolega s podpisovým právem a rozhodujícími pravomocemi.

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Času je málo, v byznysu ještě míň. Jak se všechno díky chytrým technologiím neustále zrychluje, jde o jedno z nejcennějších aktiv. Kdo dokáže reagovat rychle a pružně, je úspěšný. A to platí i o tak triviálních záležitostech, jako je zpracování zakázek a faktur.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.