Co se v Adobe Readeru změnilo
Lupa popisuje, že od verze Adobe Acrobat Readeru 26.001.21662 začala česká verze aplikace pracovat s novou terminologií u elektronických podpisů. Zatímco dříve zobrazovala správný pojem „kvalifikovaný elektronický podpis“, nově se v některých případech objevuje označení „prověřený elektronický podpis“. Takový pojem ale česká ani evropská právní úprava nezná.
Na první pohled to může vypadat jako drobný překladový problém. U dokumentů, kde se vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis, ale může podobná změna vyvolat zbytečnou nejistotu. Uživatel otevře dokument, vidí jiný pojem, než očekává, a začne řešit, jestli dokument stále splňuje požadované náležitosti. Podle Lupy může právě takové označení vést k omylům nebo k odmítnutí dokumentu, který je ve skutečnosti opatřený kvalifikovaným elektronickým podpisem.
Nejde jen o pojmenování
Změny se podle Lupy netýkají jen překladu. Adobe Reader může u některých kvalifikovaných certifikátů od I.CA čerpat důvěru pouze ze seznamu AATL, a nikoli z unijních důvěryhodných seznamů EUTL/LOTL. Výsledkem může být situace, kdy Reader podpis zobrazí jen jako zaručený elektronický podpis, i když jde podle popsaného příkladu o kvalifikovaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu a kvalifikovaném prostředku QSCD.
To je podstatný rozdíl. Elektronický podpis není jen grafická značka v PDF. U smluv, úředních výstupů, autorizovaných konverzí, notářských dokumentů nebo personální dokumentace může úroveň podpisu rozhodovat o tom, jestli dokument splňuje konkrétní právní nebo procesní požadavek. Pokud běžný PDF prohlížeč výsledek zobrazí nepřesně, organizace potřebuje vědět, jak podpis ověřit spolehlivěji.
Co si z toho má odnést firma nebo úřad
Změny v Adobe Readeru nejsou důvodem k panice. Jsou ale dobrým důvodem zkontrolovat, jak organizace ověřuje elektronicky podepsané dokumenty. U dokumentů s právní váhou nestačí podívat se na zelenou hlášku v jednom programu. Firma nebo úřad potřebuje ověřit, kdo dokument podepsal, zda byl certifikát v době podpisu platný, jestli se dokument po podpisu nezměnil a zda podpis, pečeť nebo časové razítko odpovídají požadované úrovni.
Právě proto má smysl nastavit ověřování jako součást dokumentového procesu. Dokument často neprochází jen jedním krokem. Vznikne v systému, někdo ho schválí, někdo podepíše, někdo doručí, někdo uloží a za několik let ho může někdo znovu kontrolovat. Pokud se v takovém procesu objeví nejasná informace z běžného PDF prohlížeče, organizace by měla mít k dispozici nástroj, který ověření podpisu provede srozumitelně a v souladu s pravidly pro důvěryhodné elektronické dokumenty.
Ověřování podpisů mají Signer i Sofa
Software602 má ověřování elektronických podpisů, elektronických pečetí a časových razítek přímo ve svých nástrojích. Uživatelé mohou podepsané dokumenty kontrolovat v aplikaci Signer, která slouží pro práci s elektronicky podepisovanými dokumenty na desktopu. Podle webu Software602 Signer umožňuje podepisovat PDF dokumenty a pracovat s podpisy a certifikáty v prostředí Windows.
Ověřování zapadá také do aplikace Sofa, která řeší širší dokumentové procesy. Sofa podle Software602 pomáhá firmám a úřadům s elektronickým podpisem, dokumentovým workflow, datovými schránkami, formuláři a dalšími agendami kolem dokumentů. To je důležité ve chvíli, kdy ověření podpisu nemá být izolovaný ruční krok, ale součást schvalování, doručení, uložení nebo archivace.
Pro organizace, které potřebují ověřovat dokumenty systematicky, Software602 nabízí také kvalifikované ověřování dokumentů. Služba se týká ověřování elektronických podpisů, elektronických pečetí a časových razítek. V praxi pomáhá tam, kde je potřeba zjistit, zda podepsaný dokument splňuje očekávané požadavky a zda se na něj dá v procesu spolehnout.
Kde pomáhá Software602
Software602 nabízí v rámci eIDAS služeb kvalifikovaný elektronický podpis, kvalifikovanou elektronickou pečeť, kvalifikované časové razítko, ověřování a další služby vytvářející důvěru. Firma na webu uvádí, že je kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS.
To je důležité právě v situacích, kdy běžný nástroj zobrazí nejasnou nebo zavádějící informaci. Organizace se nemusí spoléhat jen na to, jak dokument popíše konkrétní verze Adobe Readeru. Může použít nástroje určené pro práci s důvěryhodnými elektronickými dokumenty a navázat ověření na další kroky: podpis, schválení, doručení, datovou zprávu, uložení nebo dlouhodobou archivaci.
Co si z toho odnést
Změny v Adobe Readeru ukazují, že práce s elektronicky podepsanými dokumenty vyžaduje víc než jen otevřít PDF a přečíst si výsledek v jednom prohlížeči. U dokumentů s právní váhou je potřeba rozumět tomu, co nástroj skutečně ověřil, jaký pojem používá a jestli výsledek odpovídá legislativě i požadavkům konkrétního procesu.
Kvalifikovaný elektronický podpis se dál jmenuje kvalifikovaný elektronický podpis. Pokud ho některá aplikace zobrazí jinak nebo ho vyhodnotí nepřesně, nemusí to automaticky znamenat problém samotného dokumentu. Znamená to, že podpis, pečeť nebo časové razítko je vhodné ověřit nástrojem, který pracuje s důvěryhodnými službami, správnou terminologií a jasným dokumentovým procesem.