„Věděli jsme, že v rámci efektivity fungování ve skupině musíme převést více než 2000 zaměstnanců během poměrně krátké doby na bezpapírové řešení. Důvodem byla hlavně snaha zpříjemnit uživatelskou zkušenost našim zaměstnancům a administrativně odlehčit admin HR, protože jsme převáděli mezi společnostmi Skupiny Metrostav více jak 2000 zaměstnanců.,“ vysvětlil Josef Kadlčík.
Řešení se týká nejen náboru nových zaměstnanců, ale i pracovně-právních dokumentů po celou dobu pracovního poměru. Metrostav už používal mzdový a personální systém EGJE, na který byl napojený e-learningový vzdělávací systém EDUNIO, k tomu si s externí společností vyvinul vlastní elektronický osobní spis zaměstnance ELOS. Teď šlo o to, jak všechny tyto zdroje propojit a zpřístupnit zaměstnancům elektronické formuláře pro různé pracovní situace.
Z více než stovky formulářů se podařilo digitalizovat 74
Na začátku, v únoru loňského roku, se Metrostavu podařilo vytvořit 18 šablon pro elektronické formuláře, v rámci dvouměsíčního pilotního provozu odbavit 100 formulářů a mezitím vygenerovat 40 ticketů na chyby či změnové požadavky na dodavatele ELOS.
23. dubna 2026 už měl Metrostav podle Josefa Kadlčíka 74 šablon pro elektronické formuláře z více než stovky existujících v papírové verzi. „Stále ještě existují některé agendy, které ještě nelze úplně převést do elektronické podoby,“ vysvětlil. Ke konci dubna měl Metrostav elektronicky vyřízeno přes 27 000 formulářů od zaměstnanců ze čtyř společností a další dvě firmy byly v přípravě na nasazení tohoto řešení. Počet vygenerovaných ticketů vzrostl na 250.
Pro vytváření a vyplňování formulářů skupina použila aplikaci Sofa od Software602, kterou dosud Metrostav používal pro elektronické vyplňování stavebních deníků v terénu.
„Interní příprava, tedy analýza a příprava aplikace trvala déle než rok. Pilotní provoz dva měsíce s dostatečným počtem zaměstnanců a pak jsme přešli na ostrý provoz s menší skupinou formulářů,“ popsal Josef Kadlčík.
Zaměstnanci neměli na výběr: skupina vyvěsila zprávu na intranet, všem rozeslala e-mail a uspořádala elektronický kurz. „A potom jsme museli být nekompromisní. Když i přes to přišli někteří zaměstnanci s papírovým dokumentem na personální nebo mzdové oddělení, nepochodili a museli vše vyplnit znovu elektronicky,“ líčil Kadlčík. K vyplňování slouží systém ELOS, což je centrální aplikace pro vytváření a oběh dokumentů vztahujících se k zaměstnanci.
Co všechno vyřizují zaměstnanci Metrostavu elektronicky?
V ELOSu probíhá elektronické schvalování i podepisování dokumentů při zachování stávajících procesů. Bezpečně se do něj ukládají všechny osobní dokumenty každého zaměstnance, přičemž firma přísně hlídá přístupová práva k těmto složkám. ELOS se používá i pro externí vzdálené podepisování a používat ho nemusí pouze dělníci na stavbách, jinak je povinný pro více než dva tisíce zaměstnanců vybraných společnostní Skupiny Metrostav. Užití ELOSu je velmi široké. Vedle personálních záležitostí, jako jsou podpisy pracovních smluv, správa osobních údajů, evidence střetu zájmů, převody zaměstnanců, dočasné přidělení na práci nebo pro mzdové výměry se přes něj řeší i přihlášky na vzdělávací kurzy, kvalifikační dohody a ověřují se doklady o kvalifikaci.
Zaměstnanci přes ELOS řeší i firemní benefity jako jsou finanční příspěvky, žádosti o penzijní připojištění, odměny nebo MultiSport karty. Používá se ale také u autoparku při žádostech o nové vozidlo, podepisování smluv o užívání vozidla, při půjčování vozidel nebo dohodách o nadstandardu. Mzdová účtárna přes ELOS vyřizuje žádosti o neplacené volno, potvrzení o studiu, potvrzení o příjmech a souhlasy se srážkou ze mzdy. IT oddělení zase převody SIM karet, nadstandardní požadavky na pracovní telefony či odkupy telefonů, Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP) se zase chystá na jmenovací listy, záznamy o školení a knihu výtek. V ELOSu se používá prostý elektronický podpis, ale jakmile jde o dokumenty, k de takový podpis nestačí, podepisuje se prostřednictvím Sofa a ověřuje přes Bank ID, SMS či certifikát, členové managementu a mzdové účetní pak kvalifikovaným elektronickým podpisem.
Digitalizace interních procesů ve skupině zdaleka nekončí
„U pracovních smluv a mzdových výměrů nových nástupů jsme stanovili, že se všichni musí ověřovat přes Bank ID. Bohužel se nám ukázalo, že v případě MBank to nefunguje. Tito zaměstnanci mají výjimku,“ popsal Josef Kadlčík. V jejich případě se dokumenty podepisují na papíře, následně skenují a ukládají do jejich osobní složky v ELOSu v elektronické podobě. Zaměstnanci ze začátku přijímali elektronické vyřizování dokumentů nelibě, zkoušeli si zachovat možnost vybraných papírových dokumentů, ale nakonec se situace úplně obrátila. „Dnes naopak většina z nich má problém, když nějakou agendu potřebujeme vyřešit na papíru,“ směje se Kadlčík.
Digitalizace pracovně-právních dokumentů v Metrostavu ale zdaleka nekončí. Skupina se nyní soustředí na další vlnu, během níž by ráda automatizovala skartace dokumentů, zavedla časovače úkolů či automatické zastavení formuláře v případě pozdního vyplnění. Bude také probíhat pilotní provoz pro dělníky.