Ušetřili náklady a díky aplikaci Sofa podepisují třeba i z mobilu

Výchozí stav 

Potřeba sjednotit a zjednodušit způsob podepisování stavebních deníků 

Příliš mnoho druhů softwaru pro podepisování stavebních deníků a zbytečně vynakládané prostředky na jejich licence, stejně jako potřebu zajistit všem zainteresovaným zaměstnancům tokeny a generovat pro ně kvalifikované certifikáty pro elektronický podpis řešila stavební společnost Metrostav. Pracovní týmy na různých stavbách používaly různé softwary a firma chtěla sjednotit řešení a odbourat nutnost používání tokenů, u kterých hrozila ztráta nebo poškození. V roce 2021 se proto Metrostav rozhodl najít komplexní řešení, které by odbouralo používání fyzických nosičů kvalifikovaných certifikátů pro elektronický podpis a celkově proces podepisování stavebních deníků co nejvíce zjednodušilo. 

Zlom 

Přechod na aplikaci Sofa, podepisování z tabletu a odbourání tokenů 

Hledání nového řešení zabralo Metrostavu přibližně půl roku. Jasným požadavkem byla co nejvíce uživatelsky přívětivá aplikace, která by umožnila vedle elektronického podepisování bez nutnosti používat tokeny nebo jiné kvalifikované nosiče certifikátů také podepsané dokumenty jednoduše a efektivně archivovat. „Chtěli jsme eliminovat různé druhy softwaru pro podepisování stavebního deníku na různých stavbách, finanční prostředky vynakládané na licence tohoto softwaru, dodržet nové podmínky podle legislativních změn, odbourat nutnost tokenů a zavést jednoduchou možnost podepisování z mobilního zařízení,“ vypočítává Dušan Pokorný, vedoucí útvaru informačních technologií v Metrostavu. 

Právě využití chytrých mobilních zařízení, především pak tabletů, bylo pro Metrostav klíčové, protože stavbyvedoucí díky nim můžou stavební deníky podepisovat přímo při kontrole samotné stavby a nemusí kvůli tomu docházet do kanceláře a používat stolní počítače, kterých je v celé stavební skupině na 4000. Podmínkám Metrostavu plně vyhovovala cloudová aplikace Sofa od Software602, která kromě elektronického podepisování bez nutnosti fyzického nosiče pro certifikáty (firma jich spravuje okolo 200) nabízí kompletní řešení oběhu a archivace dokumentů v rámci společnosti i vzdálenou správu a administraci celého systému. Integrace Sofa na Stavební deník dodávaný společnosti Seyfor byla relativně rychlá, jediným komplikovanějším krokem bylo vyjasnění API rozhraní. 

Spolupráci se Software602 při zavádění nového řešení si Metrostav pochvaluje. „Přístup byl velmi vstřícný se společnou snahou najít optimální řešení,“ konstatuje Dušan Pokorný. V rámci pilotního provozu Sofa, který stále ještě probíhá, neřešil Metrostav ve vztahu v elektronickému podepisování stavebního deníku zatím žádný problém. Vzhledem k tomu, že integrace systému v podstatě dosud probíhá, dopady a splnění cílů chce firma vyhodnotit až po uplynutí určité doby ostrého provozu. Po dosavadních zkušenostech se ale Metrostav rozhodl zavést v rámci Sofa nové aplikace pro práci s podepisováním dokumentů. Hlavním benefitem pro společnost je získání celé platformy pro práci s certifikáty a podepisováním dokumentů včetně jejich archivace.  

Společnost si pochvaluje také intuitivní prostředí Helpdesku Software602, který zatím nemusela kvůli elektronickému podepisování a archivování stavebních deníků využít. Podle Dušana Pokorného jde ale o velmi praktické a jednoduché rozhraní mezi zákazníkem a dodavatelem. 

Přínosy 

Podepisování není vázané na kancelář a zásadně se zrychlilo 

Metrostav opouští praxi, kdy na různých stavbách používal různé druhy softwaru pro elektronický podpis a tokeny jako úložiště 200 certifikátů pro kvalifikovaný elektronický podpis. Odboural tak platby za několik licencí pro tento software i nákup a obměnu tokenů, ale především celý proces podepisování stavebních deníků maximálně zjednodušil, protože stavbyvedoucí mohou používat chytrá mobilní zařízení bez nutnosti fyzického nosiče certifikátů pro elektronický podpis. Veškeré certifikáty jsou uložené v cloudu díky aplikaci Sofa a uživatelé se k nim dostávají elektronicky.  

Nově se Metrostav soustředí na projekt elektronického osobního spisu, který by propojil nové aplikace se Sofa prostřednictvím API. To by zajistilo více možností elektronického podepisování, dlouhodobou archivaci podepsaných dokumentů a využívání aktivních prolinků z aplikace na archivovaný dokument. Metrostav rovněž v dohledné době plánuje stávající aplikaci pro schvalování smluv rozšířit v případě elektronické verze smlouvy o napojení na Sofa, včetně dlouhodobé archivace. Platformu Sofa chce Metrostav také využít jako prostředí pro vzájemné podepisování dokumentů s partnery ve stavebnictví. 

Hlavní přínosy:

• Zkrácení doby elektronického podepisování stavebních deníků na minimum. 
• Jednotné řešení napříč 13 firmami stavební skupiny Metrostav. 
• Úplná mobilita, možnost podepisování z tabletu nebo smartphonu. 
• Odpadlo používání tokenů nebo jiných fyzických nosičů certifikátů pro elektronický podpis. 
• Okamžitá archivace dokumentu a zabezpečení proti jeho ztrátě. 
• Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu. 
• 100% soulad s legislativou: Elektronicky podepsané stavební deníky odpovídají veškerým požadavkům české i evropské legislativy. 

Nevíte jak začít s elektronickým podepisováním?

Jaké řešení pro elektronické podepisování nabízíme