Podepisování smluv zkrátili z týdnů na hodiny

Výchozí bod

Jak zrychlit podepisování smluv s licenčními partnery

Společnost McDonald's otevřela v České republice a na Slovensku již 153 restaurací. Většina restaurací je provozována na základě licenční smlouvy, tedy jako franšíza. V České republice je všech 113 restaurací provozováno 22 licenčními partnery, na Slovensku 11 licenčních partnerů provozuje 31 restaurací, o dalších 9 restaurací se společnost McDonald's stará napřímo. Veškeré podepisování smluv a dalších dokumentů s partnery, které probíhalo v papírové podobě, zabíralo dny až týdny. Taková prodleva samozřejmě komplikovala řadu činností nejen napříč všemi odděleními společnosti, ale také samotným franšízantům.

 

Podepisování smluv jsme díky aplikaci Sofa zkrátili z týdnů na pouhé hodiny. Vše ve 100% souladu s českou i evropskou legislativou.

Jan PínaFinancial Accounting Manager CZ/SK

Zlom

Přechod na aplikaci Sofa a k elektronickému schvalování smluv

Situace se stala neúnosnou v roce 2020 po příchodu pandemie Covid-19, kdy se fyzické podepisování smluv a dalších dokumentů ještě více zkomplikovalo. Finanční oddělení McDonald's Česká republika se ve spolupráci se slovenským McDonald's rozhodlo hledat řešení, které by umožnilo papírové dokumenty a fyzické podepisování smluv, objednávek a jiných dokumentů nahradit elektronickým, včetně následné archivace. Vhodným řešením se ukázala aplikace Sofa od Software602 pro oběh, schvalování, podepisování a archivaci smluv a dalších dokumentů.

Před zavedením Sofa putovalo v české a slovenské pobočce McDonald's z rozpočtu na tisk dokumentů celých 40 procent do finančních oddělení, tedy na tisk faktur, reportů a účetních dokladů. Snahou vedení firmy bylo nejen ušetřit prostředky a celkově zrychlit proces schvalování a podepisování smluv, ale také ekologický aspekt – „méně papíru, více stromů“. Zásadním přínosem aplikace Sofa byla možnost schvalování a podepisování smluv bez nutnosti fyzické přítomnosti podepisujících, kteří se nacházeli na různých místech v České republice a na Slovensku.

Výsledek? Většina dokumentů se u McDonald's v České republice a na Slovensku netiskne. Vznikají, podepisují se a archivují výhradně v elektronické podobě. Maximálním způsobem se pak urychlilo schvalování a podepisování smluv s licenčními partnery, které musí projít kolečkem přes právní oddělení, franšízové oddělení, finanční oddělení a jednatele až k samotnému partnerovi. To, co dříve musel absolvovat papírový dokument za několik dní až týdnů, nyní elektronická smlouva stihne v řádu hodin.

Přínosy

Zrychlení schvalovacího procesu z týdnů na pouhé hodiny

McDonald's v České republice a na Slovensku přešel při schvalování a evidenci smluv a dalších dokumentů výhradně na bezpapírové řešení prostřednictvím cloudové aplikace Sofa. Interní proces schvalování a podepisování se tak zkrátil z dnů a často i týdnů na pouhé hodiny a v extrémních případech i minuty. Kvůli podepisování smluv nemusí manažeři McDonald's cestovat za licenčními partnery po celé republice, nebo je tisknout a zasílat poštou, vše vyřeší z pohodlí své kanceláře, ale klidně i z restaurace mezi schůzkami. Aplikaci Sofa lze totiž používat na jakémkoli chytrém zařízení s připojením k internetu. Představuje tak doslova kancelář v kapse.

• Zkrácení doby schvalovacího procesu u smluv a ostatních dokumentů z dní a týdnů na pouhé hodiny.
• Dokonalý přehled, kdo a kdy který dokument schválil.
• Okamžitá archivace dokumentu a zabezpečení proti jeho ztrátě.
• Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu.
• Možnost schvalování dokumentů kdykoli a odkudkoli elektronicky, bez nutnosti fyzické přítomnosti v kanceláři.
• 100% soulad s legislativou: Elektronické doklady odpovídají veškerým požadavkům české i evropské legislativy.

Nevíte jak začít s elektronickým podepisováním a schvalováním dokumentů?