Nemusí jezdit se smlouvami na poštu, zahradníci je podepíší elektronicky i z mobilu

Výchozí bod

Zbytečně ztracený čas s papírovými smlouvami

Příliš mnoho času zabíralo zakladateli a jednateli zahradnické společnosti Green Services s.r.o. Richardu Kauckému mladšímu podepisování papírových smluv s klienty a dodavateli. Logisticky a časově mu nedávalo smysl podnikat několikrát do týdne cesty na poštu a trávit desítky minut zbytečným čekáním v zácpách nebo u poštovní přepážky. Zároveň se potýkal s nepříliš uživatelsky přívětivým řešením přepínání mezi třemi datovými schránkami, které využívá jako fyzická osoba, živnostník a jednatel společnosti s ručením omezeným.

Zlom

Pomohla datová schránka přes aplikaci Signer

Green Services s.r.o. sdružuje několik živnostníků a v případě větších zakázek si najímá další pracovníky. Poskytuje veškeré zahradní práce a specializuje se především na „all-in“ servis, tedy kompletní služby spojené se staráním se o zahrady a veřejnou zeleň. „Děláme vše od projektů přes realizaci po následnou údržbu, včetně robotických sekaček a zelených střech. Musíme reagovat na měnící se trendy, například u zelených střech přišly novinky i dvakrát třikrát za sezónu a my je musíme umět prodat,“ popisuje Richard Kaucký ml.

Do roku 2022 fungovali jako parta živnostníků, poté vznikla společnost, která poskytuje služby pod značkou SuperGreen. „V minulé sezóně jsme pracovali ve dvou četách a s dalšími dvěma živnostníky, ale když jsme například řešili veřejnou zeleň před Poliklinikou Vysočanská, pracovalo na tomto projektu stabilně 20 lidí,“ konstatuje Richard Kaucký ml. Při podepisování smluv s klienty a subdodavateli musel dříve dokumenty tisknout a posílat klasickou poštou, poté je skenovat a archivovat. „Nemohl jsem to udělat narychlo, třeba když sedím v autě,“ popisuje Kaucký.

 

Hodně mi to ulehčilo logistiku, cestování. V dnešní době už chození na poštu ani nedává smysl, veškeré smlouvy s našimi odběrateli podepisujeme tímto způsobem a občas i nějaké rámcové smlouvy dodavatelům.

Richard Kaucký ml.Green Services s.r.o.

Situaci změnily až datové schránky, ale ty zase neměly dobře vyřešenou možnost překlikávaní mezi několika schránkami v rámci portálu Moje datová schránka. Green Services proto vyzkoušel aplikaci Signer od Software602, která umožňuje využívat datové schránky a elektronicky podepisovat dokumenty na počítači, notebooku, tabletu či chytrém telefonu.

Výsledek

Desítky elektronicky podepsaných smluv měsíčně

Veškeré smlouvy se zákazníky a dodavateli už Green Services s.r.o. podepisuje výhradně elektronicky a zasílá datovou schránkou. Jde o nižší desítky dokumentů měsíčně a vedle jednatele firmy aplikaci Signer používá i office managerka pro zasílání kontrolních hlášení DPH, evidenci odpadu a další hlášení. „30 % klientů nám posílá smlouvy zpět podepsané také elektronicky,“ konstatuje Richard Kaucký ml., který aplikaci Signer využije i u svého dalšího podnikání, kterým je pronájem skladovacích prostor prostřednictvím portálu Skladyhned.cz.

„Interně aplikaci příliš nepoužíváme, ale v případě, že podepisuji kolegyni plnou moc pro jednání na úřadě, činím tak elektronicky, protože jinak bych s ní musel jít na poštu, abych tam ověřil svoji totožnost a nechal jí vystavit plnou moc, na jejímž základě by za mě mohla jít jednat na úřad. To by nedávalo smysl,“ říká Richard Kaucký ml. U pronájmu skladovacích prostor počítá s tím, že na webu bude k dispozici nákres areálu, v němž si zájemce zaklikne přesně to skladovací místo, které poptává, a jakmile vyplní online formulář, automaticky se mu odešlou obchodní podmínky a zálohová faktura. Po jejím uhrazení by se automaticky vygenerovala a odeslala nájemní smlouva podepsaná elektronicky majitelem firmy.

Green Services s.r.o. nyní přes aplikaci Signer podepisuje elektronicky veškeré smlouvy o dílo, servisní smlouvy, předávací protokoly, nájemní smlouvy a rámcové smlouvy. Po staru, tedy v papírové verzi, zůstalo podepisování smluv s externími spolupracovníky a živnostníky.

Hlavní přínosy:

• Úspora času oproti přípravě papírových smluv
• Možnost vzdáleného elektronického podepisování
• Odpadá nutnost cestování se smlouvami na poštu
• Jednoduchá archivace elektronických smluv
• Možnost podepisování kdykoli a odkudkoli

Chcete také využít naše řešení?