Digitalizovali archiv a zkrátili čas zpracování dokumentů o 80 %, z desítek minut na vteřiny

Výchozí bod

Jak rozšířit SharePoint o procesní DMS a zjednosušit archivaci

Společnost Wave Logistic patří mezi přední logistické firmy v České republice s mezinárodním přesahem. S postupným růstem a přibýváním zákazníků se rozhodla vyvinout vlastní zákaznický portál, na kterém by si mohli klienti zpracovávat potřebné dokumenty, jako jsou objednávky, faktury, sledování zásilky apod.

S tímto portálem pak společnost chtěla propojit zpracování a archivaci dokumentů, které dosud spravovala přes Microsoft SharePoint a OneDrive. Celý proces zpracování a archivace chtěl Wave Logistic zautomatizovat maximálně urychlit.

Zlom

DMS služba propojená se zákaznickým portálem

Wave Logistic zpracovává okolo 500 dokumentů denně, s nimiž nakládá 20 až 25 zaměstnanců. Pro všechny zúčastněné to znamenalo strávit s objednávkami a fakturací desítky minut denně, přičemž museli dokumenty stahovat z emailů, ukládat do SharePointu a v něm je poté znovu vyhledávat a pracovat s nimi.

„Šlo tedy o základní nastavení, které nebylo nijak optimalizovaně propojené s dalšími našimi systémy. Motivace ke změně spočívala v tom, že jsme cílili na vytvoření zákaznického portálu, kde by se našim klientům zobrazovaly detaily o zásilkách a dokumenty. Tento portál jsme chtěli propojit s DMS,“ líčí managing partner Wave Logistic Jiří Jeník.

Společnost tedy prioritně poptávala dodavatele zákaznického portálu, ale u žádného se jí nelíbilo řešení DMS. Od jednoho dodavatele dostala doporučení na Software602 a jeho DMS, konkrétně pak službu FormFlow v cloudu.

„SharePoint nám umožňoval částečně dělat to, co teď děláme v DMS, ale nedokázali bychom to propojit se zákaznickým portálem. Druhá věc, která je s tím spojená, je náš interní systém zpracování zásilek a účetnictví s fakturací,“ popisuje Tomáš Slabý, Head of Seafreight ve společnosti Wave Logistic.

Díky tomu může firma zobrazovat dokumenty nejen klientům na zákaznickém portálu, ale i ve svém interním systému, v němž s nimi pracuje. „Je to o dost přehlednější,“ konstatuje Slabý.

Podařilo se nám zbavit toho mezikroku, kdy jsme museli dokumenty stahovat z emailu, ukládat a znovu vkládat do interního systému. Díky tomu nám zpracování dokumentů trvá jen pár sekund místo desítek minut denně.

Tomáš Slabý Head of Seafreight, Wave Logistic s.r.o.

Samotnému zavedení FormFlow předcházela úvodní schůzka, na které si Wave Logistic podrobně definovala požadavky na DMS a jeho propojení s dalšími systémy. „Bylo to asi šestihodinové sezení u nás ve firmě, které bylo velmi konstruktivní,“ pochvaluje si Tomáš Slabý. S postupnou implementací DMS společnost začala v srpnu 2024 a zaměstnanci ji začali používat v dubnu 2025.

„Původně jsme si mysleli, že dokumenty ve frontě ve FormFlowbudou pro celou firmu zpracovávat čtyři zaměstnanci, ale nakonec jsme dospěli k tomu, že si každý bude svoje dokumenty zpracovávat sám,“ konstatuje Tomáš Slabý. Pro firmu do znamenalo proškolit všech 20 až 25 zaměstnanců, kteří s DMS denně pracují.

„Zpracování dokumentů jsme si velmi zjednodušili tím, že jsme nasadili ukládání dokumentů do DMS posíláním emailů z Outlooku. Čili pro některé dokumenty chodíme pořád do „fronty“ a některé nám zpracovává automat, který vezme příchozí email a zpracuje ho podle nastavených parametrů a rovnou dokument přiřadí, kam má,“ popisuje Tomáš Slabý, podle něhož tak firma přešla od relativně jednoduchého ukládání dokumentů, které přicházely do emailu a zaměstnanci je přetahovali do složky na SharePointu, ke složitějšímu zpracování přes frontu ve FormFlow, kam se musí poslat email s dokumentem.

Výsledek

Zmizel nejnáročnější mezikrok se stahováním a ukládáním dokumentů

Zavedením DMS služby FormFlow od Software602 ušetřili zaměstnanci Wave Logistic mnohahodinovou práci s přeukládáním dokumentů z emailů do SharePointu a jejich vyhledáváním

„Nynější řešení funguje přes makra v Outlooku, kdy si email zpracujeme dvěma kliky tak, že se odešle zpráva do DMS a už je to zpracované. Úplně zmizel mezikrok, který představoval nejvíc práce. Zpracování dokumentů trvá pár sekund. Dřív museli zaměstnanci chodit do SharePointu a tam ty dokumenty zadávat z emailu a pak je v tom SharePointu vyhledávat,“ líčí Tomáš Slabý.

Časová úspora je zásadní. Jestliže před nasazením FormFlow každý administrativní pracovník strávil zpracováním dokumentů desítky minut denně, nyní to jsou už jen vteřiny. Pro některé dokumenty si sice musí zaměstnanci stále chodit do „fronty“ v DMS, řadu jich ale automaticky zpracuje FormFlow díky tomu, že přijde email s dokumentem a naloží s ním podle nastavených parametrů, takže ho v archivu přiřadí, kam má. Wave Logistic si toto řešení pochvaluje i z toho důvodu, že firmě umožňuje další rozvoj a přidávání nových funkcí. „Nedávno jsme na zákaznickém portálu doplňovali notifikace k přidávání dokumentů a změnám zásilek,“ popisuje Jiří Jeník.

Wave Logistic se chystá systém dále rozvíjet. Se Software602 je už domluvený na nasazení elektronického podepisování, které ještě víc zjednoduší práci s dokumenty. Společnost totiž působí v celé Evropské unii a potřebuje splňovat podmínky eIDAS, evropského nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu. To jí řešení od Software602 umožní.

Hlavní přínosy

Automatizované zpracování dokumentů přímo z emailu bez nutnosti ručního ukládání
Výrazné zkrácení času zpracování dokumentů z desítek minut na jednotky sekund
Odstranění nejnáročnějšího mezikroku s přetahováním a dohledáváním dokumentů
Přehledný a důvěryhodný dlouhodobý archiv dostupný zaměstnancům i klientům
Propojení DMS se zákaznickým portálem a klíčovými interními systémy společnosti
Možnost dalšího rozvoje řešení, například o elektronický podpis v souladu s eIDAS

Případová studie