Zrychlení a zefektivnění procesů v Karviné

Výchozí bod

Kombinace řady systémů a papírových dokumentů

Před zahájením spolupráce magistrát pracoval s různými informačními systémy a řadou aplikací. Ty byly od externích dodavatelů, ale část z nich byla vyvinuta i pracovníky magistrátu. Aplikace dobře sloužily pro dílčí úkoly, ale nenabízely komplexní schvalovací workflow. Papírové dokumenty musely nadále obíhat kanceláře a jednotlivé odbory. To se negativně projevovalo na rychlosti zpracování i nízkou informovaností o tom, v jaké fázi se schvalovací proces právě nachází. Řada procesů nebyla pokryta, jako např. agenda přípravy materiálů pro radu města a zastupitelstva nebo přidělování přístupových práv.

ZLOM

Digitalizace agend

Jako první byla digitalizována agenda přidělování přístupových práv. Do té doby se o práva žádalo mailem. To s sebou přinášelo i nejednoznačné nebo neschválené požadavky, navíc neexistovala jejich evidence. Formulářové agendy od Software602 všechny uvedené potíže vyřešily. Poté se digitalizovala agenda přípravy materiálů rady města a zastupitelstva. Ta nyní funguje jednoduše – úředník připraví ve formuláři návrh, který nadřízený může schválit elektronickým podpisem nebo vrátit k dopracování. Digitálně se následně vytváří i program jednání a pozvánka. Automatizovaně vzniká i zápis z jednání.

PŘÍNOSY

Zrychlení interních procesů

Úspěšné zavedení digitalizovaných agend přidělování přístupových práv a přípravy materiálů rady města a zastupitelstva odstranilo z oběhu papírové dokumenty a tím procesy zrychlilo a udělalo přehlednými. Proto následovala digitalizace dalších procesů – cestovní příkazy, žádanky o kancelářské potřeby, plánované absence či dohoda o vykonání práce přesčas a řada dalších. V současné době je to více než 30 různých formulářových agend, které magistrát v Karviné aktivně využívá.

Další předností úspěšné digitalizace magistrátu v Karviné je to, že formulářové agendy jsou napojeny na další informační systémy. To přináší celou řadu výhod, např. v případě cestovních příkazů digitalizace usnadnila jejich zpracování včetně kontroly proti docházkovému a personálnímu systému. Součástí nasazeného řešení je také technologie Long–Term Docs (LTD), která se stará o konverze dokumentů a dává magistrátu jistotu, že její dokumenty splňují požadavky nařízení eIDAS.

V Karviné používají i „DMS – Řízená dokumentace“ pro distribuci dokumentů. Ta slouží k prokazatelnému seznámení se s předpisy, směrnicemi či vyhláškami. Každý nový zaměstnanec je automaticky přidán do distribuce a je pak jasně dohledatelné, s jakými předpisy se seznámil (a kdy), případně s jakými se ještě seznámit má. V oběhu je okolo 160 „živých“ dokumentů, proto je třeba mít jasný přehled o dění. Díky formulářovým agendám od Software602 to jde mnohem snadněji.

Chcete také využít naše řešení?