Jeden pracovní úvazek zpět. IQ servis digitalizoval zpracování poptávek

IQservis.cz, s.r.o. se specializuje na poskytování služeb v oblasti zákonných povinností v oblasti bezpečnosti práce, požární ochrany nebo závodní preventivní péče. Pomáhá firmám a podnikatelům dodržet všechny povinnosti, které jim ukládají různé předpisy, nařízení a vyhlášky.

Výchozí bod

S expanzí přišla pomalejší reakce na zákaznickou poptávku 

Expanze společnosti přinesla nárůst poptávky po jejích službách, ale interně se zpomalila rychlost odpovědi. Úzké hrdlo celého procesu představoval manuálně odbavovaný webový formulář v prostředí Wordpress, který bylo nutné pro zpracování poptávky vytisknout, vytištěný dokument doručit odpovědnému pracovníkovi a v případě potřeby zajistit jeho oběh mezi dalšími zainteresovanými zaměstnanci. Požadavkem společnosti bylo zrychlení odbavení prvotní poptávky a vyšší kontrola a zefektivnění workflow zpracování poptávky.

Řešení

Kompletní digitalizace, elektronický podpis a časová razítka

Starý formulář byl nahrazen automatizovaným formulářem vytvořeným v rámci řešení Sofa formou SaaS a celý proces je nyní pouze elektronický. Na straně zákazníka dochází ke zrychlení díky možnosti převzít při vyplňování automaticky údaje z registru ARES Ministerstva financí ČR a tím se zároveň výrazně snížil / téměř eliminoval výskyt chyb v identifikačních údajích. Po vyplnění formuláře a jeho odeslání (včetně případných příloh) přiřadí Sofa přijatému dokumentu číslo, vytvoří metadata a automaticky e‑mailem informuje zákazníka o úspěšném přijetí poptávky.

Na straně IQ servisu dojde ke zpracování elektronického dokumentu odpovědným pracovníkem, dokument je podepsán digitálním podpisem zaměstnance a opatřen časovým razítkem. V tomto okamžiku je dokument rovněž zařazen do interního nabídkového systému a zákazníkovi odchází další notifikace s informací o tom, že se jeho poptávka již začala zpracovávat. Poptávka zákazníka je pak obratem dle svého obsahu předána odpovědnému specialistovi nebo specialistům na návrh řešení a sestavení nabídky. V každém kroku, kdy je dokument předáván jednotlivým zodpovědným osobám, je podepsán digitálním podpisem a časovým razítkem. V každém kroku je tedy jasné, kdo a jak dlouho s dokumentem pracuje  – prakticky tak interně vznikají předávací protokoly na úrovni zaručeného podpisu. To usnadňuje přesnou kontrolu procesů a analýzu průběhu zpracování zakázky, optimalizaci předávání mezi jednotlivými středisky, včetně zanesení změnových požadavků při zpracování a odstranění úzkých hrdel při oběhu dokumentu.

Implementace do stránek společnosti místo původního formuláře proběhla během 3 týdnů.

Hlavní přínosy

Konsolidace lidských zdrojů, provozní úspory a zrychlení oběhu dokumentů 

• Náklady na tisk klesly o 90 %.
• Celková digitalizace přinesla úsporu 1 pracovního úvazku.
• Snížily se náklady na vlastní IT specialisty.
• Transparentnost oběhu dokumentu.
• Zrychlení zpracování poptávky  – neobíhají fyzické dokumenty a s nimi lidé.
• Potencionální zákazník je transparentně informován o zpracování poptávky.
• Platforma je připravena pro expanzi, rozšíření funkcionality  – integrace do CRM, zavedení dalších
• formulářů  – reklamace, opakované zakázky apod.