Důvěryhodný archiv umožnil sjednotit správu dokumentů

 Výchozí stav

Složitá archivace dokumentů ve firmě i mimo ni

Nejednotné řešení archivu dokumentů, které byly částečně v papírové a částečně v elektronické podobě, z menší části přímo ve firmě a z větší mimo ni, potřebovala změnit společnost ALD Automotive. Přední poskytovatel operativního leasingu pro osobní vozy, který patří do silné skupiny Société Générale, spravuje flotilu více než 27 000 vozů a ročně prodá více než 9000 zánovních vozů, potřeboval zajistit, aby jeho archiv byl důvěryhodný v souladu s nařízením eIDAS.

 

Přínosem elektronického archivu od Software602 nebyla jen vyšší efektivita, ale vůbec možnost pracovat s čistě elektronickými dokumenty, protože bez dlouhodobého uchování by to nebylo možné, nebo velmi rizikové. Bylo pro nás důležité začít ve firmě pracovat elektronicky, resp. s elektronickými dokumenty.

Aleš KruczekŘeditel IT, ALD Automotive s.r.o.

Zlom

Úplná digitalizace archivu s jednotným přístupem

ALD Automotive se rozhodla opustit papírové dokumenty a přejít zcela na elektronickou formu archivace. Oslovila proto několik dodavatelů se základními požadavky na nové řešení a během necelých dvou měsíců se rozhodla pro elektronický archiv od společnosti Software602. Ihned po výběru dodavatele začaly práce na implementaci nového řešení. „Svým rozsahem to pro nás byl střední až větší projekt, implementovali jsme tři organizační jednotky (entity), což časově zabralo několik měsíců,“ říká Aleš Kruczek, ředitel IT ve společnosti ALD Automotive.

Implementace byla unikátní v tom, že uživatelé nepracují přímo s archivem Software602. Ten běží pouze na pozadí, stará se o důvěryhodné zachování souborů a uživatelé si dokumenty zobrazují v jiném Document management systému přes API. Klíčovým požadavkem společnosti tedy byla možnost elektronického podepisování dokumentů určených pro archivaci, především pak smluv.

Pro elektronické podepisování pomocí certifikátů využívá ALD Automotive systém FormFlow, bez něhož by podepisování bylo pracné. „Díky FormFlow víme, že je dokument podepsán správně, splňuje veškeré náležitosti dle eIDAS a je také správně zarchivován.“ konstatuje Aleš Kruczek.

Při implementaci řešení od Software602 firma nezaznamenala žádné zásadní problémy. Pochvaluje si velmi aktivní přístup dodavatele i pomoc se záležitostmi, které navazovaly na přechod na nový elektronický archiv, jako bylo například bezpečné uložiště pro kryptografické klíče (HSM).

Výsledek

Výrazné zmenšení papírového archivu, rychlejší zpracování dokumentů

Pro ALD Automotive nebyla hlavním přínosem elektronického archivu od Software602 vyšší efektivita práce, ale vůbec možnost pracovat s čistě elektronickými dokumenty. Bez dlouhodobého uchování by to totiž nebylo možné, nebo velmi rizikové. Benefitem pro společnost je tedy digitalizace práce s dokumenty, a především možnost do budoucna zcela odbourat papírový archiv. Nové řešení firma používá poslední tři roky a nezaznamenala žádné významné problémy. Proto také minimálně využívá help line a servis od Software602. „Se samotným digitálním archivem jsme velmi spokojeni,“ dodává Aleš Kruczek.

Hlavní přínosy:

• Sjednocení archivace dokumentů na jednom místě, v jednom komplexním řešení.
• Při digitálním podepisování odpadla nutnost tisku dokumentů.
• Splnění podmínek evropského nařízení eIDAS pro důvěryhodnou archivaci dokumentů.

Nevíte, jak začít s digitální archivací?

Jaké řešení pro on-premise archivaci nabízíme