Když podpora zemědělcům dostala digitální podobu

Výchozí bod

Cesta PGRLF ke cloudové digitalizaci

Podpůrný garanční a rolnický fond, a.s. (PGRLF), každoročně pomáhá tisícům zemědělců, lesníků a potravinářů s financováním a rozvojem jejich projektů. S touto důležitou rolí je však spojena i rozsáhlá administrativní agenda – zpracování žádostí, vydávání rozhodnutí, uzavírání smluv, komunikace s klienty a mnoho dalšího.

Původní systém spisové služby běžel v on-premise prostředí a postupem času, kdy fond každoročně zaznamenával zvyšující se nárůst počtu klientů, začal narážet na technologická omezení, což mnohdy vedlo ke zvýšené administrativní zátěži na obou stranách – jak pro zaměstnance, tak pro žadatele. PGRLF si proto vytyčilo jasný cíl – přejít na moderní cloudové řešení, které nabídne vyšší efektivitu, bezpečnost a komfort pro všechny zúčastněné.

Digitalizace se zaměřila na zjednodušení procesů pro samotné zemědělce. Dříve bylo běžné, že podklady k žádostem bylo nutné fyzicky podepisovat, tisknout nebo skenovat. Dnes mohou žadatelé dokumenty podepsat elektronicky odkudkoliv (z domova, z pole, z kanceláře…) pomocí Bank iD – bez nutnosti instalace speciálního softwaru či použití čteček. Celý proces je intuitivní a výrazně rychlejší. Podepsaný dokument je následně automaticky doručen na správné místo.

Tato změna přináší zemědělcům znatelné ulehčení a zrychlení komunikace s fondem. A co je rovněž zásadní – elektronické podpisy splňují veškeré legislativní požadavky a je pro žadatele zcela zdarma.

Cíle projektu 

• Digitalizace procesů spojených s administrací podpor a dotací.
• Přechod z on-premise systému do cloudového prostředí postaveného na MS Dynamics 365 a DMS Sofa.
• Zajištění plnohodnotného elektronického podepisování dokumentů – jak v interním, tak externím prostředí.
• Zajištění archivace a průkazného uchovávání podepsaných dokumentů.
• Automatické zveřejnění podepsaných smluv v informačním systému registru smluv.

Zlom

Nasazení aplikace Sofa včetně elektronických podpisů

Na modernizaci systému spisové služby PGRLF jsme se následně začali podílet i my v Software602 jako technologický partner. . Naším úkolem bylo nejen dodat a nakonfigurovat robustní cloudový dokumentový systém Sofa, ale také zajistit plnou integraci s CRM řešením Microsoft Dynamics 365 a především – umožnit podepisování dokumentů v digitální podobě, interně i externě.

Nasadili jsme naši podepisovací komponentu, která umožňuje kombinaci různých úrovní podpisu – od prostého až po kvalifikovaný – v souladu s eIDAS. Podepisování probíhá přímo ve workflow CRM systému, vzdáleně, bez nutnosti instalace aplikací a s využitím zabezpečených služeb Microsoft Azure (Entra ID, Key Vault). Zákazníci tak mohou dokumenty podepisovat přes webové rozhraní, jednoduše a bezpečně.

 

Nyní naši žadatelé mohou komfortně podepsat smlouvy elektronicky, čímž se daný proces nejen ve velké míře zjednoduší, ale především zrychlí. Naši klienti tak dosáhnou na finanční podporu v kratším časovém horizontu.

Josef Kučera předseda představenstva PGRLF

Významnou součástí projektu byla rovněž rozsáhlá datová migrace. Z původního systému bylo převedeno více než 1,6 milionu dokumentů do nového DMS Sofa. Během tohoto procesu byla důsledně mapována metadata, vytvářeny vazby na CRM systém a zajištěna konzistence dat. Pro chybějící soubory byly nasazeny tzv. „dummy“ dokumenty, které umožnily zachování struktury a integrity celého systému.

Role společnosti Software602 

• Dodávka a konfigurace DMS Sofa jako cloudového dokumentového úložiště.
• Integrace podepisovací komponenty pro:
  • Interní podepisování v rámci MS Dynamics workflow.
  • Externí podepisování smluv zákazníky a partnery přes bezpečný přístup.
  • Spolupráce při migraci 1,6 milionu dokumentů ze starého systému včetně mapování metadat a vazeb na CRM.
  • Podpora při návrhu automatizace podepisovacích toků, včetně napojení na kvalifikované prostředky a identifikaci. 

Přínos podepisovací komponenty Software602 

• Umožňuje kombinovat různé úrovně elektronického podpisu, včetně kvalifikovaného, dle eIDAS.
• Zajišťuje doložitelnost právních úkonů v rámci vnitřních i veřejnoprávních procesů.
• Podporuje vzdálený podpis bez nutnosti instalace aplikace, čímž zvyšuje komfort koncových uživatelů.

Výsledek

Moderní práce s dokumenty výrazně šetří čas

PGRLF dnes využívá digitalizovaný přístup k práci s dokumenty. Ty vznikají přímo v elektronickém prostředí, procházejí automatizovanými schvalovacími procesy, jsou elektronicky podepisovány a následně bezpečně archivovány v systému DMS Sofa – bez nutnosti manuálního zásahu. Smlouvy a rozhodnutí mohou být podepsány v řádu minut, a to i na dálku – bez nutnosti tisku, zasílání nebo osobní návštěvy.

Elektronické podepisování výrazně urychlilo a zjednodušilo celý proces komunikace s PGRLF a nový systém tak přinesl zjednodušení pro samotné klienty fondu. Interně se zvýšila i efektivita práce zaměstnanců, snížilo se riziko chyb a celý systém je transparentnější a snadněji auditovatelný.

 

Ve velké míře odpadla nutnost posílat listinné verze dokumentů a čekat na jejich doručení. Celý proces se tím výrazně zrychlil a stal se uživatelsky komfortnějším.

Barbora Šenfeldová tisková mluvčí, PGRLF

Technické řešení 

• Podepisovací komponenta je integrována přes API a využívá přístupových mechanismů Azure (Entra ID, Key Vault).
• Dokumenty jsou připravovány k podpisu na základě předdefinovaných šablon a workflow v CRM.
• Podepsané dokumenty jsou automaticky archivovány v DMS včetně metadat a revizní historie. 

Migrace dat 

• Zpracováno více než 1,6 milionu dokumentů do konce roku 2023.
• Migrace probíhala dávkově s testovacími fázemi, včetně kontroly integrity a struktury metadat.
• Pro dokumenty bez původního souboru byly generovány „dummy“ soubory pro zachování kompletní struktury historických údajů. 

Výsledek 

• PGRLF úspěšně nasadilo plně cloudové řešení DMS s navázaným CRM a podepisovacím procesem.
• Došlo k výraznému zrychlení a zprůhlednění procesu uzavírání smluv – včetně kompletní digitalizace podpisového procesu a zveřejnění smluv v informačním systému registru smluv.
• Zákazníci mohou smlouvy podepisovat online, bez nutnosti tisku či fyzického kontaktu, což zjednodušilo administrativu pro stovky žadatelů.