Díky aplikaci Sofa urychlili evidenci pokut a zpracování všech datových zpráv

Výchozí bod

Ruční evidence pokut už byla nad síly společnosti

Urychlit a zlepšit evidenci pokut za dopravní přestupky svých klientů potřebovala společnost Drivalia Lease Czech Republic. Jeden z největších poskytovatelů operativního leasingu v České republice, který poskytuje firmám všech velikostí 30 000 aut na dlouhodobý pronájem, totiž potřeboval napojit zprávy z datové schránky na zpracování pokut a nahradit tak zastaralé řešení aplikace, která už nevyhovovala nárokům dnešní doby. Zároveň potřebovala vyřešit třídění a vyřizování datových zpráv, které už nebylo možné odbavovat fyzicky. Evidence pokut i následné řešení a spravování datové schránky nadmíru přetěžovalo zaměstnance, které společnost chtěla upotřebit na řešení dalších agend.

Zlom

Revoluční změna v práci s datovými zprávami

V roce 2022 si Drivalia Lease Czech Republic udělal průzkum trhu, aby zjistila, jak by mohla nahradit technologicky zastaralou aplikaci na evidenci, správu a vyřizování pokut. Vhodné řešení společnost hledala tři měsíce. Nakonec se rozhodla pro aplikaci Sofa od Software602, konkrétně pro její část, která zajišťuje oběh a třídění dokumentů přijatých datovou schránkou. „Integrace byla relativně rychlá, Sofa je předpřipravená aplikace a do týdne mohlo být hotovo. Chtěli jsme ji ale napojit na další systémy ve firmě, a tak integrace trvala celkem dva až tři měsíce. Pokud bychom chtěli jen základní sadu agend bez napojení, bylo by hotovo za týden,“ říká Branislav Onderišin, ICT Development Manager ve společnosti Drivalia Lease Czech Republic.

Firmu přesvědčil proaktivní přístup dodavatele, kdy už na úvodní schůzku přišel kromě obchodního zástupce Software602 také architekt řešení, což značně urychlilo zodpovězení všech technických dotazů i celkový proces. Zástupci Drivalia Lease Czech Republic se také zúčastnili konference pořádané Software602 pro komerční subjekty, kam zavítali i pracovníci projektové kanceláře a vývoje, kteří mohli přímo na místě vše odladit. Následná integrace části Sofa zaměřené na zpracování datových zpráv proběhla rychle a bez komplikací. „Rozhraní Sofa je intuitivní a my využíváme jen část, takže zaměstnanci se s novým řešením seznámili snadno,“ říká Branislav Onderišin.

Pro společnost Drivalia Lease Czech Republic bylo klíčové, že se Sofa dokáže napojit nejen na datové schránky, ale také na další interní firemní systémy, takže bylo možné zajistit individuální práci s datovými zprávami při korespondenci s jinými systémy využívanými Drivalií. „Jiné konkurenční systémy tuto výhodu neumožňovaly,“ vysvětluje volbu aplikace Sofa Branislav Onderišin.

Sofa je schopna se napojit na datové schránky, a především i jiné systémy. Tím pádem práce s datovými zprávami je individuální a koresponduje to s jinými systémy u Drivalia. Jiné konkurenční systémy tuto výhodu neumožňovaly. Sofa obsahuje i další služby, jako je digitální HR agenda, elektronické podepisování, schvalovací procesy a další, což přináší do budoucna nové možnosti pro lepší digitalizaci ve firmě.

Branislav Onderišin ICT Development Manager ve společnosti Drivalia Lease Czech Republic s.r.o.

Výsledek

Maximální urychlení práce a výhled na digitalizaci dalších procesů

Zpracování pokut za dopravní přestupky klientů leasingové společnosti, které přichází datovými zprávami, se zapojením aplikace Sofa zásadně zrychlilo. Vzhledem k tomu, že Drivalia poskytuje služby 30 000 potenciálních řidičů a o každé pokutě je informována prostřednictvím datové schránky, Sofa jejich vyřízení usnadňuje rozdělením a zasláním do interního systému firmy, kde se jimi zabývá vedoucí pracovník. Poté se daná pokuta fakturuje řidiči nebo firmě, která má od Drivalie pronajaté auto. Kromě toho Sofa zajišťuje správu všech datových zpráv, kterých do společnosti přijde 5 až 10 000 měsíčně.

Reálně s aplikací Sofa pracuje 60 zaměstnanců Drivalia Lease Czech Republic, ale do budoucna společnost nevylučuje zapojení většiny uživatelů, který čítá cca 200 zaměstnanců.

„Nyní datové zprávy všichni nepotřebují, tudíž zatím Sofu využívají hlavně vedoucí pracovníci a kolegyně na recepci a účtárna,“ popisuje Branislav Onderišin, podle něhož společnost velice oceňuje propojení aplikace Sofa s kancelářskou platformou Microsoft 365 a Power Automate. „Jde o velmi stabilní a robustní řešení, provozované v Microsoft cloudu. Do budoucna nám to vzhledem k dalším funkcím aplikace Sofa přinese nové možnosti pro lepší digitalizaci procesů ve společnosti,“ dodal Branislav Onderišin.

Hlavní přínosy:

• Automatické zpracování 5 až 10 000 datových zpráv měsíčně
• Časová úspora a zrychlení evidence a vyřízení pokut
• Propojení s technologií Microsoft 365, Power Automate
• Velmi stabilní, robustní a cloudové řešení
• Možnost dalšího rozšíření na jiné agendy ve firmě