Finanční analytický úřad digitalizuje podpisy, pečetě i formuláře

Výzva

Finanční analytický úřad (FAÚ), který hraje klíčovou roli v oblasti boje proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, financování terorismu a mezinárodních sankcí, hledal moderní řešení pro zefektivnění procesů. Počáteční požadavky zahrnovaly zavedení technologií pro digitální pečetění a postupně se rozšířily na potřebu elektronického podepisování, převodu dokumentů do formátu PDF/A a modernizace formulářů. Hlavním cílem bylo zjednodušit práci koncových uživatelů, zajistit snadnou integraci s interními systémy a přejít na bezpapírové procesy.

Řešení

FAÚ zvolil postupné zavádění digitálních nástrojů s pomocí technologie od Software602. Během 3 let se povedlo implementovat následující řešení: 

1. Digitální pečetění
   První implementovanou funkcionalitou bylo digitální pečetění, které zajistilo bezpečné a právně závazné ověření dokumentů.
2. Elektronický podpis
   Následně byl přidán kvalifikovaný elektronický podpis, který umožnil úřadu odbavit řadu procesů digitálně a snížit závislost na fyzických podpisech.
3. Převod dokumentů
   FAÚ poté začal využívat i nástroje pro převod dokumentů do formátu PDF/A, včetně konverzí z moci úřední. Tento formát zaručuje dlouhodobou čitelnost a bezpečnost dokumentů, což je klíčové zejména při práci s úředními dokumenty.
4. Modernizace formulářů
   FAÚ převedl také své formuláře do eGOV motivu, což zajistilo jejich jednotný a profesionální vzhled v souladu s vládními standardy. Dále byl pořízen nástroj Webdesigner, který umožňuje zaměstnancům FAÚ upravovat formuláře dle aktuálních potřeb. Klíčovou součástí bylo také šestihodinové školení zaměřené na práci s webovým i tiskovým designerem, díky kterému má úřad plnou kontrolu nad formáty a designem svých formulářů.

Ukázku formulářů můžete vidět zde. 

Přínosy

Implementace technologií Software602 přinesla FAÚ řadu zásadních výhod:

• Úspora času a zjednodušení práce: Automatizace podepisování a pečetění dokumentů zrychlila procesy a odstranila ruční činnosti.
• Právní jistota: Využití kvalifikovaného elektronického podpisu, pečetě a PDF/A formátu zajišťuje bezpečnost a dlouhodobou čitelnost dokumentů.
• Flexibilita: Možnost snadno upravovat formuláře díky Webdesigneru přinesla vyšší efektivitu při jejich správě.
• Kompatibilita: Řešení se plně integrovalo do stávajících systémů FAÚ bez nutnosti složitých změn.

Chcete také využít naše řešení?