Sjednocení elektronických formulářů úřadu nasazeno za 14 dní

Výchozí bod

Mnoho různých formulářů od různých dodavatelů vytvářelo chaos

Městský úřad Neratovice postupně zpřístupňoval svým občanům elektronické formuláře pro podávání žádostí a vyřizování agendy s městem, ale vždy si vybíral jiného dodavatele. Na webu úřadu se tak postupem času nahromadily různé formuláře, které měly každý jinou podobu a také trochu jiné technické řešení. Obecný záměr, aby občané Neratovic mohli vyřizovat základní agendu elektronicky, sice tyto formuláře splňovaly, ale navenek nepůsobily příliš dobrým dojmem. Vedení neratovické radnice proto hledalo řešení, jak všechny tiskopisy sjednotit, a to jak vizuálně, tak technologickým řešením.

Zlom

Jednotná šablona se znakem města, záhlavím a patičkou

Neratovický městský úřad oslovil Software602 s žádostí, zda by pro něj nevytvořil jednotný vizuál elektronických tiskopisů pro formuláře na podávání žádostí adresovaných úřadu. Některé dosavadní formuláře totiž neobsahovaly městský znak, lišilo se jejich záhlaví i patičky s kontaktními údaji. Úřad dodal Softwaru602 hlavičkový papír se všemi těmito náležitostmi, na jehož základě vznikla šablona, ze které se pak realizovaly jednotlivé tiskopisy. Nová verze formulářů vypadá moderněji a všechny tiskopisy mají stejný vzhled, který koresponduje s oficiálním vizuálním stylem města Neratovice.

Nové elektronické formuláře nemusí uživatelé vyplňovat jen online, jsou uzpůsobené i pro tisk a ruční vyplnění, pokud o to občan projeví zájem. Městský úřad v Neratovicích tak umožňuje svým občanům komunikovat s úředníky jak elektronicky, tak po staru v papírové podobě. Upřednostňuje však digitální verzi, protože takové formuláře se snáze a rychleji zpracovávají a jednodušeji se archivují. Pracnost s vyplňováním formulářů se nijak nezvýšila, spíše naopak. Přípravu jednotných elektronických formulářů usnadnilo i rozhodnutí úřadu, že nové formuláře nemusí být obsahově shodné jedna ku jedné se starými.

Přípravu a nasazení jednotných elektronických formulářů zvládl Software602 za pouhých 14 dní. Městský úřad v Neratovicích neměl k předloženému řešení žádné výhrady, a proto bylo možné ho nasadit do ostrého provozu prakticky okamžitě. Pro přípravu a realizaci formulářů použil Software602 svůj Tiskový designér, jehož prostřednictvím dokáže v rekordním čase vytvořit formuláře jakémukoli úřadu, instituci nebo organizaci.

Výsledek

Přehledné a intuitivní elektronické formuláře pro občany

Novou podobu tiskopisu formulářů městský úřad v Neratovicích přijal okamžitě. Implementace na jeho web probíhala na sklonku roku 2024 tak, aby všechny formuláře měly jednotnou vizáž nejpozději od 1. ledna 2025. Zároveň může tyto formuláře díky Tiskovému designéru společnosti Software602 doplnit o nové tiskopisy se stejnou šablonou. Město Neratovice tak splní zákonnou lhůtu pro umožnění elektronické komunikace občanů s městským úřadem a bezpapírové podávání žádostí či podnětů. Od 1. února 2025 má mít totiž každý občan zákonné právo využívat všechny služby veřejné správy digitálně.

V případě Neratovic jde však jen o první krok k plné digitalizaci. Tím dalším by časem měly být chytré formuláře, které nebude třeba stahovat do osobního zařízení, vyplňovat a poté zasílat e‑mailem nebo datovou schránkou. Takové chytré formuláře dokáží předepsat většinu opakujících se údajů o žadateli z veřejně dostupných databází a po vyplnění je stačí jen odkliknout. Částečně takové řešení nabízí neratovický městský úřad již nyní, ale nejde o chytré formuláře v pravém slova smyslu. Vyplnit lze například hlášení o pořádání veřejného shromáždění, nikoli ale nějakou osobní žádost.

Hlavní přínosy:

• Jednotný vzhled oficiálních tiskopisů města
• Možnost vyplňování elektronicky, ale také vytištění formuláře
• Připravenost na vydání nových formulářů ve stejné
• Velmi intuitivní a přehledné řešení
• Jednoduchá práce s formuláři a jejich archivací 

 

Chcete také využít naše řešení?

Ozvěte se nám!