Pravidelně se věnuje také tématu digitalizace právních jednání v rámci interních i externích firemních procesů. Této problematice se věnuje i lektorsky.
1. Jak se v praxi promítnou změny v zákoníku práce do oblasti personalistiky?
To bude záležet na každém zaměstnavateli. Ten, kdo zůstane u šanonů a složek, nepocítí žádnou změnu, naopak ten, kdo využije nových zákonných možností, zaznamená naprosto zásadní rozdíl. Digitalizace není povinnost, ale firmy ji volí kvůli posílení efektivity, úspoře času a samozřejmě především peněz. Zaměstnavatel, který se touto cestou vydá, jednoduše vymění hromady papírů za čistě digitální řešení.
2. Je potřeba (zpočátku) počítat s významnějším navýšením administrativy?
Z čistě administrativního pohledu jde v podstatě o podpis jednoho nového dokumentu, a to souhlasu zaměstnance s elektronickým doručováním. V dlouhodobém měřítku ovšem administrativy naopak významně ubyde.
3. Jak moc se změny dotknou personálních oddělení? Jakých konkrétních kroků se budou týkat především?
Digitalizace HR je vlastně projekt jako každý jiný. Na začátku je třeba podívat se na to, jak firma funguje dnes a čeho chce dosáhnout. Tomu pak musí odpovídat zvolené řešení, které zahrnuje: v první řadě vhodné technické řešení pro elektronické podepisování a doručování zaměstnancům a za druhé také správné postupy pro zajištění souladu s právními předpisy.
Z čistě právního hlediska je třeba nejdříve s klientem vymyslet správné řešení, které nejlépe odpovídá jeho potřebám. Poté se podíváme na jeho vnitřní předpisy a vzorové dokumenty a ty upravíme, případně doplníme tak, aby vyhovovaly platnému zákonu a odrážely nově zavedenou praxi.
4. Jaké hlavní výhody změny v zákoníku práce (v oblasti personalistiky) firmám přinesou?
Z toho, co vidíme u digitalizace obecně, jde především o velkou úsporu času a zrychlení procesů. To se pak projevuje i ve financích, kdy zaměstnanci budou mít více času na jinou, produktivnější činnost. Pokud například dnes chce zaměstnavatel plošně upravit pracovní smlouvy, může to znamenat, že desítky i stovky zaměstnanců musí přijít na HR oddělení a tam podepsat ručně dodatek. Ve světě digitálního HR personalista ve chvilce rozešle dodatky všem zaměstnancům a ti je mohou podepsat přes počítač nebo i v mobilním telefonu během minuty a vrátit zpět.
5. Jaké technické nároky jsou s tím spojeny?
To už záleží na zvoleném řešení. Nemělo by však jít o nákup nějaké nové techniky. Ideální řešení je takové, které umožní zapojení elektronického podepisování a doručování do existujících systémů společnosti. V takovém případě totiž nejde o žádnou velkou technickou změnu, jen o doplnění nové funkcionality.
6. Souvisí se změnami také nějaká rizika? Jakých nejčastějších chyb by se měl společnosti vyvarovat?
Hlavním rizikem je nedodržení zákonných náležitostí – to se týká především dostatečné identifikace zaměstnance, kvality elektronického podpisu a správného doručování. Nedodržení těchto náležitostí může pro zaměstnavatele znamenat neplatnost konkrétního právního jednání, důkazní nouzi v případném sporu, ale i pokutu od inspekce práce. Toho všeho se ovšem dá vyvarovat, pokud se k celé věci přistoupí hned na začátku s dostatečným rozmyslem. Nejčastější chybou budou různá „partyzánská“ řešení, jako jsou naskenované podpisy na smlouvách nebo značně rozšířené užívání webových podpisových platforem, které reálně nijak neověřují identitu podepisujících.
7. Na co si dát pozor, aby byly dokumenty vytvořeny a archivovány v souladu s legislativou? Jak mohou situaci usnadnit sofistikované nástroje? Na co se při jejich výběru zaměřit?
U naprosté většiny pracovněprávních dokumentů zákon výslovně vyžaduje tzv. písemnou formu. V elektronické podobě to znamená, že z dokumentu musí být zjevný jeho obsah a musí být jasné, kdo ho podepsal. S ohledem na archivační povinnosti zaměstnavatele je pak nutné, aby si elektronický dokument uchoval tyto vlastnosti po dostatečně dlouhou dobu. Sofistikované nástroje to řeší ve třech stupních. Zaprvé mají takový přihlašovací mechanismus, který umožní dostatečnou identifikaci konkrétní osoby – naprosto ideální je tady použití BankID nebo obdobných nástrojů. Zadruhé umožní podpis dokumentu prostřednictvím certifikátu, který splňuje požadavky zákona a mj. dokument chrání před následnými změnami. Zatřetí se pak postará o archivaci dokumentu tak, aby byla pravidelně prodlužována platnost certifikátu a podpis tak byl ověřitelný i po mnoha letech.
8. Pro které úkony, může firma v rámci HR, nově využívat čistě elektronické podepisování a doručování dokumentů?
V podstatě pro všechny – uzavírání, změny a ukončení pracovních smluv, stejně jako DPP a DPČ. Vedle toho je tu řada dalších dokumentů, které by teoreticky šlo řešit elektronicky již dříve, ale z praktického hlediska nedávalo smysl digitalizovat jen část agendy. Namátkou například dohody o hmotné odpovědnosti, o mlčenlivosti, kvalifikační dohody, nově pak dohoda o práci na dálku atd.
9. Pokud firma využívá nějakou formu digitálního archivu, v jaké podobě dostává smlouvy a jiné závazné dokumenty zaměstnanec (nebo zkrátka druhá strana)?
Základním pravidlem je, že by je měl dostávat na jím určenou elektronickou adresu, která není k dispozici zaměstnavatele. Typicky tedy na soukromý e-mail nebo v lepším případě do datové schránky. Dá se však uvažovat i o inovativnějších řešeních s využitím cloudu.
Mgr. Jiří Pour
advokát a partner
coLEGAL s.r.o, advokátní kancelář
POKUD SE CHCETE DOZVĚDĚT VÍCE K NOVELE ZÁKONÍKU PRÁCE, TAK VÁM DOPORUČUJEME POSLECHNOUT SI ZÁZNAM WEBINÁŘE.
