Praktické výhody elektronického podepisování jsou všeobecně známé. Nemusíte mít podepisující strany fyzicky u podpisu, nepotřebujete vytištěný dokument, nemusíte ho archivovat v šanonu nebo ho posílat poštou či kurýrem druhé straně… To vše už vědí i zavilí odpůrci elektronického podepisování, kteří se obávají všeho nového, a tak raději podepisování řeší postaru. Velmi zajímavá je ale i ekonomická stránka věci. Věděli jste, že zavedením elektronického podepisování můžete ušetřit tisíce korun ročně?
Konkrétní příklad na menší firmě
Vezměme si praktický příklad malé či střední firmy, která řeší podepisování 300 dokumentů měsíčně a dosud nevyužívá elektronický podpis. Jde o rozličné druhy dokumentů od smluv přes faktury a různé objednávkové či dodávací listy. Na kolik korun vyjde podepisování a zasílání těchto dokumentů v papírové podobě a v elektronické verzi? Pro lepší výpočet počítejme, že oněch 300 dokumentů měsíčně je potištěno z obou stran a obě stránky musí být podepsané vaším obchodním partnerem, tedy externí stranou.
Náklady na papírové řešení
Papír
Má-li vaše firma měsíčně řešit podepisování 300 oboustranných dokumentů, jde celkem o 600 stran. Balík kancelářského papíru s 500 listy A4 při gramáži 80 g/m2 vyjde na 189 Kč. Jeden list tedy stojí 0,38 Kč. Pokud použijete 300 listů, vyjde to vaši firmu měsíčně na 114 Kč.
Tisk
Černý toner pro tisk na 1500 stránek stojí v závislosti na druhu tiskárny a značky toneru na zhruba 2000 Kč. Vytištění 600 stránek tak stojí 800 Kč.
Zpracování dokumentu
Pokud je doba potřebná k odeslání dokumentu přibližně 3 minuty – příprava dokumentu a jeho tisk k odeslání poštou – celková doba, kterou zaměstnanec věnuje přípravě 300 dokumentů, je 15 hodin. A pokud si tato osoba účtuje 180 Kč za hodinu (průměrný plat v administrativě ve 3. čtvrtletí 2022 byl 28 795 Kč při měsíčním úvazku 160 hodin), náklady na provedení tohoto úkolu jsou 2700 Kč.
Přijetí podepsaného dokumentu
Jakmile jsou podepsané dokumenty přijaty zpět, je obvykle nutné je naskenovat a uložit v digitálním formátu i v papírové podobě. Za předpokladu, že doba pro správu každého dokumentu je 5 minut, bude doba, která je potřeba pro jejich zpracování 25 hodin. Při 180 Kč za hodinu by náklady na správu podepsaných faktur byly 4500 Kč.
Náklady na poštovné
Obyčejné psaní zaslané Českou poštou stojí 23 Kč (zásilka 50 g Standard). Odeslání 300 dopisů tak stojí 6900 Kč a spolu s náklady na obálky celkem 7200 Kč. V případě posílání doporučených dopisů za cenu 62 Kč se celková suma vyšplhá až na 18 900 Kč.
Celkové náklady
V případě, že budou faktury zaslány na místo určení běžnou poštou, bude celková cena tohoto manuálního procesu 15 314 Kč. Pokud využijete doporučené zásilky, což je u dokumentů této povahy běžnější, celková suma vyjde dokonce na 27 014 Kč.
Náklady na digitální řešení
Papír
Nula. Nepotřebujete si žádné dokumenty tisknout na papír, takže nemusíte kupovat kancelářský papír.
Tisk
Nula. Rovněž za tiskárnu ušetříte, protože si elektronický dokument nepotřebujete tisknout.
Zpracování dokumentu
Předpokládejme, že odeslání dokumentu k podpisu trvá v průměru 5 minut: vytvoření dokumentu ve Wordu, nahrání do naší aplikace SignPoint, úprava nezbytných polí, včetně pole pro podpis a odeslání klientovi k podpisu přímo z aplikace. Vzhledem k tomu, že osoba odpovědná za provádění této správy je součástí administrativních pracovníků společnosti a účtuje si 180 Kč za hodinu, příprava 300 dokumentů by v tomto případě stála 4 500 Kč.
Přijetí podepsaného dokumentu
Jakmile každý zákazník podepíše dokument, podpis se automaticky propíše do aplikace SignPoint, odkud si jej bude možné v případě potřeby stáhnout. Není nutné investovat čas na správu dokumentů v digitálním formátu, protože jsou již archivovány v platformě SignPoint a přístup k nim máte odkudkoli 24/7.
Náklady na poštovné
Nemusíte využívat Českou poštu ani jiného přepravce zásilek. Používání podpisové aplikace SignPoint vás vyjde na pouhých 250 Kč měsíčně v případně měsíčního závazku, nebo na 200 Kč měsíčně u ročního závazku. Jde o jednorázový poplatek bez ohledu na počet elektronicky podepsaných dokumentů. Pro zasílání dokumentů můžete využít datovou schránku nebo e-mail (v druhém případě je zasílání všem adresátům zdarma, u datových schránek zasílání úřadům zdarma, komerčním společnostem za poplatek).
Celkové náklady
V případě využití podpisové aplikace SignPoint vás vyjde podepsání a rozeslání 300 dokumentů měsíčně maximálně na 6 625 Kč (pokud zasíláte dokumenty e-mailem), tedy méně než čtvrtinu sumy při běžném „papírovém“ postupu. Nejdražší je pracovní čas zaměstnanců, kteří zpracovávají dokumenty. Ten se u obou variant neliší. Vše ostatní máte zdarma nebo za výrazně nižší cenu. Se SignPoint můžete podepisovat smlouvy s obchodními partnery, interní dokumenty či dokumenty s úřady.
Co ještě umí SignPoint?
Díky integraci s Microsoft 365 si můžete agendu SignPoint spustit nebo přímo archivovat dokumenty jedním tlačítkem z Wordu nebo Excelu, a to pomocí Sofa 365 Bridge. Můžete využívat digitální archiv SmartSafe s aktivní péčí o platnost a ověřitelnost dokumentů i po letech. S využitím kvalifikované služby dle eIDAS. K SignPoint si můžete připojit datovou schránky a přijímat tak jeho prostřednictvím datové zprávy, zpracovávat je a odesílat. Můžete je předávat k vyřízení, vést řízený proces pro schválení a odeslání datové zprávy. A digitální archiv SmartSafe můžete využít i pro uchování přijatých datových zpráv, aniž byste si museli platit datový trezor.
