Kde jen ta smlouva může být?

Workflow, Schvalování
13. srpna 2021, 6 minut čtení

Ztrácejí se vám faktury? Vystavujete duplikáty a pak se vám najednou zjevují původní verze a začínáte v tom mít zmatek? Inspirujte se příběhem firmy, která se rozhodla s takovým nepořádkem rázně zatočit.

Zdlouhavý a neefektivní proces schvalování faktur řešila česká pobočka známé německé společnosti Mahr, která se zabývá výrobou měřicí techniky pro průmyslové podniky. Všechny faktury si ve firmě tiskli, přidávali k nim „košilky“, na které vyplnili potřebné údaje, jako je datum přijetí, datum splatnosti, předmět plnění a podpis odpovědného manažera, který fakturu schválil. Teprve poté se faktura dostala na finanční oddělení, aby mohla být proplacena. Jenže tento zastaralý způsob zpracování vedl k tomu, že se faktury ztrácely, vznikaly jejich duplikáty, poté se objevovaly původní verze, které někomu ve firmě ležely týdny na stole, a nastával tak všeobecný zmatek. Nemluvě o upomínkách od dodavatelů.

Konec „košilkám“ a papírovým fakturám

Firma se tedy rozhodla poohlédnout se po řešení, které by jí umožnilo nejen faktury, ale různé interní žádanky, jako jsou knihy jízd a cestovní příkazy, přehledně evidovat a hlídat. Pokud možno elektronicky, aby bylo vše dostupné na jednom místě, a dokumenty se tak nemusely dohledávat po kancelářích. Volba padla na naši aplikaci Sofa, která umožňuje elektronický oběh interních dokumentů, jejich schvalování, elektronické podepisování a archivaci, přičemž není závislá na tom, že by ji zaměstnanci museli využívat pouze v kanceláři v rámci firemní sítě. Sofa je cloudová aplikace, takže k firemním dokumentům se oprávnění uživatelé dostanou odkudkoli a potřebují k tomu pouze chytré zařízení a připojení k internetu.

Veškeré příchozí dokumenty firma nahraje do Sofa (a je jedno, zda jsou už od počátku elektronické, nebo přijdou v papírové podobě – v takovém případě je stačí pouze naskenovat a pustit do oběhu prostřednictvím Sofa), aplikace jim automaticky přidělí evidenční číslo a poté stačí ke každému dokumentu přidat odpovědné zaměstnance, kteří s ním mají nakládat. V každé fázi existence dokumentu je hned jasné, zda čeká na schválení, kdo s ním naposledy pracoval a jaké v něm udělal změny. Pokud zaměstnanec potřebuje například schválit fakturu, připojí k procesu zpracování odpovědného manažera, kterému okamžitě přijde notifikace, aby daný dokument zkontroloval a odsouhlasil, případně vrátil zpět s komentáři a požadavky na změny.

Lockdown firmu nezaskočil, fungovala jako před pandemií

To vše se děje v online prostředí, kdy ani jeden z komunikujících zaměstnanců nemusí sedět v kanceláři. Přesně to vedle přehlednosti a pořádku v interních dokumentech Mahr na aplikaci Sofa nejvíce ocenil. Elektronický oběh dokumentů přinesl velkou časovou úsporu, urychlení a přehlednost práce. Dostupnost veškerých potřebných dokumentů i mimo kancelář firma ocenila zejména v době povinných lockdownů a hromadných home officů, na které byla díky Sofa skvěle připravena a firemní procesy se pandemií koronaviru a vládními opatřeními proti šíření viru nijak narušily. Jiné firmy tento problém řešily až ve chvíli, kdy nastal, a trvalo jim několik týdnů až měsíců, než přešly na plně digitální oběh a schvalování dokumentů.

Aplikaci Sofa lze přizpůsobit individuálním požadavkům jednotlivých firem, čehož společnost Mahr plně využila. Implementace takového řešení na míru je sice časově o něco náročnější a komplikovanější, ale mnohonásobně se vyplatí. Software602 zaměstnance vyškolil, aby dokázali aplikaci Sofa používat naplno, a poskytuje společnosti Mahr servis v případě, že se vyskytnout nečekané komplikace. V české pobočce společnosti Mahr využívá aplikaci Sofa šest desítek zaměstnanců a účetnictví už nemá žádné prodlevy se schvalováním a proplácením faktur dodavatelům. Zavedení Sofa od výběru řešení po plné využívání aplikace zaměstnanci přitom zabralo pouhé dva měsíce, a to včetně všech individuálních úprav požadovaných klientem.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Stop závislosti na papíru! I při podepisování

Stop závislosti na papíru! I při podepisování

Elektronický podpis se stává nezbytnou součástí administrativní výbavy moderní firmy. A nejen on – také nástroje, které vám umožní s partnery odsouhlasit a podepsat smlouvu, aniž byste se museli fyzicky potkat.

Šťastný nový digitální rok!

Šťastný nový digitální rok!

Je poslední den v roce. Firmy rekapitulují, co se povedlo, a co naopak ne a všichni si přejeme ústup pandemie. V Software602 jsme to nazvali Hardcore rok? Software řešení! A pevně věříme, že s novou vládou vstupujeme do úspěšného roku 2022. Především digitálního!

„Nemravná“ historie aneb 602, jak ji asi neznáte

„Nemravná“ historie aneb 602, jak ji asi neznáte

Od roku 2004 vede divizi eGovernment. Zažil ovšem i podstatně dřívější éru, kdy textový editor T602 doslova učil Čechy psát na počítači. Pavel Nemrava. Skvělý společník pro řadu zaměstnanců 602, ve které strávil bezmála 30 let. Logicky jsme se ptali hlavně na to, co si už pamatuje jen on... a Richard Kaucký.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů