Co to je a co není elektronický podpis?
V prvé řadě je třeba říci, co to funkční a ověřitelný elektronický podpis je. Můžete mít i naskenovaný ruční podpis, který používáte jako obrázek vkládaný do dokumentu, což je fakticky také elektronický podpis, ale není ověřitelný. I když se takové naskenované obrázky používají, není možné s jistotou říci, kdo daný podpis do dokumentu vložil, a tedy ho podepsal. Proto je lepší využívat spíše zaručený, uznávaný nebo kvalifikovaný elektronický podpis, což je soubor binárních dat, který se připojuje k elektronickému dokumentu, nejčastěji k souboru PDF a je ověřitelný. S jasnou vazbou na dokument a na podepisující osobu, která vyjádřila souhlas s obsahem a původem dokumentu.
Co potřebuji k elektronickému podpisu?
Aby byl váš elektronický podpis ověřitelný, musíte nejprve získat certifikát pro elektronické podepisování, který vydává příslušná certifikační autorita, například PostSignum (Česká pošta). Záleží však na tom, jaký typ elektronického podpisu potřebujete použít. Pokud vám stačí zaručený elektronický podpis, certifikát vám může vydat interně třeba vaše firma. Chcete-li použít uznávaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, musíte získat certifikát od některé z kvalifikovaných certifikačních autorit. Musíte jí prokázat svoji totožnost předložením občanského průkazu a vlastnictvím konkrétního e-mailového účtu.
A konečně pokud potřebujete použít kvalifikovaný elektronický podpis, certifikát vám vydá buď jedna ze tří kvalifikovaných certifikačních autorit akreditovaných Ministerstvem vnitra na území České republiky – První certifikační autorita, nebo Česká pošta (služba PostSignum), případně eIdentity – nebo jakákoli jiná kvalifikovaná certifikační autorita z dalších členských zemí Evropské unie. Zároveň je také vhodné mít tento certifikát uložen na kvalifikovaném prostředku - USB tokenu, čipové kartě, nebo třeba i HSM v rámci služby vzdáleného podepisování.
Kde se uchovávají certifikáty pro elektronický podpis?
Certifikát můžete mít uložený na kvalifikovaném prostředku, jako je token nebo čipová karta, ale také přímo ve svém počítači nebo v cloudu. Některé služby pro oběh, schvalování, podepisování a archivaci dokumentů, jako je naše aplikace Sofa, spravují certifikáty pro elektronický podpis v serverovém kvalifikovaném prostředku v cloudovém prostředí a uživatel k nim má přístup odkudkoli, kde je připojení k internetu, aniž by se musel obávat, že si někde zapomene token nebo kartu, nebo se musel připojovat k firemnímu serveru.
Jaký certifikát potřebuji pro komunikaci se státní správou?
Pokud chcete zasílat úřadům dokumenty podepsané elektronicky a nepoužíváte k tomu datovou schránku nebo některý z informačních systémů veřejné správy, musíte je podepsat alespoň zaručeným elektronickým podpisem vytvořeným na základě certifikátu vydaného od některé z kvalifikovaných certifikačních autorit. Lepší je ale kvalifikovaný certifikát umístěný na kvalifikovaném prostředku, který splňuje evropské nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu a je tedy uznávaný napříč členskými státy Evropské unie.
Jak poslat elektronicky podepsaný dokument?
Pro zaslání elektronicky podepsaného dokumentu můžete využít klasický e-mail nebo datovou schránku.
Do kdy mi platí certifikát pro elektronický podpis?
Platnost certifikátů pro elektronický podpis vydaných kvalifikovanými autoritami v České republice je omezená na 1 rok, resp. na 3 roky. Certifikát není možné automaticky prodlužovat. Musíte tedy pamatovat na to, že se blíží konec platnosti vašeho certifikátu a pak je výhodné před koncem platnosti certifikátu požádat o vydání následného certifikátu. Žádost se podepíše aktuálně platným certifikátem a pak již není nutná návštěva u certifikační autority (například kontaktní místa Czech POINT) s dokladem totožnosti, tak jako u prvotního vydání certifikátu. Vyvarujete se tak situaci, kdy budete chtít podepsat nějaký dokument, ale zjistíte, že certifikát pozbyl platnosti, a tudíž nemůžete elektronicky podepisovat.
Pokud chcete využívat všech výhod elektronického podpisu naplno, vyzkoušejte naši bezkonkurenční službu Sofa SignPoint.
