Co se osvědčilo při digitalizaci HR a čemu se raději vyhnout?

18. 11. 2025 | 9 min čtení

Uvažujete o digitalizaci HR procesů, ale nevíte, kde začít a jak tuto změnu přijmou vaši zaměstnanci? Právě těmto otázkám se věnovala další Business Breakfast, kterou jsme pořádali 18. listopadu v pražské restauraci Il Primo Piatto.

Když papír přestává stačit: První krok k digitalizaci

Tentokrát jsme se na digitalizaci HR podívali z pohledu praxe. Michaela Rýdlová, nezávislá poradkyně v oblasti personalistiky, přiblížila svoje zkušenosti se zaváděním digitalizace ve zdravotnické společnosti, která provozuje 25 středisek v celé České republice. Firma se rozhodla zjednodušit HR procesy a jako první si vybrala docházkový systém. „Do té doby se data posílala na papíře. Tomu jsme se chtěli do budoucna vyhnout, ale znamenalo to přesvědčit personál, že je to potřebná změna,“ popsala Michaela Rýdlová.

Vymyslet vlastní systém, nebo koupit hotové řešení?

Firma nejprve řešila, zda si nový systém vytvoří sama, nebo převezme hotové řešení. Klíčové bylo získat podporu primářů a vrchních sester, kteří vnímali zavádění nového systému jako zátěž. „Musela jsem postupně navštívit všechna střediska a vysvětlovat jim, proč musí k digitalizaci dojít,“ líčila Michaela Rýdlová. Digitalizovat se mělo plánování směn i ošetření pacientů. Rýdlové se osvědčilo mít dobré vztahy s mzdovou účtárnou, protož mzdový systém byl prvním digitalizovaným procesem ve společnosti. „Je to tak ve všech firmách a dá se na to nabalit digitalizace dalších systémů, lépe se k tomu získává podpora vedení společnosti,“ míní Michaela Rýdlová.

Jednoduché interní nástroje místo drahých kolosů

Firma se nakonec rozhodla nekupovat drahý a obsáhlý HR systém, ale vyřešit jednotlivé agendy jednoduše interní cestou. Vytvořila jednoduchou databázi pro řízení nástupů a odchodů ze společnosti a dalších změn, jako byla např. mateřská dovolená. Když potom HR oddělení zadalo do systému nástup nového zaměstnance, úkol se automaticky rozpadl na dílčí úkoly pro mzdovou účtárnu a personální asistentky s konkrétními termíny. Nový nástroj eliminoval dohady o tom, kde se nachází jaké papíry a sloužil i jako auditní stopa, například pro doložení nestandardního navýšení mezd.

Digitální gramotnost jako základ. A 70 % odporu tvoří strach

Díky systému bylo možné řešit i odměny. Personální oddělení do databáze nahrávalo data a manažeři mohli upravovat částky v rámci daného rozpočtu, přičemž systém hlídal jeho překročení. Data byla poté hromadně exportována do mzdového systému. Systém umožňoval i úpravy částek v případě, že nějaká zdravotní sestra byla nemocná a bylo třeba její odměny rozdělit mezi další personál, které ji v době nemoci zastoupil. Aby takto digitalizovaný systém mohl fungovat, musela firma nejprve provést školení digitální gramotnosti, protože ne každý zaměstnanec dokázal správně ovládat počítač. „Často šlo o takové triviality, jako bylo kopírování dokumentů, práce ve Wordu a podobně. Toto školení bylo důležité, protože obava z práce na počítači a práci s novými systémy tvořil až 70 % odporu vůči změnám,“ konstatovala Michaela Rýdlová.

Nepřekombinovat systém a mít plán B

Školení se týkalo také správného používání e-mailu a kalendáře, například při používání pozvánek zasílaných do Outlooku. „Důležité je také sjednotit slovník mezi HR, účetními a IT oddělením, protože různé obory používají odlišné pojmy pro totéž, a to může vést k nedorozuměním,“ radí Michaela Rýdlová, podle níž je dobré mít při zavádění jakékoli digitalizace záložní plán B a jasně si stanovit, co se stane, když nasazovaný systém nefunguje podle očekávání. „Mělo by být jasné, zda a jak rychle se lze vrátit k původnímu řešení,“ nabádá. Důležité je také nepřekombinovat digitalizaci, nechtít od ní hned maximum. „Může to zkomplikovat život a je to drahé,“ varovala Michaela Rýdlová.

V neposlední řadě by si firma měla nechat poradit od poskytovatele softwaru, jak to dělají jinde, protože často jde o ověřená řešení, která jsou přínosná. „Jakékoli nestandardní úpravy mohou být drahé a komplikovat budoucí provoz,“ vysvětluje Michaela Rýdlová, která v uvedeném případu zdravotnické společnosti dosáhla v té době úspěšné digitalizace spíše interními, na míru šitými a cenově dostupnými řešeními vytvořenými ve spolupráci s interním IT oddělením a mzdovou účtárnou, než nákupem velkého a složitého personálního systému.

HR oddělení digitalizace uleví, nikoli však zaměstnancům

Že může být digitalizace HR procesů ve firmě složitá a řadě zaměstnanců práci spíše ztížit než naopak, upozornil ve svojí přednášce Pavel Salava, Digital HR Business Development Manager v Software602. „Digitalizací HR se dostáváme i k zaměstnancům, kteří zatím neměli zkušenost třeba ani s počítačem. A najednou musí něco elektronicky vyplňovat,“ vysvětlil. Jestliže totiž digitalizace usnadní práce HR oddělení, samotní zaměstnanci musí „navíc“ vyplňovat elektronické formuláře, zatímco dříve to říkali HR oddělení, a to to zadávalo do systému. Firmy se ale při digitalizaci soustředí spíše na samotnou technologii, ta však v rámci digitalizačních projektů tvoří asi jen 15 % objemu práce. Zbývajících 85 % tvoří change management uvnitř organizace.

„Velkým problémem může být špatné nastavení cílů digitalizačních projektů a také nepřipravenost na naplnění těchto cílů, kdy cíl projektu může být jeho největším neúspěchem,“ upozornil Pavel Salava a zmínil případ firmy, která chtěla zkrátit komunikační cestu mezi managementem a zaměstnanci, ale vedení společnosti nebylo připraveno na přímou a transparentní zpětnou vazbu a nutnost na ni adekvátně reagovat. „Byli zvyklí fungovat z pozice moci, která v sociálním prostředí nefunguje,“ konstatoval Pavel Salava.

Firma by si také měla stanovit, zda má smysl používat některé „buzwordy“, například AI, aniž by bylo jasné, k čemu budou využívané. „Je nutné najít reálný smysl toho, proč se daná věc vlastně chce zavádět,“ míní Pavel Salava. Je také potřeba počítat s odporem zaměstnanců k novému systému, například argumentaci, že „u nás se to dělá trochu jinak“. Zaměstnanci se musí plně adaptovat na nový software, protože změny a úpravy v cloudových systémech, na kterých digitální řešení běží, jsou často zcela nemožné nebo náročné drahé a zbytečně komplikované. Digitalizace by ale měla přinést zefektivnění stávajících procesů.

Co pomůže? Třeba povolení používat osobní zařízení

Častým problémem je nereálné očekávání, že systém bude HR procesy řídit sám. Systém má primárně přinést evidenci procesů, dohledatelnou stopu a transparentnost, aby bylo kdykoli možné zjistit, kdo co udělal a jaké byly důvody, například u změn platů,“ vysvětlil Pavel Salava. U řady zaměstnanců je nutné eliminovat strach z nezkušenosti nebo neznalosti a proškolit je. I když někteří zaměstnanci tvrdí, že jsou elektronicky negramotní (např. skladníci, lidé na prodejně), většina z nich používá chytré telefony a na nich sociální sítě, nakupují přes ně nebo přistupují k bankovnímu účtu. Základní počítačovou gramotnost tak mají téměř všichni.

Velkou výhodou je umožnění využití soukromých zařízení (BYOD) pro pracovní využití. Takoví zaměstnanci často udělají nějaký pracovní úkon dobrovolně i mimo pracovní dobu, protože to je pro ně pohodlnější. „Cloudové technologie toto navíc usnadňují z hlediska zabezpečení,“ podotýká Pavel Salava. Digitalizace procesů často přináší změnu práce i pracovních návyků a pokud k tomu můžou zaměstnanci využívat svoje osobní zařízení, spíše tuto změnu přijmou. Navíc se jejich prostřednictvím nemůžou dostat do interní sítě a tudíž nehrozí nějaké bezpečnostní incidenty.

Při plánované digitalizaci procesů uvnitř firmy je podle Pavla Salavy dobré si to vyzkoušet na menším projektu a získat tak zkušenost s dodavatelem řešení. „Během relativně krátké doby si tak firma může v praxi ověřit, zda to funguje a pokud ne, je pak jednodušší změnit dodavatele,“ vysvětluje. Ještě než se firmy pustí do digitalizace HR procesů, měly by si podle Salavy prostudovat právní požadavky na doručování pracovněprávních dokumentů a komunikaci. „Digitalizace dokumentů primárně znamená, že se dokument musí doručit zaměstnanci a ten na něj musí elektronicky reagovat,“ upozornil s tím, že HR oddělení si nejprve musí zajistit souhlas zaměstnance s elektronickou komunikací.

Firmy si musí vyřešit způsob doručování zaměstnancům

U některých dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy a dohody, není možné doručovat je na pracovní e-mail, ale soukromou elektronickou adresu, která není v moci zaměstnavatele, nebo do datové schránky (ale zaměstnanec ji musí zaměstnavateli sdělit). HR oddělení také musí vyřešit prokazatelnost doručení, ať už potvrzením doručení ze strany zaměstnance, což může provést například kliknutím na link v e-mailu, nebo výpočtem fikce doručení, což platí u pracovních smluv, ale nikoli u mzdových výměrů. Pokud firma posílá zaměstnanci mzdový výměr e-mailem, vždy musí obdržet potvrzení o doručení, protože bez něj se na takový výměr pohlíží jako na nedoručený.

Zároveň ale pro malou skupinu zaměstnanců, která obvykle představuje méně než 5 % personálu, musí HR zajistit papírovou alternativu, protože elektronickou komunikaci odmítnou. Důležité je to především u pracovních smluv, dohod o pracovní činnosti či právě u mzdových výměrů. Co se týká elektronického podepisování takových dokumentů, zákon je kromě pracovních smluv a mzdových výkazů celkem benevolentní a nechává na samotných firmách, jaký druh elektronického podpisu použijí. Několikrát do roka ale dochází k situaci, kdy je nutné podepsat nějaký dokument se všemi zaměstnanci. Pro tyto případy je možné využít hromadné elektronické podepisování.

Jak dokumenty podepisovat hromadně a jak je archivovat?

„IT oddělení tak musí zajistit řešení, které umožní manažerům nebo ředitelům hromadně podepisovat dokumenty (v dávkách 50–100 dokumentů najednou) bez nutnosti tisíckrát zadávat PIN k certifikátu pro elektronický podpis, což je efektivnější než ruční podepisování,“ popsal Pavel Salava. Zaměstnavatel v takových případech musí používat kvalifikované elektronické podpisy a časová razítka. IT oddělení může využít kvalifikované vzdálené úložiště pro certifikáty, aby manažeři mohli podepisovat odkudkoliv (třeba i z mobilního telefonu z dovolené), aniž by byli vázáni na jedno zařízení.

Podpisem ale cesta digitálního dokumentu nekončí, firmy by měly být vyřešenu i efektivní a právně nenapadnutelnou archivaci. Elektronické dokumenty musí být uchovávány po celou dobu jejich existence (některé dokumenty až 40–45 let) tak, aby byly kdykoli prokazatelné před soudem. IT systémy pak musí zajistit dlouhodobou péči o elektronické dokumenty, protože platnost podpisových certifikátů je omezená. To znamená, že systém musí k podpisu přikládat časové razítko (s platností 5 let) a řešit proces obnovy časových razítek a ověřování platnosti certifikátů (včetně revokačních listů), aby byla zaručena pravost dokumentu i po zániku certifikační autority.

V rámci digitalizace HR procesů by měla firma také řešit, zda pořizovaný systém umožňuje archivovat i jiné dokumenty, než jen ty aktivně podepsané (např. potvrzení od úřadů). Ve veřejné sféře je podle Pavla Salavy klíčová integrace na spisovou službu, která zajišťuje číslo jednací a uložení podepsaného dokumentu zpět do spisu.