Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Podepisování, Workflow, Cloud
14. července 2021, 5 minut čtení

Času je málo, v byznysu ještě míň. Jak se všechno díky chytrým technologiím neustále zrychluje, jde o jedno z nejcennějších aktiv. Kdo dokáže reagovat rychle a pružně, je úspěšný. A to platí i o tak triviálních záležitostech, jako je zpracování zakázek a faktur.

Prázdninové měsíce jsou období, během něhož dovolenky pravidelně narušují chod firem a občas je problematické sehnat za konkrétního zaměstnance adekvátní záskok. O účetních to platí dvojnásob. Ve chvíli, kdy na nějakou dobu nejsou k dispozici, nemá nikdo jiný šanci v jejich systému se zorientovat. Navíc by takový záskok mohl udělat víc škody než užitku.

Platí to především v menších firmách, které jsou závislé na jedné účetní osobě, ale například souběh dovolené a krátkodobého výpadku může narušit i práci účetních oddělení větších firem. Totéž však platí i o výpadcích klíčových obchodníků nebo členů vedení.

Dovolená klienta nezajímá

Byznys se pochopitelně neřídí tím, kdy má, nebo nemá důležitý člověk ve firmě zrovna volno. Pokud nebudete dostatečně pružní a nejste v oboru jedinou firmou, co dokáže dodat potřebné produkty nebo služby, musíte počítat s tím, že existují i další dodavatelé. Když nezareagujete včas, může to udělat někdo jiný. Nebyla by to škoda?

I s účetními nebo klíčovým obchodníkem mimo provoz se dá zareagovat rychle. Nejde to ale udělat od stolu s papírovými smlouvami a klasickými razítky. Firma musí mít elektronický interní oběh dokumentů s možností jejich úprav, schvalování, podepisování a archivace, který je dostupný odkudkoli online. Pak není potřeba čekat, až se zrovna onen člověk vrátí z dovolené, a jakýkoliv dokument lze zpracovat okamžitě třeba z druhého konce světa i na displeji mobilního telefonu.

Jak se zbavit závislosti na papíru?

Jak takový schvalovací proces nebo vyřizování zakázky či faktury vypadá?

S využitím naší aplikace Sofa opravdu jednoduše: dokument projde schválením v interním kolečku kompletně online. Ke schválení stačí každému mobilní telefon. Díky aplikaci je přitom jasně zaznamenáno, kdo, kdy a co přesně schválil. Pokud jde například o fakturu, po schválení ji kdokoliv z účetního oddělení vloží do ekonomického systému a může ji obratem proplatit.

Nikdo tedy nepotřebujeme podepisovat papírové dokumenty, nemusí nic posílat datovou schránkou nebo poštou či kurýrem. Dokument je navíc uložen v aplikaci Sofa přesně dle platné legislativy.

Hlavní devizou našeho řešení jsou ale rychlost a pružnost vyřizování požadavků na nakládání s dokumenty. Odpadá závislost na tom, aby odpovědní pracovníci museli sedět fyzicky v kanceláři a propiskou podepisovali a razítkovali objednávky nebo smlouvy. To vše lze dělat elektronicky, pružně a naprosto jednoduše.

Pokud nechcete zbytečně přicházet o zakázky, urychlete své schvalovací procesy a účetnictví a zbavte se závislosti na fyzickém papírování. Uvidíte, že se vám to vyplatí.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.