Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Podepisování, Workflow, Cloud
5 minut čtení

Času je málo, v byznysu ještě míň. Jak se všechno díky chytrým technologiím neustále zrychluje, jde o jedno z nejcennějších aktiv. Kdo dokáže reagovat rychle a pružně, je úspěšný. A to platí i o tak triviálních záležitostech, jako je zpracování zakázek a faktur.

Prázdninové měsíce jsou období, během něhož dovolenky pravidelně narušují chod firem a občas je problematické sehnat za konkrétního zaměstnance adekvátní záskok. O účetních to platí dvojnásob. Ve chvíli, kdy na nějakou dobu nejsou k dispozici, nemá nikdo jiný šanci v jejich systému se zorientovat. Navíc by takový záskok mohl udělat víc škody než užitku.

Platí to především v menších firmách, které jsou závislé na jedné účetní osobě, ale například souběh dovolené a krátkodobého výpadku může narušit i práci účetních oddělení větších firem. Totéž však platí i o výpadcích klíčových obchodníků nebo členů vedení.

Dovolená klienta nezajímá

Byznys se pochopitelně neřídí tím, kdy má, nebo nemá důležitý člověk ve firmě zrovna volno. Pokud nebudete dostatečně pružní a nejste v oboru jedinou firmou, co dokáže dodat potřebné produkty nebo služby, musíte počítat s tím, že existují i další dodavatelé. Když nezareagujete včas, může to udělat někdo jiný. Nebyla by to škoda?

I s účetními nebo klíčovým obchodníkem mimo provoz se dá zareagovat rychle. Nejde to ale udělat od stolu s papírovými smlouvami a klasickými razítky. Firma musí mít elektronický interní oběh dokumentů s možností jejich úprav, schvalování, podepisování a archivace, který je dostupný odkudkoli online. Pak není potřeba čekat, až se zrovna onen člověk vrátí z dovolené, a jakýkoliv dokument lze zpracovat okamžitě třeba z druhého konce světa i na displeji mobilního telefonu.

Jak se zbavit závislosti na papíru?

Jak takový schvalovací proces nebo vyřizování zakázky či faktury vypadá?

S využitím naší aplikace Sofa opravdu jednoduše: dokument projde schválením v interním kolečku kompletně online. Ke schválení stačí každému mobilní telefon. Díky aplikaci je přitom jasně zaznamenáno, kdo, kdy a co přesně schválil. Pokud jde například o fakturu, po schválení ji kdokoliv z účetního oddělení vloží do ekonomického systému a může ji obratem proplatit.

Nikdo tedy nepotřebujeme podepisovat papírové dokumenty, nemusí nic posílat datovou schránkou nebo poštou či kurýrem. Dokument je navíc uložen v aplikaci Sofa přesně dle platné legislativy.

Hlavní devizou našeho řešení jsou ale rychlost a pružnost vyřizování požadavků na nakládání s dokumenty. Odpadá závislost na tom, aby odpovědní pracovníci museli sedět fyzicky v kanceláři a propiskou podepisovali a razítkovali objednávky nebo smlouvy. To vše lze dělat elektronicky, pružně a naprosto jednoduše.

Pokud nechcete zbytečně přicházet o zakázky, urychlete své schvalovací procesy a účetnictví a zbavte se závislosti na fyzickém papírování. Uvidíte, že se vám to vyplatí.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Kdo to proboha schválil?!

Kdo to proboha schválil?!

Znáte to. Šéf se vrátí z dovolené nebo ze služební cesty a s hrůzou zjišťuje, že kdosi schválil objednávku, u které si on sám kladl otázku, zda se firmě vůbec vyplatí. A podřízení raději mlží a přehazují si problém jako horký brambor, takže se nelze ničeho dopátrat.

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Prázdniny nepřejí pružnému vyřizování firemních záležitostí. Prakticky vždy je někdo na dovolené a jako na potvoru to je v tu nejméně vhodnou dobu většinou kolega s podpisovým právem a rozhodujícími pravomocemi.

Sofa se vyvíjí ve spirále. Každá otočka je o patro výš!

Sofa se vyvíjí ve spirále. Každá otočka je o patro výš!

Tým našeho klíčového produktu, Sofa, se rozšířil o významnou posilu. Jejím produktovým manažerem se stal od července Vlasta Tesař. Předchozích deset let strávil na několika pozicích ve společnosti Microsoft, kde s námi spolupracoval. Témat k rozhovoru bylo více než dost.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.