Doplněk Sofa v aplikaci Outlook
Doplněk Sofa v aplikaci Outlook umožňuje zpracovávat přílohy zpráv elektronické pošty. Popis instalace doplňku najdete v kapitole Nasazení aplikace Sofa do Outlooku.
Vybrané soubory z přílohy lze přímo v prostředí doplňku podepsat (podle potřeby předem konvertovat do formátu PDF) a takto podepsané dokumenty potom:
-
Využít pro sestavení přílohy odpovědní zprávy na zprávu, ve které byly doručeny.
-
Načíst do aplikace SignPoint, tam podle potřeby přidat další dokumenty a poslat na podepisovací cestu vybraným podepisovatelům.
-
Využít k sestavení přílohy datové zprávy a tu pak odeslat do zvolené datové schránky.
-
Zpracovat pomocí některé z vybraných agend umožňující zpracování dokumentů.
Vybrané soubory z přílohy zprávy elektronické pošty lze pomocí doplňku Sofa zpracovat i bez předchozího podepsání:
-
Vložit je do aplikace SignPoint a tam spolu s dalšími soubory poslat na podpisovou cestu.
-
Vložit je do jiné vybrané aplikace umožňující zpracování souborů.
-
Využít je pro sestavení přílohy datové zprávy.
Princip práce s doplňkem Sofa v Outlooku
Princip práce s doplňkem Sofa je následující. Do Outlooku přijde zpráva (zásilka elektronické pošty) obsahující v příloze soubor(y), které budete chtít pomocí doplňku zpracovat. Načtěte obsah této zprávy.
Pokud je doplněk Sofa k dispozici, vidíte v okně Outlooku na liště Domů i na nástrojové liště okna s načtenou poštovní zprávou tlačítko Sofa.
| Vzhled a ovládání doplňku Sofa jsou prakticky stejné ve „webové“ i v „desktopové“ verzi Outlooku. |
Spuštění doplňku Sofa v okně Outlooku
Po klepnutí na tlačítko Sofa se v okně Outlooku zcela vpravo otevře stejnojmenný panel.
V panelu je seznam souborů, které jsou v příloze aktuálně otevřené poštovní zprávy. Pokud byste tlačítko stiskli nad zprávou, která neobsahuje žádné přílohy, oznámí to zpráva v informačním pruhu a s doplňkem nelze v daném kontextu pracovat.
| Pokud jsou mezi soubory v příloze takové, které nelze převést do formátu PDF, v seznamu se nezobrazí. |
Výběr dokumentů k podpisu
Před názvem každého souboru je výběrové políčko. Jeho zaškrtnutím zařadíte dokument do následného zpracování.
Po výběru prvního souboru se panel Sofa doplní o velkoplošná tlačítka (dlaždice), jejichž pomocí zvolíte akci, kterou s vybranými dokumenty chcete provést.
-
Podepsat jako PDF – vybrané dokumenty bude možné vámi podepsat.
-
Otevřít SignPoint – vybrané dokumenty se načtou do formuláře agendy SignPoint, kde nastavíte podepisovací cestu a případně k nim přidáte další dokumenty podle vašeho výběru.
-
Odeslat datovou zprávou – umožní vybrané dokumenty odeslat v příloze datové zprávy do zvolené datové schránky.
-
Všechny agendy – nabídne ke spuštění agendy, které přicházejí v úvahu pro zpracování vybraných dokumentů.
V dalších kapitolách jsou jednotlivé možnosti popsány podrobně.
|
Po stisku uvedených tlačítek můžete být vyzváni k povolení otevření nového okna, do kterého bude načtena požadovaná aplikace. 
|
Podpis dokumentů elektronickým podpisem
Pomocí tlačítka Podepsat jako PDF podepíšete vybrané dokumenty ve formátu PDF (nebo dokumenty jiného typu po konverzi do tohoto formátu). Podepisujete jen za sebe a pouze dokumenty vybrané v předchozím kroku.
Protože podepisovat lze pouze dokumenty ve formátu PDF, je třeba dokumenty v jiných formátech do tohoto formátu před podpisem konvertovat.
|
Ne každý typ souboru lze do PDF konvertovat. Přílohové soubory vhodné ke konverzi do PDF, a tím i k podpisu, mohou být typů: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pdf, html, xhtml, png, jpg, eml, txt, bmp, gif, jfif, jpeg, tiff, psd, rtf, pptx, ods, odt, odp, odf, fo, zfo, isdoc nebo isdocx. |
Podpis se realizuje prostředky agendy SignPoint spuštěné na pozadí. Podepisování proběhne standardním postupem, který je popsán v kapitole Podepisování u popisu agendy SignPoint.
| Připomeňme si, že pokud chcete podepisovat lokálním certifikátem, je třeba načíst jejich nabídku pomocí odkazu pod polem Vybraný certifikát k podpisu. Tato akce vyžaduje, abyste měli k dispozici potřebné rozšíření. Jestliže jej dosud nemáte instalované, povede vás odkaz nejprve k jeho instalaci. |
V okně s náhledem dokumentu určíte místo, kam bude umístěn rámec s vizualizovaným podpisem. Po umístění všech podpisů a autentizaci k podpisovému certifikátu se dokumenty podepíšou.
| Pokud nechcete, aby součástí podepsaného dokumentu byla vizualizace podpisu, zaškrtněte políčko Neumisťovat vizuální podpis. |
Po dobu vlastního podepisování je na pozadí zobrazeno okno příslušné agendy. Do ničeho nezasahujte a vyčkejte, dokud se znovu nezobrazí okno Outlooku s panelem Sofa.
Po ukončení podepisování se v panelu Sofa vypíše zpráva v zeleném informačním pruhu a zobrazí se položky s podepsanými dokumenty. Pokud chcete posoudit vzhled podepsaného dokumentu, můžete klepnutím na položku s jeho názvem otevřít okno s náhledem.
Další zpracování podepsaných dokumentů
V panelu pak následuje nabídka umožňující rozhodnout, co s podepsanými dokumenty udělat dále.
Anulování podpisové operace
Pokud jste při náhledu zjistili nějaké nesrovnalosti, třeba v umístění podpisu, můžete podpisovou akci jako celek zopakovat. Tlačítkem Začít znovu podepsané dokumenty „zahodíte“ a vrátíte se v panelu Sofa do jeho výchozího stavu – k výběru dokumentů k podpisu.
Zpracování podepsaných dokumentů agendou SignPoint
Podepsané dokumenty lze dále zpracovat agendou SignPoint. Zde máte k dispozici možnost skupinu podepsaných dokumentů doplnit dalšími dokumenty a odeslat je do koloběhu k podpisu vybranými podepisovateli.
Tlačítkem Otevřít SignPoint otevřete formulář této agendy.
Do něj jsou ve výchozím stavu vloženy položky všech dokumentů podepsaných v předchozím kroku.
Dále máte možnost:
-
Přidat do formuláře další dokumenty podle vlastního výběru.
-
Odebrat dokumenty, které již dále zpracovat nechcete.
Po specifikaci podpisové cesty a případném nastavení dalších parametrů dokumenty odešlete do podepisovacího koloběhu. (Blíže viz popis agendy SignPoint v kapitole Vyplnění formuláře agendy SignPoint.)
Odeslání dokumentů datovou zprávou
Podepsané dokumenty lze z doplňku Sofa odeslat v příloze datové zprávy. V panelu Sofa klepněte na tlačítko Odeslat datovou zprávou.
| Předpokladem je, aby vaše organizace měla nakonfigurovanou možnost práce s datovými schránkami (viz kapitola Připojení k datové schránce). |
Otevře se formulář agendy Odeslání datové zprávy. V něm jsou podepsané dokumenty zařazeny do sekce Přílohy, ve které jsou soubory odesílané jako součást datové zprávy.
Máte možnost některé dokumenty odebrat a další dokumenty přidat. Datovou zprávu sestavíte a odešlete postupem popsaným v kapitole Odesílání datových zpráv.
Odpověď na výchozí zprávu s podepsanými dokumenty
Tato funkcionalita umožňuje dokumenty z poštovní zprávy přijaté v Outlooku přímo na místě podepsat a zařadit do odpovědní zásilky.
Podepište dokumenty z doručené e-mailové zprávy (Podpis dokumentů elektronickým podpisem) a v panelu Sofa klepněte na tlačítko Odpovědět na e-mail.
V Outlooku se otevře okno s částečně připravenou odpovědí na původní e-mailovou zprávu. Okno pro sestavení odpovědi a způsob jeho ovládání jsou analogické oknu a postupu, které používáte pro sestavení běžných poštovních zpráv. Podepsané dokumenty jsou zařazeny do přílohy.
Podle potřeby můžete některé z podepsaných dokumentů z přílohy odebrat a jiné doplnit. Parametry odpovědi nastavíte běžným postupem.
Zpracování podepsaných dokumentů jinou agendou
Po stisku tlačítka Všechny agendy vám doplněk Sofa nabídne agendy vhodné pro další zpracování podepsaných dokumentů.
Jedná se především o agendy určené pro manipulaci se soubory. Jsou mezi nimi i agendy pro odeslání souborů datovou zprávou, e-mailovou zprávou, SignPoint a další.
Pro obsluhu jednotlivých agend platí informace uvedené u jejich popisů.
Zpracování nepodepsaných dokumentů
V doplňku Sofa je možné také zpracovat soubory z přílohy mailové zprávy bez předchozího podpisu.
Zpracování nepodepsaných dokumentů agendou SignPoint
Tato funkcionalita umožňuje pro vybrané (a nepodepsané) dokumenty z přílohy poštovní zprávy přímo z panelu doplňku Sofa spustit agendu SignPoint.
V panelu vyberte požadované soubory a klepněte na tlačítko Otevřít SignPoint
Otevře se formulář agendy a vybrané (nepodepsané) dokumenty jsou zařazeny do sekce Dokumenty k podpisu.
Dále je možné s agendou dělat vše, co je popsáno v kapitole Vyplnění formuláře agendy SignPoint a kapitolách následujících. Lze přidat další dokumenty k podpisu, určit podpisovou cestu atd. Takto podepsané dokumenty z poštovní zprávy se po ukončení podpisového koloběhu vloží do DMS v Sofa (najdete je například v pohledu Dokumenty – Podepsané soubory).
Po odeslání dokumentů a uzavření formuláře SignPoint se vrátíte do panelu Sofa, kde můžete s výchozími dokumenty z poštovní zprávy dále pracovat.
Odeslání nepodepsaných dokumentů datovou zprávou
Tato funkcionalita umožňuje přímo z okna Outlooku odeslat (nepodepsané) soubory z přílohy e-mailové zprávy pomocí datové zprávy do cílové datové schránky.
Po výběru souborů klepněte na tlačítko Odeslat datovou schránkou.
Otevře se formulář agendy Odeslání datové zprávy. V něm jsou vybrané nepodepsané dokumenty zařazeny do sekce Přílohy (viz výše v kapitole Odeslání nepodepsaných dokumentů datovou zprávou). Máte možnost některé dokumenty odebrat a další pro změnu přidat. Datovou zprávu sestavíte a odešlete postupem popsaným v kapitole Odesílání datových zpráv.
Zpracování nepodepsaných souborů jinou agendou
Tato funkcionalita nabídne agendy vhodné pro zpracování (nepodepsaných) dokumentů z přílohy e-mailové zprávy přímo v panelu doplňku Sofa.
Po stisku tlačítka Všechny agendy vám Sofa nabídne agendy vhodné pro další zpracování vybraných dokumentů.
Jedná se o agendy určené pro manipulaci se soubory – především pro jejich podepisovaní, odesílání v příloze datových zpráv a odesílání v příloze mailových zpráv.
Pro obsluhu jednotlivých agend platí informace uvedené u popisů jednotlivých agend.
