Příprava nástupu nového zaměstnance
Ještě před vlastním nástupem nového zaměstnance je zapotřebí zajistit řadu věcí, aby zaměstnanec hned po nástupu nalezl potřebné materiální a technické zázemí a mohl se ujmout svých pracovních povinností. K tomu je k dispozici agenda Nový zaměstnanec, která pracovníkům firmy v souvislosti s nástupem zaměstnance jmenovitě přidělí úkoly.
Agendu spustí personalista pomocí velkoplošného tlačítka Nový zaměstnanec.
Vyplnění formuláře zadavatelem
V úvodní části formuláře Nástup zaměstnance je needitovatelný popis zadavatele agendy.
| Pořadové číslo bude agendě přiřazeno až po odeslání formuláře. Pak se toto číslo vypíše do jeho pravého horního rohu. |
Formulář dále obsahuje sekce Zaměstnanec a Požadavky.
V sekci Zaměstnanec se zadává čtveřice povinných údajů:
-
Do pole Jméno a příjmení se zapíše jméno a příjmení nového zaměstnance.
-
Pomocí datového voliče Datum nástupu nastavte datum předpokládaného nástupu nového zaměstnance. Od něj se budou odvíjet termíny požadavků pro přípravu jednotlivých požadavků v následující sekci.
-
Do pole Pozice se slovně popíše pozice, na kterou má nový zaměstnanec nastoupit.
-
Pomocí voliče Nadřízený se vybere přímý nadřízený nového zaměstnance.
V sekci Požadavky následuje řada podsekcí s popisem požadavků, které je zapotřebí v souvislosti s nástupem nováčka zajistit.
V každé z nich se uvádí:
-
Pojmenování požadavku – ten lze případně změnit voličem Požadavek.
-
Osoba zodpovědná za splnění požadavku – výchozí volbu lze změnit voličem Zodpovědná osoba. Zodpovědnou osobou může samozřejmě být i zadavatel agendy a přímý nadřízený.
-
Termín, do kdy je požadavek třeba splnit. Nabízené datum lze upřesnit datovým voličem Zpracovat do.
-
Dále je k dispozici nepojmenované pole pro zápis poznámky pro zpracovatele daného požadavku.
-
Pomocí tlačítka s odpadkovým košem
lze některé z požadavků ze seznamu vyjmout.
Tlačítkem Přidat úkol se otevře nová (prázdná) podsekce, ve které lze popsat a vložit další požadavek, který není ve standardním uspořádání formuláře obsažen.
| Volič požadavků se plní pomocí číselníku sys_enum_employee_entry_requests (Nástup zaměstnance – požadavky). |
| Při jakékoliv manipulaci s předem připravenými číselníky doplňujte položky na kartě Data. Do nastavení na kartě Sloupce nezasahujte!!! O nastavení číselníků pojednává kapitola Správa číselníků. |
Pokud vyberete položku Jiná akce, přibývá vedle pole pro zápis poznámky ještě pole pro přesné pojmenování požadavku.
Po sestavení všech požadavků se formulář odešle tlačítkem Odeslat.
Zadavatel nadále vidí odeslaný formulář (pouze ke čtení) ve složce Agendy – V procesu.
Formulář u vyřizujících zaměstnanců
Jednotlivým vyřizujícím zaměstnancům přijde elektronickou poštou notifikační zpráva o požadavku – Přijetí nového zaměstnance – požadavky k vyřízení. Součástí zprávy je odkaz na formulář o zpracování požadavku.
Notifikační zprávu o zahájení agendy dostane také uživatel vybraný ve formuláři jako nadřízený.
Vyřizující zaměstnanec vidí požadavek v okně Agendy – K vyřízení. Ve formuláři vidí jen požadavek (požadavky) jemu příslušející. Pokud je mezi vyřizujícími přímý nadřízený, vidí požadavky všechny, vyřídit může však jen ten svůj.
Vyřizující zaměstnanec se pokusí požadavek splnit. Může si mezi tím rozpracovaný formulář tlačítkem Uložit rozpracované uložit zpět do složky K vyřízení, odkud jej může kdykoliv znovu otevřít.
Do pole Poznámka může také zapsat nějaký poznámkový text.
Po splnění požadavku uživatel zaškrtne políčko Splněno a stiskne tlačítko Odeslat.
Pokud má vyřizující uživatel dva a více požadavků, může formulář odeslat až po splnění všech.
Po odeslání formuláře vidí vyřizovatel jeho položku ve složce Agendy – V procesu. Formulář si může prohlédnout, ale jen v režimu „pouze ke čtení“.
Přímý nadřízený vidí ve svém formuláři ve složce Agendy – K vyřízení podle zaškrtnutých políček Splněno, kdo již požadavky vyřídil. Do formuláře však nemůže zasahovat. Obsah formuláře se průběžně mění, jak jej jednotliví uživatelé schvalují.
