Správa dokumentů v Sofa

Každý uživatel má v prostředí Sofa možnost mít přehled o všech písemnostech, tedy dokumentech, které doprovázejí jeho práci. Dokumenty se ukládají v elektronické podobě do tzv. dokumentové části Sofa (DMS).

Dokumenty uložené v DMS lze samozřejmě nejen prohlížet, ale i sdílet, ověřovat jejich podpisy, kopírovat a přesouvat, případně stahovat mimo DMS, kontrolovat jejich vazby v prostředí Sofa a další. Přímo nad dokumenty lze spouštět různé agendy – například pro podepisování, hromadné podepisování (smluv), odesílání elektronickou poštou nebo posílání v rámci datových zpráv.

Dokumenty je možné v DMS podle potřeby vyhledávat, třídit i filtrovat podle nastavených kritérií.

V neposlední řadě je možné dokumenty archivovat a využívat možnost dlouhodobé údržby. Pod pojmem dlouhodobá údržba rozumíme archivaci vedenou takovým způsobem, aby dokumenty měly právní váhu i po letech a při tom dodržovaly legislativní nároky i pravidla skartace. Archivní péče je aktivní – automaticky udržuje podpisy na každém jednotlivém dokumentu v platnosti a zároveň hlídá skartační lhůty. Dokumenty jsou tak stále připraveny na audit, a to vše v souladu s aktuálně platnou legislativou podle pravidel eIDAS.