Oznámení porušení

Mezi agendami určenými pro oblast HR je nabízena také agenda sloužící pro oznamování porušení např. zákoníku práce, GDPR, ochrany spotřebitele apod. (tzv. whistleblowing).

Formulář agendy může jako zadavatel vyplnit jmenovitě zaměstnanec, ale také anonymně kdokoliv jiný (pomocí odkazu, nemusí být ani uživatelem Sofa).

Formuláře této agendy mohou zpracovat uživatelé obsazení v rolích ředitel a HR. Pomocí konfiguračních proměnných lze specifikovat i jiné role nebo i skupiny.

Uživatelé obsazení v rolích HR a Ředitel mají také k dispozici možnost zobrazit přehled všech učiněných oznámení (například pro potřeby auditu).

Sestavení a odeslání oznámení

Zadavatel otevře formulář této agendy z pohledu Agendy – Zadat velkoplošným tlačítkem Oznámení porušení.

image129

V první části formuláře je sekce Oznamovatel, ve které buď specifikujete konkrétního oznamovatele nebo využijete možnost vyplnění anonymního.

Evidenční číslo se do formuláře doplní po jeho odeslání.

Oznamovatel není anonymní

Při spuštění této agendy z prostředí Sofa bude jako konkrétní oznamovatel přiřazen zadavatel agendy, jehož jméno se vypíše v needitovatelných polích Jméno a Příjmení.

Do polí E-mail a Telefon se z dat oznamovatele převezme adresa elektronické pošty a telefonní číslo. Oba údaje se dají změnit.

Do pole Adresa může oznamovatel nepovinně uvést svou adresu.

Anonymní oznámení

Pokud chce někdo učinit oznámení anonymně, může klepnout na odkaz zde v řádku s informací Vyplnit anonymně zde.

Bude odhlášen ze Sofa a v novém okně se mu otevře formulář pro anonymní vyplnění.

Pole Jméno a Příjmení budou v tomto případě prázdná a přístupná pro zápis – jejich vyplnění je nepovinné, jde o anonymní přístup. Stejně tak je to u zadání mailové adresy a telefonního čísla.

URL adresu pro anonymní přístup k agendě určíte podle kapitoly Konfigurace anonymního linku.

image130

Obsah oznámení

Popis toho, co je předmětem oznámení, je již shodný pro anonymního i neanonymního oznamovatele. Popíše se v sekci Oznámení. Kromě času incidentu jsou všechny údaje povinné.

  • Čeho se oznámení týká, lze vybrat pomocí nabídky otevřené klepnutím na položku voliče Oznámení se týká. Je k dispozici několik konkrétních položek, případně položka Jiné, pokud z nabídky nic nevyhovuje.

  • Volič Vztah ke společnosti slouží k upřesnění, v jakém vztahu ke společnosti je osoba zasílající oznámení. I zde je k dispozici několik konkrétních možností nebo položka Jiné, pokud nic z nabídky nevyhovuje.

  • Datový a časový volič – Datum incidentu a Čas incidentu – umožní specifikovat, kdy k oznamované události došlo; povinně se zadává datum.

image131

Co a jak bylo porušeno musí být povinně popsáno v poli Podrobný popis porušení. Datum, kdy je oznámení podáváno, se doplní do pole Datum oznámení podle aktuálního data. Údaj nelze upravit.

Přílohy oznámení

Existuje-li cokoliv, čím lze porušení doložit (fotografie, obrazový či zvukový záznam apod.), lze to připojit ve formě souboru k formuláři po stisku tlačítka Vložit přílohy. Soubor se do formuláře připojí z vybrané složky na disku. Omylem vložený soubor z formuláře vymažete klepnutím na tlačítko se symbolem odpadkového koše (image132).

  • Tlačítkem image88 (Náhled) otevřete náhled na obsah souboru do náhledového okna zobrazeného paralelně s formulářem agendy. V náhledovém režimu lze obvykle bez problému zobrazit jen PDF soubory a některé obrázky. V ostatních případech se soubor místo toho buď spustí nebo stáhne do složky, kam ukládáte stažené soubory (obvykle Downloads).

  • Tlačítkem image89 (Stáhnout) fyzicky zkopírujete soubor do složky pro stahované soubory (viz výše).

Odeslání oznámení

Sestavené oznámení zadavatel pošle zaměstnancům v příslušných rolích tlačítkem Odeslat.

Zadavateli agendy přijde elektronickou poštou notifikace o přijetí jeho oznámení. Jeho součástí je i odkaz na formulář agendy.

image133

Zadavatel nyní vidí položku agendy v pohledu Agendy – V procesu.

image134

Formulář je pro něj viditelný jen v režimu „pouze ke čtení“.

Vyřízení oznámení

Uživatel nebo uživatelé oprávnění tuto agendu vyřizovat, dostanou elektronickou poštou avízo o zaslání požadavku na vyřízení zaslaného oznámení. Agendu vyřídí ten z nich, kdo první otevře její formulář.

Primárně oznámení vyřizují uživatelé obsazení v roli HR. Uživatel(é) obsazení v roli Ředitel dostanou o zpracovaném oznámení avízo elektronickou poštou.

Uvedené role lze změnit pomocí konfiguračních proměnných.

  • Pomocí proměnné konf_zpracovatel_role určíte osobu, roli nebo skupinu oznámení vyřizující.

  • Pomocí proměnné konf_avizo_role nastavíte osobu, roli nebo skupinu, která má o zpracovaném oznámení dostat elektronickou poštou notifikační zprávu.

V obou případech lze nastavit i více osob, skupin či rolí.
image135

Odkaz na formulář agendy je obsažen v avízu nebo ho vyřizující najde v pohledu Agendy – K vyřízení.

image136

Vyřizující si ve formuláři může prohlédnout i stáhnout soubory, které byly k oznámení přiloženy.

Formulář je doplněn o sekci Zpracovatel. V ní je uvedeno jméno a příjmení vyřizujícího (oba údaje jsou needitovatelné). Dále je zde pole Popis zpracování oznámení, do kterého napíše vyřizující, jakým způsobem oznámení vyřídí.

Tlačítkem Vložit přílohy může vyřizující k formuláři připojit přílohy upřesňující způsob vyřízení.

Pokud je k vyřízení případu potřeba více času, lze formulář tlačítkem Uložit v aktuální podobě dočasně zavřít a uložit do pohledu Agendy – K vyřízení. Z ní jej pak lze kdykoliv znovu otevřít.

Pokud je formulář rozpracovaný a uložený, vidí jej stále i ostatní zpracovatelé, pokud je jich více. Mohou tak kdykoliv převzít vyřešení oznámení sami.
image137

Tlačítkem Uzavřít se formulář agendy zaeviduje a uzavře. Zadavatel o tom dostane elektronickou poštou avízo.

image138

Položku agendy má k dispozici v pohledu Agendy – Uzavřené. Její formulář lze otevřít v režimu „pouze ke čtení“.

image139

Z otevřeného formuláře je možné prohlížet či stahovat soubory obsažené v příloze. Po vyřízení se do záhlaví formuláře také doplnilo jeho pořadové číslo.

image140
Soubory z přílohy se v Sofa automaticky neukládají do DMS. Pokud je třeba je tam uložit, je nutné to udělat ručně.

Přehled konfiguračních proměnných

Celkový přehled konfiguračních proměnných a jejich základní nastavení uvádí následující tabulka.

Základní nastavení by se mohlo změnit po dohodě při dodávce aplikace Sofa konkrétně pro vaši organizaci.
Název Popis Hodnota Datový typ

anonym_link

Link pro vyplnění anonymem.

Viz kapitola Konfigurace anonymního linku

STRING

avizo_role

Ident skupiny (role), které půjde avízo po zpracování.

V dialogu pro změnu konfigurační proměnné lze jmenovitě vybrat uživatele, skupinu či roli.

STRING

zpracovatel_role

Ident skupiny (role), která zpracuje oznámení.

V dialogu pro změnu konfigurační proměnné lze jmenovitě vybrat uživatele, skupinu či roli.

STRING

Konfigurace anonymního linku

Uživatel s právy administrátora Sofa v okně Administrace klepne na tlačítko Správa agend. V seznamu agend vyhledá (s výhodou pomocí vyhledávacího pole) položku agendy Oznámení porušení.

Klepnutím na tlačítko se třemi tečkami ve sloupci Akce se otevře příkazová nabídka, ve které je třeba spustit příkaz Upravit popis.

image141

V okně Úprava agendy je zapotřebí klenutím myší zaškrtnout políčko Anonymní uživatel může spustit agendu.

image142

Nastavení se uloží tlačítkem Uložit, které je v okně vpravo dole. Teprve pak se v okně objeví informace URL pro anonymního uživatele.

image143

Vypsanou adresu překopírujte do konfigurační proměnné anonym_link.

Adresu je zapotřebí opravdu zjistit případ od případu, není platná univerzálně!

Přehled Oznámení porušení

Uživatelé obsazení v rolích HR a Ředitel mají také k dispozici přehled všech učiněných oznámení.

Zadavatel otevře okno této agendy z pohledu Agendy – Přehledy velkoplošným tlačítkem Oznámení porušení.

image144

V okně Přehled Oznámení porušení je uveden tabelární přehled všech ukončených či probíhajících agend Oznámení porušení. Položky přehledu lze třídit podle jednotlivých sloupců, obsah okna upravit filtrací, případně je možné v přehledu vyhledávat.

image145

Ke každé položce jsou ve sloupci Agenda k dispozici čtyři tlačítka.

  • Tlačítkem image146 – Zobrazit formulář agendy – otevřete kompletní formulář agendy. Ten je zobrazen v režimu „pouze ke čtení“ a nelze v něm tedy nic měnit. Možné je pouze stáhnout soubory příloh nebo je zobrazit v náhledovém okně.

  • Tlačítkem image147 – Zobrazit workflow agendy – otevře okno s grafickým znázorněním průběhu agendy.

image148

  • Tlačítkemimage1 – Zobrazit vazby agendy – otevře okno s přehledem všech vazeb, které v souvislosti s agendou byly vytvořeny.

image149

  • Tlačítkem image150 – Zobrazit historii agendy – se zobrazí časový průběh agendy. V okně Historie agendy jsou vypsány jednotlivé body zpracování spolu s údajem, kdo a v jakém čase agendu zpracovával.

  • Tlačítkem Otevřít formulář (image146) ve sloupci Formulář lze otevřít formulář agendy v podobě, jakou měl právě v daném kroku.

image151