Vstupní dotazník pro budoucího zaměstnance

Ve zprávě elektronické pošty budoucí zaměstnanec klepne na odkaz Vyžádat přístup k dokumentům.

Požadovaný dotazník je součástí agendy ve firemní aplikaci Sofa a budoucí zaměstnanec je vůči Sofa v té chvíli v pozici externího uživatele. Proto je potřeba mu povolit k této aplikaci jednorázový přístup.

V dialogu Ověření přístupu budoucí zaměstnanec klepne na tlačítko Ověřit přístup.

Tím se vygeneruje jednorázový odkaz pro přístup do firemní aplikace Sofa, jehož platnost je z bezpečnostních důvodů časově omezena na jednu hodinu. Také tento odkaz je budoucímu zaměstnanci zaslán elektronickou poštou na jeho soukromou adresu, o čemž ho informuje zobrazená zpráva.

Okno se zprávou je možné zavřít. Ve své elektronické poště budoucí zaměstnanec otevře zásilku Ověření přístupu externího uživatele společnosti xxx a v ní klepne na odkaz Otevřít aplikaci Sofa.

Ověření zakončí klepnutím na tlačítko Otevřít v následně zobrazeném dialogu Ověřit přístup.

Následně se v okně aplikace Sofa načte formulář Vstupní dotazník. Ten je poměrně dlouhý, takže si ho probereme po jednotlivých sekcích.

V sekci Osobní údaje je zapsáno křestní jméno a příjmení – údaje se převezmou z výchozího dotazníku zadaného personalistou. Zobrazené údaje lze nyní i upravit a doplnit tituly používanými před a za jménem.

Dále se uvádí rodinný stav, rodné číslo a datum narození (to se automaticky dosadí podle rodného čísla). Všechny údaje jsou povinné.

Povinné jsou i údaje o místu narození, jednom identifikačním dokladu (občanský průkaz či pas) a jeho vydavateli.

V sekci Kontaktní údaje je již vyplněn soukromý telefon a soukromá adresa elektronické pošty. K tomu je možné přidat ID datové schránky, pokud ji budoucí zaměstnanec má k dispozici.

Je třeba zadat údaje o místu trvalého bydliště. Jméno ulice je nepovinné, povinné jsou číslo domu, PSČ, město a země.

Pokud chce budoucí zaměstnanec zadat kontaktní adresu jinou, než je adresa trvalého bydliště, změní nastavení přepínače Kontaktní adresa shodná s adresou trvalého bydliště na Ne. Pak se otevře další sada vstupních polí pro zadání kontaktní adresy.

V sekci Vzdělání uvede budoucí zaměstnanec nejvyšší dosažené vzdělání a na jaké škole bylo dosaženo.

V sekci Informace pro zpracování mezd uvede budoucí zaměstnanec číslo svého účtu včetně označení banky. Dále ze seznamu voliče Zdravotní pojišťovna ČR vybere svou zdravotní pojišťovnu. Údaje jsou povinné.

Dále pomocí skupiny přepínačů upřesní všechny požadované údaje.

Budoucí zaměstnanec pak zaškrtnutím políčka potvrdí, že zadané údaje jsou úplné a pravdivé.

Dotazník lze doplnit libovolným počtem příloh. V sekci Přílohy je k tomu k dispozici tlačítko Vložit přílohy, jehož pomocí lze postupně vložit soubory s přílohovými dokumenty.

U každé přílohy jsou obvyklá tlačítka pro její stažení, náhled nebo odebrání.

Když má budoucí zaměstnanec dotazník vyplněný, stiskne tlačítko Podepsat a odeslat.

Na to se zobrazí dialog s tlačítky pro výběr metody pro ověření totožnosti.

Podpisem se budoucí zaměstnanec zaručuje za správnost všech vyplněných údajů. Do formuláře po podpisu již nelze zasahovat – lze ho jen akceptovat nebo „zahodit“ a nechat ho zájemcem o zaměstnání vyplnit znovu.

Po podepsání je dokument s dotazníkem odeslán personalistovi.

V případě zjevných chyb či chybějících údajů nebo dokumentů má personalista možnost celou agendu stornovat. Celou akci je pak zapotřebí zopakovat od začátku. Korekci dat nelze řešit jako u jiných agend vrácením (budoucímu zaměstnanci) dotazníku k přepracování.

Klepnutím na tlačítko Stornovat dotazník v levé dolní části okna se formulář zavře.

Personalista pak vidí záznam neúspěšném zakončení agendy v pohledu Agendy – Uzavřené s indikátorem Zamítnuto, archivováno ve sloupci Stav.

Storno agendy lze samozřejmě využít i tehdy, pokud se v průběhu procesu zjistí, že budoucí zaměstnanec do firmy nenastoupí.

Pak lze také skartovat vstupní dotazník ze složky HR dokumenty; k tomu je zde k dispozici příkaz či tlačítko Mimořádně skartovat.

Pokud má být budoucí zaměstnanec přijat do firmy, je v této fázi ovšem zapotřebí zajistit zavedení jeho údajů do systému aplikace Sofa. To lze udělat:

Předpokládejme, že vstupní dotazník je správně vyplněn a údaje o budoucím zaměstnanci jsou zavedeny do aplikace Sofa. Personalista do dotazníku doplní další údaje a vše archivuje.

Personalista nejprve:

Stiskem tlačítka Archivovat se formulář odešle k archivaci.

Záznam o úspěšném ukončení agendy vidí personalista v pohledu Agendy – Uzavřené s indikátorem Schváleno, archivováno ve sloupci Stav.

Personalista nadále vidí vstupní dotazník nového zaměstnance v DMS, ve složce HR dokumenty.

Zároveň se v DMS založí osobní složka nového zaměstnance a jeho vstupní dotazník se uloží i do ní.

Nový zaměstnanec dostane elektronickou poštou zprávu o nasdílení dokumentu s dotazníkem. Tento dokument může zobrazit v náhledu, který otevře pomocí odkazu v mailu, a z něj i vytisknout či uložit.