Vstupní dotazník pro budoucího zaměstnance

Ve zprávě elektronické pošty budoucí zaměstnanec klepne na odkaz Vyžádat přístup k dokumentům.

Požadovaný dotazník je součástí agendy ve firemní aplikaci Sofa a budoucí zaměstnanec je vůči Sofa v té chvíli v pozici externího uživatele. Proto je potřeba mu povolit k této aplikaci jednorázový přístup.

V dialogu Ověřit přístup budoucí zaměstnanec klepne na tlačítko Otevřít.

Následně se do okna aplikace Sofa načte formulář Vstupní dotazník. Ten je poměrně dlouhý, takže si ho probereme po jednotlivých sekcích.

V sekci Osobní údaje je zapsáno křestní jméno a příjmení – údaje se převezmou z výchozího dotazníku zadaného personalistou. Zobrazené údaje lze nyní i upravit a doplnit tituly používanými před a za jménem.

Dále se uvádí rodinný stav, rodné číslo a datum narození (to se automaticky dosadí podle rodného čísla). Všechny údaje jsou povinné.

Povinné jsou i údaje o místu narození, jednom identifikačním dokladu (občanský průkaz či pas) a jeho vydavateli.

V sekci Kontaktní údaje je již vyplněn soukromý telefon a soukromá adresa elektronické pošty. K tomu je možné přidat ID datové schránky, pokud ji budoucí zaměstnanec má k dispozici.

Je třeba zadat údaje o místu trvalého bydliště. Jméno ulice je nepovinné, povinné jsou číslo domu, PSČ, město a země.

Pokud chce budoucí zaměstnanec zadat kontaktní adresu jinou, než je adresa trvalého bydliště, změní nastavení přepínače Kontaktní adresa shodná s adresou trvalého bydliště na Ne. Pak se otevře další sada vstupních polí pro zadání kontaktní adresy.

V sekci Vzdělání uvede budoucí zaměstnanec nejvyšší dosažené vzdělání a na jaké škole ho bylo dosaženo.

Údaj potřebný k vyplnění pole Kód vzdělaní lze získat na stránce dostupné na adrese https://obory-vzdelani.cz/. Součástí formuláře na této stránce je tlačítko pro zkopírování vygenerovaného údaje do schránky.

V sekci Informace pro zpracování mezd uvede budoucí zaměstnanec číslo svého účtu včetně označení banky. Dále ze seznamu voliče Zdravotní pojišťovna ČR vybere svou zdravotní pojišťovnu. Údaje jsou povinné.

Dále pomocí skupiny přepínačů upřesní všechny požadované údaje.

Budoucí zaměstnanec pak zaškrtnutím políčka potvrdí, že zadané údaje jsou úplné a pravdivé.

Dotazník lze doplnit libovolným počtem příloh. V sekci Přílohy je k tomu k dispozici tlačítko Vložit přílohy, jehož pomocí lze postupně vložit soubory s přílohovými dokumenty. Lze použít přetažení položek souborů ze souborového manažeru nebo výběr pomocí dialogu.

U každé přílohy jsou obvyklá tlačítka pro její stažení, náhled nebo odebrání.

Když má budoucí zaměstnanec dotazník vyplněný, stiskne tlačítko Podepsat a odeslat.

Na to se zobrazí dialog s tlačítky pro výběr metody pro ověření totožnosti.

Podpisem se budoucí zaměstnanec zaručuje za správnost všech vyplněných údajů. Do formuláře po podpisu již nelze zasahovat – lze ho jen akceptovat nebo „zahodit“ a nechat ho zájemcem o zaměstnání vyplnit znovu.

Po podepsání je dokument s dotazníkem odeslán personalistovi.

V případě zjevných chyb či chybějících údajů nebo dokumentů má personalista možnost celou agendu i s dotazníkem stornovat. Akci je pak zapotřebí zopakovat od začátku. Korekci dat nelze řešit jako u jiných agend vrácením (budoucímu zaměstnanci) dotazníku k přepracování.

Klepnutím na tlačítko Stornovat dotazník v levé dolní části okna se formulář zavře.

Personalista pak vidí záznam neúspěšném zakončení agendy v pohledu Agendy – Uzavřené s indikátorem Zamítnuto, archivováno ve sloupci Stav.

Storno agendy lze samozřejmě využít i tehdy, pokud se v průběhu procesu zjistí, že budoucí zaměstnanec do firmy nenastoupí.

Pak lze také skartovat vstupní dotazník ze složky HR dokumenty; k tomu je zde k dispozici příkaz či tlačítko Mimořádně skartovat.

Pokud má být budoucí zaměstnanec přijat do firmy, je zapotřebí ve firmě podchytit jeho data. To lze udělat:

Začátek dotazníku je needitovatelná kopie toho, co vyplnil budoucí zaměstnanec.

Předpokládejme, že vstupní dotazník je správně vyplněn a budoucímu zaměstnanci již byl v aplikaci Sofa vytvořen účet. Personalista do dotazníku doplní další údaje a vše archivuje.

Následuje další část, kde je třeba potvrdit některé údaje. Postup se liší podle nastavení posuvného přepínače Interní. Pokud je pole přepínače podbarveno, jedná se o interního zaměstnance firmy. Pokud přepínač přestavíte do opačné polohy (pole je zašedlé), půjde o pracovníka externího.

Pro interní pracovníky se zadává:

Pro externí pracovníky má tato sekce poněkud jinou podobu:

Význam posuvného ovladače Ke zpracování mzdové účtárně je stejný, jak bylo popsáno výše.

Další sekce umožní nahlédnout na přílohy dotazníku a případně nastavit některé parametry pro jejich uložení. Následující sekce se opakuje pro všechny přílohy, pokud je jich více než jedna.

Klepnutím na název dokumentu se jeho obsah načte v prohlížeči PDF souborů. Dvojice tlačítek vpravo umožní otevřít samostatné okno s náhledem na dokument nebo dokument stáhnout a uložit.

Dále lze upravit popisné údaje dokumentu:

Stiskem tlačítka Archivovat se formulář odešle k archivaci.

Záznam o úspěšném ukončení agendy vidí personalista v pohledu Agendy – Uzavřené s indikátorem Schváleno, archivováno ve sloupci Stav.

Personalista nadále vidí vstupní dotazník nového zaměstnance v DMS, v pohledu HR dokumenty.

Zároveň se v DMS založí osobní složka nového zaměstnance a jeho vstupní dotazník se uloží i do ní.

Nový zaměstnanec dostane elektronickou poštou zprávu o nasdílení dokumentu s dotazníkem. Tento dokument může zobrazit v náhledu, který otevře pomocí odkazu v mailu, a z něj i vytisknout či uložit.