Doplněk Sofa ve Wordu a Excelu

Pro zpracování dokumentu načteného ve Wordu a Excelu pomocí agend aplikace Sofa je potřeba mít instalovaný odpovídající doplněk Sofa. Postup pro instalaci, pokud tento doplněk dosud instalovaný nemáte, najdete v kapitole Nasazení doplňku pro Word a Excel.

Princip práce s doplňkem Sofa ve Wordu a Excelu

Načtený dokument ve Wordu (sešit v Excelu) lze přímo v prostředí doplňku podepsat (podle potřeby předem konvertovat do formátu PDF) a podepsaný dokumenty potom:

Načíst do aplikace SignPoint, tam podle potřeby přidat další dokumenty a poslat na podepisovací cestu vybraným podepisovatelům.
Využít k sestavení přílohy datové zprávy a tu pak odeslat do zvolené datové schránky.
Stáhnout podepsaný dokument na zařízení (na zvolený disk do vybrané složky).
Zpracovat pomocí některé z vybraných agend umožňující zpracování dokumentů.

Aktuálně načtený dokument lze pomocí doplňku Sofa zpracovat i bez předchozího podepsání:

Vložit je do aplikace SignPoint a tam spolu s dalšími soubory poslat na podpisovou cestu.
Vložit je do jiné vybrané aplikace umožňující zpracování souborů.
Využít je pro sestavení přílohy datové zprávy.

Může se stát, že tento doplněk (původně nazvaný Sofa 365 Bridge) již instalovaný máte a potřebujete jej aktualizovat na novou verzi. Postup je popsaný v kapitole Aktualizace doplňku pro Word a Excel.

Pokud je doplněk správně instalován, vidíte v pravé části pásu karet Domů sekci s tlačítkem Sofa.

Klepnutím na toto tlačítko se v pravé části okna otevře panel Sofa s tlačítky umožňujícími zpracování načteného dokumentu.

Podepsat jako PDF – otevře okno agendy SignPoint a načte do něj aktuální dokument konvertovaný do formátu PDF k podpisu přihlášeným uživatelem (tedy pouze tímto jedním uživatelem). Protože podepisovat lze pouze dokumenty ve formátu PDF, bude dokument ve formátu DOCX nebo XLSX do tohoto formátu konvertován.
Otevřít SignPoint – otevře pro aktuální (nepodepsaný) dokument okno agendy SignPoint a v něm umožní jeho podpis na podpisové cestě, kterou zde nastavíte. Do formuláře lze přidat i další dokumenty. Do podpisové cesty mohou být řazeni uživatelé jako podepisovatelé či schvalovatelé.
Odeslat datovou zprávou – umožní aktuální nepodepsaný dokument odeslat v příloze datové zprávy do vybrané cílové datové schránky.
Všechny agendy – otevře seznam všech agend, vhodných pro zpracování načteného dokumentu.

Podpis aktuálního dokumentu

Tlačítkem Podepsat jako PDF bude podepsán aktuálně otevřený dokument ve Wordu nebo Excelu. Podepisovat lze pouze dokumenty ve formátu PDF. Proto jsou dokumenty ve výchozím formátu Wordu či Excelu (např. DOCX nebo XLSX) do tohoto formátu automaticky konvertovány.

Po klepnutí na tlačítko se v panelu zobrazí zprávy o startu agendy pro podepisování.

Následně se otevře okno agendy, která běží na pozadí a nemá žádné obslužné prvky, a dokument se podle potřeby zkonvertuje do formátu PDF.

Pak se otevře okno pro podpis dokumentu, které je podrobně popsáno u agendy SignPoint (viz kapitola Podepisování). V něm vyberte podpisový certifikát, umístěte vizualizaci podpisu do dokumentu a klepněte na tlačítko Podepsat dokumenty.

Následuje autentizace přístupu k certifikátu podle toho, kde je certifikát umístěn.

Po ověření je dokument podepsán.

Po dokončení podepisovacího procesu se vrátíte do okna Wordu nebo Excelu s původním dokumentem. V panelu Sofa je zelený informační pruh se zprávou o úspěšném podpisu.

Výchozí dokument v okně samozřejmě podepsán není. Podepsána je jeho kopie převedená do PDF as vy nyní musíte rozhodnout, co s ní dál. K tomu poslouží tlačítka v modifikovaném panelu Sofa.

Náhled na podepsaný dokument

Podepsaný dokument snadno posoudíte v náhledovém okně, které otevřete klepnutím na tlačítko Náhled PDF dokumentu.

Z něj můžete podepsaný dokument také stáhnout a uložit do specifikovaného souboru.

Uložení podepsaného dokumentu

Podepsaný dokument můžete rovněž stáhnout a uložit tlačítkem Stáhnout podepsaný dokument z panelu Sofa.

Opakování podpisu

Pokud podepsaný dokument prohlédnutý v náhledovém okně z jakýchkoliv důvodů nevyhovuje vašim požadavkům, můžete jej tlačítkem Začít znovu opustit bez uložení. Výchozí dokument máte v okně Wordu (Excelu) stále k dispozici; můžete jej upravit a znovu podepsat.

Zbývající dvě tlačítka jsou popsána v následujících kapitolách.

Zpracování podepsaného dokumentu agendou SignPoint

Tlačítkem Otevřít SignPoint načtete podepsaný dokument do formuláře agendy SignPoint.

Dokument si můžete prohlédnout v náhledu, stáhnout na disk nebo z formuláře zcela odebrat, stejně jako při obsluze samostatně spuštěné agendy SignPoint. Do formuláře lze rovněž přidat další dokumenty včetně těch, které se nebudou podepisovat. Také zde se dokumenty určené k podpisu podle potřeby zkonvertují do formátu PDF.

V další části formuláře agendy je možné obvyklým způsobem specifikovat schvalovací a podepisovací cestu a dokument(y) pak odeslat ke zpracování:

Formulář vyplňte způsobem popsaným v kapitole o agendě SignPoint. Především určete, kdo všechno má dokument schválit či podepsat – lze vybrat jak interní, tak externí podepisující.
Vyplněný formulář odešlete do obvyklého podepisovacího koloběhu. Dokument se schválí, podepíše a archivuje postupem používaným u agendy SignPoint.

V okně Wordu (Excelu) zůstane otevřený výchozí soubor i panel Sofa. Ten můžete nyní zavřít.

V prostředí Sofa vidíte záznam o ukončené agendě v okně Agendy a pohledu Uzavřené.

Položku podepsaného dokumentu najdete v okně Dokumenty – v pohledech Podepsané soubory. Pokud se budete chtít přesvědčit, jak byl dokument podepsán, vyberte jeho položku a na nástrojové liště klepněte na tlačítko Ověření dokumentu. Ve stejnojmenném okně vidíte informace o podpisech, kterými je dokument opatřen. Z tohoto okna si také můžete stáhnout podpisovou doložku.

V pohledu Všechny soubory můžete vidět jak podepsané dokumenty, tak jejich podpisové doložky, rovněž ve formátu PDF.

Zpracování podepsaného dokumentu agendou

Další možnost nabízí tlačítko Všechny agendy.

Jeho stiskem se otevře panel Zahájit agendu nad vybranými dokumenty. V něm je nabídka dlaždic (velkoplošných tlačítek) ke spuštění agend, které máte k dispozici pro spuštění nad daným dokumentem.

Klepněte na položku s názvem požadované agendy. Další postup je obdobný jako v kapitole popisující práci s danou agendou. Obecně platí, že dokument bude vložen do formuláře zvolené agendy.

Zpracování nepodepsaného dokumentu

Pokud stisknete v panelu Sofa některé z tlačítek ještě před podpisem dokumentu, načte se do formuláře příslušné agendy výchozí dokument (DOCX nebo XLSX) dosud nepodepsaný. Ten se pak v agendě zkonvertuje do formátu PDF a zpracuje stejně, jak bylo popsáno v předešlých kapitolách.