Vrácení a zamítnutí zpracování sady dokumentů
Možnost vrátit sadu dokumentů k přepracování nebo ji zcela zamítnout má každý účastník schvalovací a podepisovací cesty – a to jak při podepisování, tak při schvalování.
Nabídka příkazů k tomu účelu obsahuje příkaz Vrátit; v případě schvalování je zde příkaz Zamítnout a v případě podepisování příkaz Odmítnout.
Zamítnutí schválení nebo odmítnutí podpisu
Postup je pro schvalování i podepisování analogický. Nastavte v nabídce potřebný příkaz a do pole Komentář zapište text, proč požadavek zadavatele nelze akceptovat. Nakonec klepněte na tlačítko Zpracovat.
Pokud se jedná o schvalování, pak zamítající uživatel potvrdí své rozhodnutí v dotazu Potvrdit zpracování dokumentů.
Zadavatel i všichni uživatelé na podpisové cestě, kteří zamítnutou dokumentovou dávku již podepsali, dostanou notifikační zprávu se zdůvodněním zamítnutí nebo odmítnutí.
Proces dále nepokračuje a dokumenty z dávky jsou odstraněny.
Vrácení
Vrácení je proces, kdy je dokumentová dávka s výhradou vrácena zadavateli. Ten má dvě možnosti:
-
Problém vracejícímu vysvětlit a dávku poslat znovu.
-
Dávku skartovat a po odstranění nedostatků vytvořit a poslat novou.
Dokumentová sada u vracejícího uživatele
Vracející uživatel nastaví v nabídce příkaz Vrátit, do pole Komentář popíše problém a dávku pošle tlačítkem Zpracovat zadavateli zpět.
Pokud se jedná o vrácení při schvalování, musí vracející potvrdit dotaz Potvrdit zpracování dokumentů.
Zadavatel dostane informaci o vrácení v notifikační zprávě, kterou obdrží elektronickou poštou.
Položku vrácené dokumentové sady najde v okně Dashboard nebo v pohledu Agendy – K vyřízení s indikátorem Vráceno.
Ve formuláři najde ve žlutém informačním pruhu informaci, proč mu byla sada dokumentů vrácena.
Tlačítky pro zobrazení náhledu a stažení souboru může zadavatel inkriminovaný dokument posoudit.
Pomocí dvojice tlačítek v dolní části formuláře může zadavatel rozhodnout, jak bude pokračovat.
Zadavatel chce pokračovat v procesu
Zadavatel se může s vracejícím uživatelem dohodnout a dokázat mu správnost dokumentů v dávce a dávku pak tlačítkem Pokračovat v procesu vrátit na podepisovací a schvalovací cestu. Ještě před tím je dobré v dialogu Zadejte poznámku vysvětlit, proč se rozhodl v procesu pokračovat. Dokumentová dávka je pak poslána vracejícímu uživateli.
Vracejícímu uživateli přijde dokumentová dávka zpět s notifikační zprávou stejně jako když ji dostal poprvé. Pokud se v okně Podpis dokumentů podívá do historie zpracování,
vidí tam postup schvalování včetně svého vyjádření a odpovědi zadavatele.
Tomu může přizpůsobit své další rozhodnutí, jak s dokumenty naložit. Například vyžaduje-li situace další konzultaci se zadavatelem, bude vhodné využít možnost Zpracovat později.
