Hromadné podepisování

V této kapitole je popsáno agendové řešení pro hromadné podepisování dokumentů. To se bude týkat zvláště větších organizací, kde se vytváří velké množství dokumentů (například typu smlouva), které je třeba schvalovat a podepisovat. Pokud by se tyto dokumenty ke schválení či podpisu vytvářely jednotlivě a nahodile během pracovní doby, neúměrně by to zatěžovalo pracovníky odpovědné za přípravy a vyřizování požadavků.

Proto je k dispozici postup, při kterém se dokumenty určené ke schválení a podpisu postupně připravují a shromažďují v úložišti a pomocí servisních agendy jsou dále zpracovávány.

Dokumenty určené ke zpracování agendou pro hromadné zpracování jsou připravovány externím informačním systémem žadatelů o podpis. Přitom se k dokumentům připojí potřebná metadata a údaje o podpisové cestě spolu s informacemi o způsobu podepisování. Tyto údaje se vloží do zvláštních souborů (JSON), které budou spolu s dokumentem předány prostřednictvím externího informačnímu systému k vyřízení interním procesům v Sofa.

V pravidelných intervalech se stav dokumentů kontroluje a pošle k vyřízení. Dokumenty postupně projdou schvalovací a podepisovací cestou podle nastavených dispozic. Požadavky na schválení nebo podpis dokumentů dostávají příslušní uživatelé notifikačními zprávami elektronickou poštou

Dokumentům se v cílové podobě přiřadí potřebný typ, nastaví práva a opatří se metadaty. Podepsané dokumenty se pak vloží do příslušné složky v DMS Sofa. Mimo toho se podepsaný dokument také může odeslat určenému příjemci na jeho mailovou adresu nebo do jeho datové schránky.