Odchod zaměstnance

V úvodní části formuláře Odchod zaměstnance je needitovatelný popis zadavatele agendy.

Formulář dále obsahuje sekce Údaje o nastupujícím zaměstnanci a Požadavky.

Jednotlivým vyřizujícím zaměstnancům přijde elektronickou poštou notifikační zpráva o požadavku – Odchod zaměstnance – Přidělení úkolu. Součástí zprávy je odkaz na formulář o zpracování požadavku.

Položku s agendou vidí v pohledu Agendy – Všechny také uživatel vybraný ve formuláři jako nadřízený.

Vyřizující zaměstnanci vidí požadavek v pohledu Agendy – K vyřízení. Ve formuláři vidí jen požadavek (požadavky) jim příslušející. Pokud je mezi vyřizujícími i přímý nadřízený, vidí požadavky všechny, vyřídit může však jen požadavky směrované přímo na něj.

Jak je vidět z tlačítek na nástrojové liště, může řešitel svůj úkol nasdílet nebo předat jinému zaměstnanci k vyřízení.

Vyřizující zaměstnanec (řešitel) se pokusí požadavek splnit. Může si mezi tím rozpracovaný formulář tlačítkem Uložit rozpracované uložit zpět do pohledu K vyřízení, odkud jej může kdykoliv znovu otevřít.

Do pole Poznámka může také přidat nějaký poznámkový text.

Po splnění požadavku uživatel zaškrtne políčko Splněno a stiskne tlačítko Odeslat.

Pokud má vyřizující uživatel dva a více požadavků, může formulář odeslat až po splnění všech.

Po odeslání formuláře vidí vyřizující jeho položku ve složce Agendy – V procesu. Formulář si může prohlédnout, ale jen v režimu „pouze ke čtení“.

Požadavky zadané agendou se vyřizují paralelně – všemi řešiteli současně. O průběhu vyřizování agendy se lze přesvědčit v reportu Odchod zaměstnance. Tento report vidí zaměstnanci v roli HR, tedy i zadavatel agendy.

V okně reportu jsou pod stejným číslem žádosti jednotlivě zobrazeni všichni řešitelé a jimi vyřizované požadavky, spolu s dalšími údaji o požadavku. Zadavatel vidí ve sloupci Vyřízeno stav jednotlivých požadavků – vyřízené požadavky mají zelený indikátor „zaškrtnutí“, dosud nevyřízené mají červené „proškrtnutí“.

Po vyřízení všech požadavků obdrží zadavatel agendy notifikační zprávu elektronickou poštou k podpisu a archivaci.

Odkaz na formulář agendy má v pohledu Agendy – K vyřízení.

Uzavřený formulář si zde může prohlédnout, doplnit povinné údaje do polí v závěrečné části formuláře. Dále má možnost ještě dodatečně poslat výstupní formulář k nahlédnutí a případnému vyjádření dalším uživatelům, případně jej již podepsat a archivovat.

Výstupní formulář lze dodatečně poslat k posouzení dalším uživatelům. Čistě jen pro informaci – pouze potvrdí seznámení s dokumentem.

Personalista v tomto případě pomocí posuvného ovladače otevře sekci Další zpracovatelé. Do pole Uživatel nastaví jméno uživatele, kterému chce poslat formulář k nahlédnutí. Po stisku tlačítka Přidat zpracovatele lze přidat druhého a další zpracovatele.

Následně personalista výstupní formulář podepíše (viz následující kapitola).

Formulář se pak zpřístupní dalším zpracovatelům, kteří se s jeho obsahem seznámí a seznámení potvrdí stiskem tlačítka Potvrdit zpracování.

Personalista pak po otevření formuláře agendy v pohledu Agendy – Uzavřené vidí, kdo se s obsahem seznámil. Jsou zde uvedena jejich jména pod hlavičkou Zpracoval.

Personalista nakonec agendu ukončí tlačítkem Podepsat a archivovat.

Podepisování proběhne standardním postupem, který je popsán v kapitole Podpisový dialog.

Po podpisu má teď personalista u sebe záznam o agendě v pohledu Agendy – Uzavřené.

Do elektronické pošty mu také přijde notifikační zpráva o dokončení agendy.

Odcházející zaměstnanec dostane výstupní list způsobem, který je určen v rámci jeho souhlasu s elektronickou komunikací.

Pokud byl ve formuláři aktivován přepínač Dostupné v osobní složce, najde také příslušný dokument ve své osobní složce.

V reportu Odchod zaměstnance jsou nyní všechny položky požadavků právě ukončené agendy označeny indikátorem „zelené zatržítko“ (Vyřízeno).