Účtenka

Agenda umožňuje spustit formulář pro nahrání digitalizovaných účtenek a požádat v rámci předdefinovaného schvalovacího procesu o jejich evidenci a proplacení.

Spuštění agendy

Agendu Účtenka spustíte jedním ze dvou možných postupů.

  • Klepnutím na velkoplošné tlačítko Účtenka v dolní části stránky Dashboard.

  • V okně Agendy klepnutím na příkaz Zadat a dále na velkoplošné tlačítko Účtenka.

image212
  • Agendu můžete spustit také v aplikaci Sofa běžící v mobilním telefonu – klepnutím na tlačítko Účtenka v pohledu AgendyZadat. Pokud tlačítko Účtenka nevidíte, odstránkujte k němu pomocí voliče pod sekcí Zadat, skládajícího se z několika teček.

image213

Vyplnění formuláře

Po spuštění agendy se otevře k vyplnění její formulář.

Konfigurace formuláře

Formuláře agend jsou obecně do jisté míry variabilní a umožňují rozšíření a doplnění o některé další funkcionality prostřednictvím konfiguračních proměnných.

Přehled konfiguračních proměnných pro tuto agendu najdete v kapitole Přehled konfiguračních proměnných a informace o jejich nastavení v kapitole Postup při nastavení konfiguračních proměnných.

Údaje o zadavateli

Zadavatelem je uživatel, který vyplňuje formulář – je to aktuálně přihlášený uživatel k Sofa, jak ukazují první tři zašedlá, a tedy needitovatelná pole – Jméno a příjmení, Osobní číslo a Organizační jednotka.

image214
Údaj Pořadové číslo se doplní po odeslání formuláře zadavatelem.

Přílohy žádosti

Jako přílohu lze vložit libovolný soubory obsahující oskenované nebo ofotografované účtenky. A jak nabádá žlutý rámeček, je třeba zajistit jejich kvalitu a čitelnost, aby mohla účetní vůbec zjistit, o co jde.

Klepněte na tlačítko Vložit přílohy. Vyberte soubor s přílohou a načtěte ho do formuláře.

image215

Soubory se vkládají ve formátu PDF. Pokud je vkládaný soubor v jiném formátu, bude do PDF automaticky zkonvertován. Takže pokud třeba ofotografujete účtenku a výsledný soubor je ve formátu JPG (například UCET_ZA_ZMRZLINU.docx, do formuláře bude vložen zkonvertovaný soubor UCET_ZA_ZMRZLINU_docx_konvertovano.pdf.

image216

Ke každému vloženému souboru s účtenkou je třeba zadat do pole Zdůvodnění výdaje povinný popis upřesňující, za co byly peníze vydány.

  • Tlačítkem image98 (Náhled) zobrazíte náhled na obsah přiloženého souboru.

  • Tlačítkem image99 (Stáhnout) lze přiložený soubor stáhnout na svůj počítač.

  • Tlačítkem image217 položku s přílohou z formuláře odstraníte.

Je-li to zapotřebí, lze tlačítkem Vložit přílohy vložit do formuláře druhý a další soubory.

Způsob proplacení

Částku z účtenek lze proplatit třemi způsoby – převodem na účet, v hotovosti nebo firemní platební kartou. Způsob proplacení nastavíte pomocí přepínače v záhlaví sekce Žádost.

Proplacení převodem na účet

Pokud chcete realizovat proplacení převodem, nastavte položku Na účet. Do čtveřice vstupních polí zadejte údaje o bankovním spojení (povinné) a variabilní symbol.

image218

Proplacení v hotovosti

Chcete-li účtenky proplatit v hotovosti, nastavte přepínač na položku Hotovost.

image219

Proplacení firemní kartou

Chcete-li účtenky proplatit firemní platební kartou, nastavte přepínač na položku Firemní kartou.

kartou

Zdůvodnění výdajů

Do pole Zdůvodnění výdajů napište, z jakého důvodu žádáte o proplacení účtenek; k čemu byly prostředky investovány a proč.

image220

Odeslání formuláře ke schválení

Pak klepnutím na tlačítko Odeslat zadavatel pošle formulář žádosti k posouzení svému přímému nadřízenému.

Zadavatel vidí položku odeslaného formuláře v pohledu Dashboard – V procesu nebo Agendy – V procesu. Zde ve sloupci Vyřizuje vidí jméno uživatele, který bude agendu vyřizovat (schvalovat).

image222

Indikátor ve sloupci Stav je ve tvaru Předáno ke schválení.

Formulář u přímého nadřízeného

Prvním schvalovatelem požadavku na proplacení účtenek je přímý nadřízený zadavatele. Ten obdrží notifikační zprávu o žádosti elektronickou poštou. Její součástí je i odkaz na formulář.

Pokud je přímý nadřízený přihlášený k Sofa, vidí položku s formulářem v pohledech Dashboard – K vyřízení a Agendy – k vyřízení.

image224

Ve formuláři má pro své vyjádření k dispozici sekci Schvalovatel. Zde může žádost buď schválit, stornovat nebo ji vrátit zadavateli k doplnění či přepracování.

Může, ale nemusí také do pole Poznámka zapsat své vyjádření.

Přímý nadřízený se žádostí nesouhlasí a stornuje ji

Pokud přímý nadřízený se žádostí o proplacení účtenek nesouhlasí a chce ji stornovat, zapíše do pole Poznámka důvod zamítnutí. Pak stiskne tlačítko Storno.

image225

Zadavatel obdrží notifikační zprávu o stornování žádosti elektronickou poštou.

Formulář se stornovanou žádostí vidí zadavatel v pohledu Agendy – Uzavřené; položka má ve sloupci Stav indikátor Stornováno.

image227

Nadřízený žádost vrátí k přepracování

Pokud nadřízený se žádostí o proplacení účtenek sice v zásadě souhlasí, ale má k ní určité výhrady, může ji zadavateli vrátit k přepracování. V tom případě zapíše do pole Poznámka důvod svého požadavku. Pak stiskne tlačítko Vrátit.

image228

Následně do okénka Zadejte poznámku ještě napíše zdůvodnění, proč požadavek vrací. Toto zdůvodnění se zobrazí zadavateli v notifikaci o vrácení formuláře. Stiskem tlačítka Pokračovat formulář žádosti předá zadavateli k úpravě.

image229

Zadavatel obdrží elektronickou poštou notifikační zprávu o vrácení požadavku.

Zadavatel vidí formulář své žádosti určený k přepracování v pohledu Agendy – K vyřízení s indikátorem Vráceno.

image231

Zadavatel provede ve formuláři požadované změny a znovu jej pošle nadřízenému ke schválení.

Nadřízený se žádostí souhlasí

Pokud nadřízený se žádostí o proplacení účtenek souhlasí, klepne ve formuláři na tlačítko Schválit.

image232

Formulář se postoupí k vyřízení řediteli firmy.

Formulář u ředitele

Po přímém nadřízeném dostává formulář ke schválení uživatel obsazený v roli ředitele firmy. Také on dostane notifikační zprávu o požadavku elektronickou poštou a vidí formulář v pohledu K vyřízení.

image234

Ředitel ve formuláři vidí sekci přímého nadřízeného žadatele a sám má k dispozici podobné prostředky.

Především je to pole Poznámka, kam může zapsat zdůvodnění toho, co dále s formulářem podnikne.

Dále má k dispozici tlačítko Storno, jehož pomocí celou agendu stornuje a ukončí.

Pomocí tlačítka Vrátit žadateli může ředitel poslat formulář zadavateli k přepracování, podobně jako v předchozím kroku přímý nadřízený (postup je zcela stejný).

image235

Předpokládejme, že ředitel formulář tlačítkem Schválit schválí bez výhrad.

Jak je nyní vidět v pohledu V procesu, formulář dále vyřizuje Účtárna.

image236

Agendu uzavírá účtárna

Po schválení přímým nadřízeným a ředitelem se formulář dostává do účtárny. Účetní o tom obdrží notifikační zprávu elektronickou poštou.

Pokud ho neotevře přímo z mailu, má účetní odkaz na formulář k dispozici v pohledu K vyřízení.

image238

Účetní otevře formulář, ve kterém má na konci nyní k vyplnění sekci Účtárna. Zde do pole Poznámka může napsat nějaký komentář k uzavření agendy a proplacení účtenek, případně k vrácení či stornování formuláře.

image239

Storno nebo přepracování zadavatelem

Účetní má i zde k dispozici možnost vrácení žádosti zadavateli k přepracování (tlačítko Vrátit žadateli) nebo ke kompletnímu stornování agendy (tlačítko Storno).

Při stornování formuláře dostane zadavatel notifikační zprávu elektronickou poštou.

Stornovaný formulář je umístěn v pohledu Uzavřené s indikátorem Stornováno ve sloupci Stav.

image241

Tisk formuláře

Stiskem tlačítka Vytisknout se otevře okno Náhled dokumentu s náhledem, jak bude vypadat výsledný dokument po vytištění nebo uložení. Z okna totiž můžete formulář nejen vytisknout, ale také uložit do souboru ve formátu PDF. K tomu jsou v pravém horním rohu okna k dispozici tlačítka Vytiskne dokument a Stáhne dokument.

O tisku blíže viz kapitola Tisk a uložení sestavy.

image242

Archivace formuláře

Pokud je z hlediska účtárny všechno v pořádku, zbývá agendu ukončit. K tomu je na konci sekce Účtárna tlačítko Archivovat. Jeho stiskem se proces ukončí a formulář archivuje.

Soubory, ve kterých jsou skeny účtenek, se ukládají do DMS a najdete je například v pohledu DokumentyVšechny soubory.

archivace

Přehled konfiguračních proměnných

Celkový přehled konfiguračních proměnných a jejich základní nastavení uvádí následující tabulka.

Základní nastavení by se mohlo změnit po dohodě při dodávce aplikace Sofa konkrétně pro vaši organizaci.
Název Popis Hodnota Datový typ

limit

Pokud je předmětem nákupu částka přesahující nastavený limit, musí proplacení schvalovat ještě finanční ředitel firmy.

DECIMAL

Přehled Účtenky

Soupis všech žádostí o proplacení účtenek vytvořených pomocí agendy Účtenka lze vidět v přehledu Účtenky.

Zobrazení přehledu

K přehledu mají přístup pouze uživatelé obsazení do rolí Ředitel a Účtárna.

Přehled se zobrazí z pohledu AgendyPřehledy klepnutím na velkoplošné tlačítko (dlaždici) Účtenky.

image244

Přehledy lze zobrazit i v aplikaci Sofa běžící v mobilním telefonu.

image245

Obsah přehledu

Přehled obsahuje položky, z nichž každá obsahuje základní údaje z formuláře jedné agendy Účtenka požadavek. Kontrolní a ovládací prvky jsou u všech přehledů obdobné – blíže viz kapitola Obsah přehledu (u agendy Nepřítomnost).

image246