Správa skupin a rolí

Co jsou skupiny a role

Skupiny

Pokud má firma větší počet zaměstnanců, je v praxi obvyklé je rozčlenit do různých skupin, podle pracovního zaměření. To lze jednoduše modelovat i v prostředí Sofa.

Na začátku práce se Sofa – po založení firmy – existuje jedna obecná skupina nazvaná Všichni uživatelé. Jejími členy jsou všichni zaměstnanci firmy a skupinu nelze nijak modifikovat (zrušit, přejmenovat a podobně). Také každý nově přidaný uživatel se stává automaticky členem této skupiny.

Role

Hlavním významem rolí je přiřazení dostupnosti určitých funkcionalit prostředí Sofa různým uživatelům – právě podle jejich rolí. Tak například uživatel v roli Administrátora vidí všechny ovládací prvky pro správu prostředí Sofa pod příkazem Administrace, zatímco uživatelé v jiných rolích (a to včetně role Ředitel) tyto prvky nevidí nebo vidí jen některé. To se týká ovšem základního nastavení aplikace po zprovoznění, kdy uživatelům (mimo Administrátora) ještě nejsou přiřazeny žádné role.

Aplikace Sofa obsahuje celou řadu předem připravených rolí. K nim lze vytvářet a přidávat podle potřeby role další. Každý uživatel může mít jednu nebo i několik rolí, případně nemusí mít přiřazenu roli žádnou (v tom případě bude moci vystupovat jen jako řadový uživatel bez dalších oprávnění). Také roli Administrátor může obdržet i několik dalších uživatelů. Zde je však potřeba postupovat s rozvahou a mít na paměti, že uživatel v této roli může v aplikaci měnit její nastavení.

Uživatel v roli supervizor nemá žádná zvláštní oprávnění týkající se nastavení parametrů aplikace Sofa jako takové. Smyslem této role je, že uživatelé v ní obsazení mohou vidět všechny agendy (všech ostatních uživatelů) během jejich průběhu.

Prostředí pro práci se skupinami a rolemi

Okno pro práci se skupinami zaměstnanců a jejich rolemi otevřete pod příkazem Administrace klepnutím na tlačítko Skupiny/role.

image51

Okno Skupiny a role je pak východiskem pro správu všech skupin a rolí ve vaší firmě.

image52

Seznam skupin a rolí

Role a skupiny jsou zobrazeny v seznamu, který lze setřídit pomocí názvů jednotlivých sloupců. Pro orientaci v obou typech položek jsou důležité tyto sloupce:

image53
  • Typ – ve sloupci je vypsáno, zda se jedná o skupinu nebo roli.

  • Název – zde je uveden název skupiny nebo role.

  • Popis – uvádí se nepovinný popis upřesňující význam této položky.

  • Členové – zastoupení uživatelů v dané skupině nebo roli.

    • Pokud je uživatel jeden, je uveden jeho obrázek a vypsáno jméno.

    • Pokud je uživatelů několik, ale nejvíce pět, jsou uvedeny jejich obrázky s bublinovými nápovědami obsahující jejich jméno.

    • Pokud je uživatelů více než pět, jsou u prvních pěti uvedeny obrázky s bublinovou nápovědou. Následuje obrázek s údajem po počtu dalších uživatelů (například +8). Nad obrázkem se zobrazuje bublinová nápověda se jmény zbývajících uživatelů v roli/skupině.

image54
Není-li k dispozici obrázek uživatele (zejména se to týká „technických uživatelů“), zobrazují se iniciály jmen.
image55

Volba způsobu zobrazení v okně

Zastoupení informací zobrazených v okně lze modifikovat trojicí posuvných přepínačů v pravé horní části okna.

image56

Označení přepínačů je intuitivní:

  • Zobrazit skupiny – pokud je pole přepínače podbarvené, budou v okně zobrazeny skupiny uživatelů.

  • Zobrazit role – pokud je pole přepínače podbarvené, budou v okně zobrazeny uživatelské role.

  • Skrýt systémové skupiny/role – umožňuje vyřadit ze zobrazení skupiny a role mající systémový charakter.

Pokud je seznam skupin a rolí rozsáhlejší, může být dobrým pomocníkem vyhledávací pole v levé horní části okna.

image57

Systémové skupiny a role

Na tomto místě je dobré se zmínit, co jsou systémové skupiny a role. To jsou ty, které jsou součástí výchozí instalace Sofa, jejich identifikátory (viz sloupec Identifikátor) začínají předponou sys_ a nelze je smazat.

Kromě přípony sys_ lze systémové role a skupiny poznat podle indikátoru ve sloupci Systémové.

image58

Skupiny a role systémového charakteru mají indikátor v podobě zeleného zatržítka.

Uživatelsky vytvořené skupiny a role mají indikátor v podobě červeného křížku.

Vytvoření nové skupiny nebo role

K vytvoření nové skupiny nebo role použijete tlačítko Přidat skupinu/roli vpravo od vyhledávacího pole.

image59

Tlačítkem otevřete dvoudílného průvodce, jehož pomocí vytvoříte jak roli, tak skupinu.

První karta průvodce má záložku Nastavení.

image60

Klíčové je nastavení voliče Typ. Nabízí dvě možnosti – role a skupina. Jeho nastavením určíte, co chcete vytvořit.

Následuje skupina polí Název a Popis. Zde skupinu (roli) pojmenujete a napíšete stručný popis, k čemu je určena. Dvojice polí jsou zde k dispozici pro všechny jazykové mutace Sofa. Povinné je vyplnění českého názvu v poli Název (CZ).

Identifikátor je označení proměnné, pod kterou bude role nebo skupina vedena v systému Sofa. Správný tvar identifikátoru se automaticky vygeneruje z hodnoty uvedené v poli Název (CZ), můžete ho však v případě potřeby upravit.

Klepnutím na tlačítko Následující: Členové > přejdete na kartu Členové.

image61

Na této kartě sestavíte seznam členů v budoucí roli nebo skupině. Členy budete vkládat tlačítkem + Přidat členy.

V dialogu Přidat členy můžete ze seznamu uživatelů Sofa vložit do pole Vyber uživatele jednoho či několik členů. Tlačítkem Přidat členy je zařadíte do seznamu na kartě Členové.

image62

Do seznamu se uloží jejich jména s obrázkem a zároveň se přiřadí i odpovídající adresy elektronické pošty.

image63

Postup můžete podle potřeby opakovat. Pokud byste potřebovali některého z uživatelů ze seznamu odebrat, klepnutím myší vyberte jeho položku a stiskněte tlačítko Odebrat členy.

image64

Tlačítkem Uložit skupinu/roli celý proces ukončíte a novou skupinu či roli uložíte.

O svém zařazení do nové skupiny/role (nebo odebrání z nějaké skupiny/role) dostane uživatel avízo elektronickou poštou.

image65

Úpravy skupin a rolí

Při výběru skupiny nebo role či několika skupin i rolí se vybrané položky označí zaškrtnutím v tmavém poli na začátku položky.

image66

Pro vybrané položky se vedle vyhledávacího pole otevře nástrojová lišta. Zastoupení tlačítek závisí na výběru a na tom, co bylo vybráno.

  • Pokud vyberte dvě a více položek (role i skupiny, systémové i nesystémové), jsou k dispozici jen tlačítka Přidat členy a Odebrat členy.

  • Při výběru jedné položky (role nebo skupina, systémová i nesystémová) přibývá tlačítko Upravit.

  • Při výběru jedné nesystémové položky (role i skupiny) je k dispozici také tlačítko Smazat.

Zařazení uživatelů do skupiny nebo role

Primárně se uživatelé zařazují do skupin a rolí při jejich založení. Pokud jde o role a skupiny systémové, ty jsou obvykle prázdné a je třeba je naplnit.

Do role Uživatelé certifikátů jsou již ve výchozím stavu řazeni všichni uživatelé vaší organizace.

Pokud chcete do existující skupiny nebo role přidat další uživatele, vyberte její položku a stiskněte tlačítko Přidat členy. Otevře se dialog Přidat členy (stejně jako při zakládání nové skupiny nebo role). Ten nabídne seznam uživatelů vaší organizace, kteří ještě ve skupině (roli) nejsou zařazeni. Vyberte jména nových členů a klepnutím na tlačítko Přidat členy je do skupiny nebo role přidejte.

V záhlaví okna se vypíše informace o úspěšné úpravě členství.

image67

Nový člen skupiny nebo role je o svém členství vyrozuměn notifikační zprávou.

image68
Nové uživatele lze přidávat i do několika vybraných rolí a skupin současně.

Odebrání uživatelů ze skupiny nebo role

Pokud chcete z existující skupiny nebo role odebrat uživatele, vyberte její položku a stiskněte tlačítko Odebrat členy. Otevře se dialog Odebrat členy (podobný dialogu Přidat členy). Ten nabídne seznam uživatelů vaší organizace, kteří již jsou ve skupině (roli) zařazeni. Vyberte jména požadovaných členů a klepnutím na tlačítko Odebrat členy je ze skupiny nebo role odeberte.

V záhlaví okna se vypíše informace o úspěšné úpravě členství.

image69

Člen skupiny nebo role je o ukončení svého členství vyrozuměn notifikační zprávou.

image70
Odebírat uživatele je možné i z několika vybraných rolí současně. Přitom daný uživatel může být obsazen jen v některých z nich.

Úprava celé skupiny nebo role

Výběrem jedné skupiny nebo role se na nástrojové liště zpřístupní tlačítko Upravit. Jeho pomocí otevřete průvodce, který je podobný průvodci pro vytvoření nové skupiny nebo role.

Na první kartě (Nastavení) lze změnit jen údaje ve všech polích Název a Popis. Typ ani identifikátor změnit nelze.

Karta Členové je stejná jako v průvodci pro vytvoření nové skupiny/role. Vidíte tu seznam členů a můžete další členy přidat nebo některé členy odebrat. Na nástrojové liště je zobrazeno tlačítko Přidat členy. Pokud položku člena nebo několika členů vyberete, změní se toto tlačítko na Odebrat členy.

Tlačítkem Uložit skupinu/roli změny uložíte.

V záhlaví okna Skupiny a role je opět zobrazena informace o provedení změn.

image71

Také v tomto případě dostanou noví nebo odebraní uživatelé emailem notifikační zprávu.

Smazání celé skupiny nebo role

Výběrem jedné nesystémové skupiny nebo role se na nástrojové liště zpřístupní tlačítko Smazat. Jeho pomocí můžete vybranou roli nebo skupinu vymazat a její položku odebrat ze seznamu.

Nechtěné vymazání je jištěno dotazem v rámečku Smazat.

image72

Tlačítkem Smazat skupinu nebo roli jako celek bez dalších dotazů vymažete.

Zprávy o zařazení do skupiny nebo role

Posílání notifikačních zpráv (avíz) je podmíněno povolením (pro celou organizaci) ze strany administrátora. K tomu se v okně Administrace dostane klepnutím na tlačítko Uživatelé, stiskem tlačítka Akce a spuštěním příkazu Nastavení. V okně Nastavení uživatelů pak zaškrtne políčko Zasílat avíza při přiřazení do rolí a změnu uloží.

image73