Přehled kroků pro zpracování dokumentových sad

Dokumentové sady mohou být obecně v rámci workflow zpracovány v několika krocích. Typově se jedná o kroky popsané v následujícím stručném přehledu. Podrobnější popis pak najdete v dalších kapitolách.

Uživatelsky orientované kroky – jsou určené přímo vybraným aktérům a vyžadují jejich interakci.

  • Vyjádření – uživatelská akce umožňuje v tomto kroku zaujmout aktérům souhlasné či nesouhlasné stanovisko k obsahu dokumentu.
    Blíže viz kapitola Nastavení specifická pro vyjádření.

  • Schválení – dokument může být v tomto uživatelsky orientovaném kroku aktéry schválen nebo zamítnut.

    Rozdíl mezi Vyjádřením a Schválením z pohledu workflow je pouze v pojmenování, nicméně z procesního hlediska umožňuje organizaci odlišit závazné a nezávazné kroky v rámci zpracování sad dokumentů.

    Blíže viz kapitola Nastavení specifická pro schvalování.

  • Seznámení – umožňuje aktérům seznámit se s obsahem dokumentu. Na rozdíl od Vyjádření aktéři neuvádějí k dokumentům své stanovisko.
    Blíže viz kapitola Nastavení specifická pro seznámení.

  • Podepsání – dokument může být aktéry podepsán nebo může být podepsání odmítnuto.
    Blíže viz kapitola Nastavení specifická pro podepisování.

Kroky běžící na pozadí – obvykle nevyžadují interakci aktérů. Jejich pomocí se specifikuje, co se má stát s dokumenty, například v situaci, kdy již byly schváleny, aktéři se k nim vyjádřili, podepsali je a podobně. V úvahu přicházejí následující kroky:

  • Odeslání – dokumenty budou odeslány buď elektronickou poštou a/nebo do datové schránky, a to buď jednotlivé soubory nebo v jednom archívním souboru ZIP s možností ochrany heslem. Součástí odesílání mohou být i související dokumenty.
    Blíže viz Odeslání.

  • Potvrzení doručení – dokumenty budou doručeny aktérům s tím, že musí příjem dokumentů potvrdit kliknutím na přiložený odkaz. Dokumenty jsou doručeny v příloze elektronické pošty a čas a datum potvrzení se zobrazí jako položka v Historii u hlavního dokumentu v DMS. Při prodlevě s potvrzením doručení ze strany aktéra je možné definovat lhůtu, po které je dokument označen jako doručen fikcí.
    Blíže viz kapitola Potvrzení doručení.

  • Sdílení – umožňuje nasdílet dokumenty aktérům. Ti pak vidí dokumenty ve složce sdílených dokumentů ve svém DMS. Sdílet je možné buď pouze hlavní dokument nebo celou sadu dokumentů
    Blíže viz kapitola Sdílení.

  • Archivace – dokumenty se archivují do DMS, do pohledu podle nastaveného typu.
    Blíže viz kapitola Archivace.

  • Webhook – doručí informaci o provedení určité činnosti (i s negativním výsledkem) v Sofa firemnímu externímu informačnímu systému.
    Blíže viz kapitola Webhook.

  • Pečetění – opatří vybrané dokumenty nastavenou pečetí s možností vizualizace.
    Blíže viz kapitola Pečetění.

Vyjmenované typy kroků mohou být výhledově rozšířeny o některé další.

Obecně k nastavení a parametrům kroků zpracování

Jednotlivých kroků může být rámci workflow tolik, kolik potřebujete, a mohou být uspořádány v libovolném pořadí.

V jednom kroku může být nastaven jeden nebo několik aktérů, a to interních i externích současně.

K dispozici je konfigurační proměnná configRequiredActorsToComplete, jejíž pomocí lze zadat výchozí počet aktérů potřených pro splnění úkolu. Lze uvést buď konkrétní počet nebo hodnotu v procentech. Výchozí hodnota je 100%. Mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu.

Ve výchozím nastavení musí podmínky kroku splnit všichni nastavení aktéři, aby workflow mohlo pokračovat. Pokud je aktérů v jednom kroku několik, lze volitelně předem určit počet aktérů, jejichž schválení k pokračování je nutné – buď konkrétní hodnotou nebo procentem. V opačném případě je krok zakončen negativně.

Po splnění požadavku kroku nastaveným počtem aktérů u všech zbývajících aktérů zmizí odkaz v pohledu K vyřízení. Mějme například v jednom kroku nastavené aktéry A, B, C a D a počet aktérů pro dokončení dva. Pak po splnění kroku (třeba podpisu dokumentu) aktéry A a C je krok považován za dokončený a u aktérů B a D odkazy na splnění kroku zmizí.

Není-li splnění kroku označeno jako závazné, bude workflow pokračovat i v případě negativního zakončení tohoto kroku.

Pokud je krok zakončen negativně, může být informace o tom, že došlo k negativní události, volajícímu externímu informačnímu systému odeslána webhookem (přes jeho ID). Lze také odeslat zprávu, která negativní zakončení popisuje s možností výběru mezi notifikací a avízem (výchozí volba), rovněž lze nastavit obě varianty současně, případně žádnou z nich.

Zde jsou k dispozici dvě konfigurační proměnné (při tom mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu):

  • configNotificationEmail – adresa, na kterou budou chodit notifikační e-maily.

  • configNotificationMode – specifikuje, zda se informace o procesu agendy pošlou formou e-mailu, notifikace, obojím nebo vůbec nepošlou. Platí pro e-maily/notifikace při přidělení úkolu (text s linkem), dále pro informaci o vrácení nebo odmítnutí u kroků Podpis, Schválení a Vyjádření. Proměnná může nabývat hodnot none, email (výchozí), notification, nebo both.

Pomocí dalších parametrů lze v rámci kroku nastavit dokumentové akce – zda může uživatel dokument stáhnout, jestli může sledovat historii, umožnit zobrazení dokumentu, případně povolit zobrazení vazeb.

Dále je možné specifikovat uživatelské akce povolené pro každý jednotlivý krok. Na výběr je především souhlas či nesouhlas, případně odložení zpracování. Z těchto možností bude pak sestavena nabídka v okně uživatelského rozhraní pro schválení, podpis apod.

K dispozici je možnost výběru metadat zobrazovaných v uživatelské agendě jejímu uživateli. Jejich pomocí bude uživatel například moci filtrovat data. Ve výchozím nastavení jsou na pevno zadána dvě metadata – dokumentový typ a název sady (název dokumentu).

Specifika nastavení u uživatelsky orientovaných kroků

Nastavení týkající se uživatelského rozhraní

Dokumentové akce

Uživatelské rozhraní, ve kterém aktéři rozhodují o dalším průběhu workflow (v rámci kroků Podepisování, Schvalování, Vyjádření a Seznámení) obsahuje položky jednotlivých dokumentů obsažených v dokumentové sadě. Ty mohou být doprovázeny tlačítky pro přístup k několika dále uvedeným tzv. dokumentovým akcím.

U jednotlivých kroků je možnost povolení nebo potlačení možnosti tyto akce spouštět. Pokud není v zadaných parametrech akce (ExtIs) výslovně specifikováno, které z akcí jsou povoleny, přebírá uživatelská agenda vlastní nastavení podle konfiguračních proměnných.

Jedná se o:

  • Stažení dokumentů – za názvy dokumentů zobrazí tlačítko image pro otevření dialogu nabízejícího zobrazení či uložení dokumentu.

  • Zobrazení dokumentů – za položkou s názvem dokumentů ve formátu PDF se zobrazí tlačítko image pro otevření náhledového okna na obsah dokumentu.

  • Zobrazení historie – za položkou hlavního dokumentu se zobrazuje tlačítko image pro otevření okna s historií průběhu zpracování dokumentu. Pokud je barva tlačítka červená, obsahuje historie záznam o nějakém negativním stanovisku.

  • Zobrazení vazeb – za položkou hlavního dokumentu se zobrazí tlačítko pro otevření okna s vazbami tohoto dokumentu.

Uživatelské akce

V uživatelském rozhraní jednotlivých uživatelsky orientovaných kroků také mohou být povoleny či potlačeny tak zvané uživatelské akce. Jedná se obvykle o akceptování, odmítnutí či odložení nějaké akce.

Uživatelské akce se vybírají z nabídky, jejíž podobu lze modifikovat. Je možnost definovat vlastní podobu položek v nabídce, a to buď z číselníku Sofa nebo předáním její podoby z ExtIS. V Sofa se používají tyto číselníky:

  • Pro podepisování sys_enum_podpis_dokumentu_podpis_akce.

  • Pro schvalování sys_enum_podpis_dokumentu_schvaleni_akce.

  • Pro vyjádření sys_enum_podpis_dokumentu_vyjadreni_akce.

  • Pro seznámení sys_enum_podpis_dokumentu_seznameni_akce.

Nastavení společná pro uživatelsky orientované kroky

U uživatelsky orientovaných kroků se nastavují aktéři, kteří budou dokumenty v tomto kroku zpracovávat. Mohou to být jednotliví uživatelé, a to buď interní (z prostředí aplikace Sofa) nebo externí. Dále to mohou být skupiny uživatelů a uživatelé zařazení v určité roli; obojí pouze z prostředí aplikace Sofa.

Vždy musí být definován alespoň jeden aktér!

Pokud se jedná o externí aktéry, je třeba pro krok podpisu a volbu metody SMS či uživatelskou volbu uvést číslo mobilního telefonu (v mezinárodním formátu).

Interakci s uživateli lze zajistit pomocí avíz, notifikací nebo obojího. Případně lze jakékoliv zasílání informací potlačit. aktérům přijde e-mail s odkazem na formulář. E-mail neobsahuje přílohy ke zpracování.

Uživatelsky orientované kroky se zpracovávají z hlediska aktérů paralelně. To znamená, že všichni aktéři dostanou vyrozumění o úkolu ve stejnou dobu. Potom je v jednom časovém okamžiku povoleno zpracování pouze jedním aktérem (to neplatí, pokud se dokument zpracuje hromadně).

U Schvalování, Podpisu a Vyjádření lze nastavit, zda tento krok má či nemá být závazná akce. Netýká se kroku Seznámení. Pokud krok není závazný, negativní uživatelské akce neukončí proces.

U všech těchto kroků je možné určit limit, kolik aktérů musí dokumenty zpracovat, aby krok byl považován za vyřízený. Uvádí se konkrétní číslo či údaj v procentech.

V případě negativního výsledku zpracování lze vyžádat, aby volající externí informační systém o tom byl informován pomocí webhooku. Webhook se odešle pouze tehdy, pokud aktér provedl negativní akci (nezáleží na závaznosti) a pokud Id webhooku je vyplněné.

Zda se má po negativní uživatelské akci poslat webhook, určuje nastavení konfigurační proměnné configSendWebhookAfterNegativeAction. Její výchozí hodnota je false – neposílat.

Výchozí Id webhooku, který se odešle po negativní uživatelské akci, určuje hodnota konfigurační proměnné configNegativeActionWebhookId. Ta se použije tehdy, pokud není tato hodnota zadána uživatelsky.

Mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu.

V případě negativního výsledku je také možné vyžádat smazání souborů – jednak zúčastněných dokumentů a jednak dokumentů z koše. Při tom je možné požadovat buď mazání všech dokumentů, mazání pouze hlavního dokumentu nebo mazání pouze souvisejících dokumentů.

O tom rozhoduje nastavení trojice konfiguračních proměnných (i zde mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu):

  • configDeleteDocumentsAfterNegativeAction – specifikuje, zda se na konci procesu stornuje dokument nebo ne, pokud poslední uživatelská akce byla závazná a uživatel se vyjádřil negativně. Výchozí hodnota je false (nemazat).

  • configDeleteRelatedDocuments – rozhoduje o tom, zda se při mazání má vymazat celá dokumentová sada nebo pouze hlavní dokument. Výchozí hodnota je true (celá sada).

  • configEmptyDocumentsBin – umožní nastavit, aby byly dokumenty po smazání vymazány také z Koše. Výchozí hodnota je true; dokumenty se z Koše vymažou.

Může být nastaven požadavek na odeslání avíza elektronickou poštou při odmítnutí dokumentu.

U dokumentů lze zobrazit specifikovaná metadata. Zadává se název metadata. Dále se specifikuje, zda bude zadána hodnota nebo GraphQL cesta k metadatu. Pokud to je hodnota, je přímo vložena do formuláře. Pokud se jedná o cestu, do formuláře se načte hodnota z uvedeného metadata v DMS. Hodnota metadata ve formuláři může být zobrazena jako text nebo jako link.

Nastavení specifická pro podepisování

Podpis (Sign) je uživatelsky orientovaný krok. Při vytváření dokumentové sady je možné u každého souvisejícího dokumentu určit, zda se má v podpisovém kroku podepisovat či nikoliv. Hlavní dokument se v podpisovém kroku podepisuje vždy.

Je nutné vybrat metodu autentizace podepisujícího, jednou z možností může být ponechání výběru na uživateli přímo v okamžiku podpisu. Způsob podepisování je vždy stejný pro všechny dokumenty v jedné dávce.

Je možné určit, zda má parafu vytvářející vizualizaci podpisu umístit aktér manuálně nebo se parafa vloží automaticky na pozici předem připraveného placeholderu. (speciální proměnné vložené do dokumentu právě k vyznačení místa, kam má být umístěn podpis).

Pro použití placeholderu lze nastavit podobu proměnné vyznačující placeholder v textu zdrojového dokumentu (placeholder může být libovolný znakový řetězec, ovšem jednoznačně odlišený od běžného textu, a šířka i výška rámce s parafou (v bodech). Dále lze vybrat, zda uživatel po automatickém umístění může změnit pozici a rozměry rámce s parafou či nikoliv. Pokud hodnoty nejsou specifikovány explicitně, použijí se výchozí konfigurační nastavení.

Řetězec vymezující placeholder v dokumentu nemá pevně určenou podobu, ale musí být v rámci dokumentu unikátní. Může to být třeba ${SIGNPOSITIONreditel} nebo #PODPIS_ŘEDITEL#; prostě jakýkoliv definovaný řetězec, který pak bude vyhledán v dokumentu a na jeho místo vložen podpis.
Hromadně je možné podepsat pouze dokumenty se shodnými parametry podpisu, konkrétně s totožným placeholderem a velikostí parafy. Pokud se tyto parametry liší, budou dokumenty pro podepisování automaticky rozděleny do samostatných dávek.

Po podpisu každým aktérem se dokument (včetně souvisejících dokumentů určených k podpisu) hned aktualizuje v DMS Sofa.

Konkrétní ID mikroagendy, která bude použita pro krok Podpis, určuje konfigurační proměnná configSignAgendaTdId. Jako výchozí je nastaveno TdId = sys_agenda_hromadny_podpis. Mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu.

Nastavení specifická pro schvalování

Schválení (Approve) je uživatelsky orientovaný krok, při kterém se sada dokumentů schvaluje, ale nepodepisuje.

Obsah dokumentů v dokumentové sadě se nemění, proto se dokumenty v DMS neaktualizují.

Nemá žádné zvláštní parametry kromě těch, které jsou popsány v kapitole Nastavení společná pro uživatelsky orientované kroky.

Konkrétní ID mikroagendy, která bude použita pro krok Schválení, určuje konfigurační proměnná configApproveAgendaTdId. Jako výchozí je nastaveno TdId = sys_agenda_schvaleni. Mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu.

Nastavení specifická pro vyjádření

Vyjádření (State) je uživatelsky orientovaný krok umožňující zaujmout aktérům (uživatelům, skupinám, rolím) stanovisko k obsahu dokumentu. Může tak být vodítkem pro podepisující i schvalující uživatele v dalších krocích.

Také zde se obsah dokumentů v dokumentové sadě nemění, proto se dokumenty v DMS neaktualizují.

Nemá žádné zvláštní parametry kromě těch, které jsou popsány v kapitole Nastavení společná pro uživatelsky orientované kroky.

Konkrétní ID mikroagendy, která bude použita pro krok Vyjádření, určuje konfigurační proměnná configStateAgendaTdId.
Jako výchozí je nastaveno TdId = sys_agenda_hromadne_zpracovani_vyjadreni. Mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu.

Nastavení specifická pro seznámení

Seznámení (Acquaint) je uživatelsky orientovaný krok. Je typický a důležitý pro HR oblast zpracování dokumentů. Jde v něm o individuální (nikoliv hromadné) seznámení uživatelů s dokumentem, který je důležitý pro danou organizaci. Dokument může a nemusí být předem podepsaný; jde tu především o seznámení uživatelů s určitou informací.

Nastavuje se časový limit pro seznámení.

Mikroagenda používá dva časovače, přičemž aktivní může být v jednom časovém okamžiku pouze jeden:

  • Přerušující časovač (výchozí nastavení) – po vypršení časové lhůty pro seznámení ukončí úkol a do Historie zpracování dokumentu ke každému uživateli zapíše akci Seznámeno s nebo Neseznámeno s.

    image

  • Nepřerušující časovač (v konfiguraci je false): Po uplynutí časové lhůty odešle notifikační e-mail o vypršení lhůty. Úkol se neukončuje.

Pokud má být seznámení ukončeno po uplynutí určité lhůty, je třeba aby byla nastavena konfigurační proměnná configStopAcquaintanceAfterDeadline na hodnotu true (což je její výchozí hodnota). V opačném případě bude úkol seznámení po uplynutí nastavené lhůty nadále aktivní.

Lhůtu pro potvrzení seznámení lze nastavit pomocí konfigurační proměnné configTimeToAcquaint – počet dnů pro potvrzení seznámení (výchozí hodnota je 14, hodnotu 0 zadejte pro vypnutí lhůty).

U seznamování se nenastavuje činnost při negativním ukončení kroku, ale je možné vyžádat informaci volajícímu externímu systému pomocí webhooku o ukončení seznamování po uplynutí nastavené časové lhůty. Pak může dojít k tzv. seznámení fikcí. Do historie zpracování dokumentu zapíše akce Seznámeno s s komentářem K seznámení uživatele došlo na základě fikce.

O možnosti použít seznámení fikcí při nastaveném ukončení seznámení po uplynutí zadané lhůty rozhoduje konfigurační proměnná configAcquaintByFictionAfterDeadline. Její výchozí hodnota je false (fikce není povolena).
Konkrétní ID mikroagendy, která bude použita pro krok Seznámení, určuje konfigurační proměnná configAcquaintAgendaTdId.
Jako výchozí je nastaveno TdId = sys_agenda_hromadne_zpracovani_seznameni.

Při používání konfiguračních proměnných mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu.

Specifika nastavení u kroků na pozadí

U kroků běžících na pozadí se nenastavují aktéři ani závaznost či nezávaznost provedení kroku.

Odeslání

Odeslání (Send) je servisní krok běžící na pozadí. Jeho principem je odeslání zprávy pro zahájení servisní agendy.

Používá se k odesílání dokumentů dvěma způsoby:

  • Elektronickou poštou; lze odeslat několika adresátům najednou. Zadává se adresa, Předmět a případně lze doplnit tělo zprávy podle šablony (vybrané podle jejího file-id dokumentu v aplikaci Sofa) ve formátu XHTML.

  • Do datové schránky nebo i několika datových schránek. Zadává se ID datové schránky odesílatele, ID datové schránky příjemce a Předmět datové zprávy (zde povinný). Je třeba mít předem v organizaci napojenou datovou schránku.

  • Lze využít i obě možnosti najednou.

Odeslat je možné pouze hlavní dokument nebo hlavní dokument včetně souvisejících dokumentů.

U e-mailu je možné v příloze odesílat jednotlivé soubory nebo všechny zahrnout do archivního souboru ve formátu ZIP, a ten volitelně chránit heslem.

U datové zprávy dokumenty jako ZIP odeslat nelze.

Další informace najdete v kapitole Odesílání do mailu nebo datové schránky.

Konkrétní ID mikroagendy, která bude použita pro krok Odeslání, určuje konfigurační proměnná configSendAgendaTdId. Jako výchozí je nastaveno TdId = sys_agenda_odeslani_dokumentu.

Potvrzení doručení

Potvrzení doručení (Delivery) je krok běžící na pozadí.

Může být zadán časový limit pro realizaci doručení, zadává se ve dnech.

Dokumenty je možné odeslat jako jednotlivé soubory nebo všechny zahrnout do archivního souboru ve formátu ZIP, a ten volitelně chránit heslem.

Lze odesílat pouze hlavní dokument nebo do operace odeslání volitelně zahrnout i související dokumenty.

Tento krok zároveň dokumenty i odesílá. Všem aktérům přijde e-mail s odkazem na formulář pro potvrzení doručení. V příloze tohoto e-mailu jsou zadané dokumenty. Zde si je může každý aktér prohlédnout, ale podle potřeby třeba i vytisknout a uložit.

Proto je dobré vybrat pouze jeden krok – buď krok Odeslání nebo krok Potvrzení doručení.

Krok má jeden přerušující časovač, který po uplynutí nastavené doby ukončí úkol a do historie zpracování dokumentu ke každému nevyřízenému uživateli zapíše akci Doručeno s komentářem Doručení fikcí.

Lhůtu pro potvrzení doručení lze nastavit pomocí konfigurační proměnné configTimeToAcceptDelivery – počet dnů pro potvrzení doručení (výchozí hodnota je 5). Po jejím uplynutí se úkol vyřídí automaticky. Pokud hodnota je 0 (nula), automatické vyřízení po uplynutí lhůty je vypnuté.

Další informace najdete v kapitole Potvrzení doručení dokumentů a přístup k nim.

Konkrétní ID mikroagendy, která bude použita pro krok Odeslání, určuje konfigurační proměnná configDeliveryAgendaTdId.
Jako výchozí je nastaveno TdId = sys_agenda_hromadne_zpracovani_potvrzeni_doruceni.

Mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu.

Sdílení

Sdílení (Share) je krok běžící na pozadí. Definují se v něm aktéři, kterým se mají dokumenty nasdílet, a také práva, která k nim dostanou. V tomto kroku lze uživatelům právo na sdílení dokumentů nastavit nebo odebrat.

Tento krok se provádí přímo ve workflow, nevolá se pro něj žádná další servisní agenda.

Sdílení funguje jen pro interní uživatele Sofa. Externím uživatelům není tato funkcionalita dostupná.

Na výběr je nastavení pouze pro hlavní dokument nebo pro všechny dokumenty v sadě.

Oprávnění se nastavuje pro čtení a úpravy, dokumentů, a to v rozsahu:

  • Žádné.

  • Pouze metadata, nikoliv vlastní dokument.

  • Aktuální verze včetně metadat.

  • Všechny verze včetně metadat.

Samostatně lze nastavit, zda se mají dokumenty sdílet nebo naopak uživatelům oprávnění ke sdílení odebrat.

Další informace najdete v kapitole Sdílení dokumentů uživatelům, skupinám a rolím.

Archivace

Archivace (Archive) je krok běžící na pozadí. Slouží k vložení dokumentů do vybraného dokumentového typu a jejich archivaci.

Je možné nastavit, zda archivovat jen hlavní dokument nebo také související dokumenty..

Další informace najdete v kapitole Archivace zpracovaných dokumentů.

Webhook

Webhook (Webhook) je o krok běžící na pozadí. Ve výchozím nastavení se vrací pouze informace o vyvolaném webhooku, volitelně odešle rovněž informace o hlavním dokumentu.

Další informace najdete v kapitole Komunikace pomocí webhooku.

Pečetění

Pečetění je krok běžící na pozadí. Jeho smyslem je opatřit specifikované dokumenty pečetí a uložit je do DMS.

Je možné nastavit, zda pečetit jen hlavní dokument nebo také související dokumenty.

K pečeti lze připojit i časové razítko. Vloženou pečeť je možné v dokumentu vizualizovat.

Další informace najdete v kapitole Pečetění dokumentů.