Export a import
Tuto možnost s výhodou využijete, pokud máte třeba nějaký svůj dokumentový typ a na něj navazující agendy, a to vše potřebujete přenést do jiné firmy.
Export a import spustíte v okně Administrace tlačítkem Export / import a výběrem položky z nabídky: Export nebo Import.
Export
V okně Export nejprve vyberete, co chcete exportovat.
Export agend
Začneme agendami. Klepněte na položku Agendy. Otevře se sekce pro výběr agend. Klepněte na tlačítko +Přidat agendy.
Otevře se dialog Přidat agendy. Klepnutím do pole Vyberte agendy se nabídnou všechny nesystémové agendy, které jsou k dispozici.
Vyberte agendu (agendy) a stiskněte tlačítko OK. Údaje o agendě se zobrazí v sekci.
Všimněte si, že export oprávnění je potlačen (křížek ve sloupci Exportovat oprávnění). Pokud to chcete změnit, klepněte na položku agendy. Zobrazí se nástrojový panel, ve kterém klepněte na tlačítko Exportovat oprávnění. Křížek se změní v zelené „zatržítko“. Tlačítko se změnilo na Exportovat bez oprávnění.
Pro úplnost dodejme, že položku agendy lze odebrat klepnutím na tlačítko s popelnicí (Odebrat agendy).
Postup podle potřeby opakujte pro další agendy.
Export pro DMS systém
Klepnutím na položku Dokumenty se otevře sekce pro export součástí DMS systému. Ta obsahuje několik částí pro různé složky DMS systému (typy dokumentů, pohledy, číselníky, systémová oprávnění). Všechny části se obsluhují stejně.
| Číselníky nejsou „klasické“ číselníky z prostředí Sofa, ale obsahují souhrn údajů pro DMS – klasifikace, třídy, stav zpracování a stav podepsání. |
Klepnutím na tlačítko + Přidat typy souborů vyberete souborové typy.
Vybrané souborové typy se vypíšou v okně. Také zde lze zobrazit nástrojovou lištu s tlačítky pro export oprávnění nebo odebrání položek.
Podle vybraných typů souborů se automaticky přidají odpovídající pohledy.
Tlačítkem + Přidat pohledy podle potřeby přidejte pohledy další.
Podobným postupem přidejte do schématu exportu číselníky.
Číselníky se vkládají po jednom a v příslušném dialogu máte na výběr několik možností. Pokud chcete číselník exportovat kompletní tak, jak je (všechny hodnoty a všechna oprávnění) – ponechte zaškrtnuté políčko Exportovat všechny hodnoty včetně všech oprávnění.
Pokud chcete exportovat jen hodnoty, ale bez oprávnění, zaškrtněte políčko Exportovat všechny hodnoty bez oprávnění.
Jestliže zrušíte zaškrtnutí obou políček, budete moci hodnoty a oprávnění vybírat jmenovitě položku po položce.
Tento postup platí pro Třídy a Klasifikace. U Stavu podepisování a Stavu zpracování se nastavení omezuje na všechny nebo vybrané hodnoty.
Poslední nastavení se týká Koše a systémových oprávnění. Jejich export povolíte pomocí posuvného přepínače Včetně nastavení koše a systémových oprávnění.
Máte-li vše nastaveno, klepněte na tlačítko Exportovat.
Export proběhne a jeho ukončení je oznámeno zprávou v informačním pruhu.
Všechny zadané části jsou exportovány do souboru ve formátu ZIP, který najdete ve složce, kam se ukládají stažené soubory.
