Schvalování faktur

Vazba na agendu Nákupní požadavek vzniká, pokud je konfigurační proměnná conf_cislo_nakupniho_pozadavku nastavena na hodnotu true.

V tomto případě je na začátku sekce Informace o faktuře, pod polem Typ faktury, navíc pole Číslo objednávky a tlačítko Najít. To je určeno k dohledání údajů z nákupního požadavku, který se vztahuje k faktuře

Do pole Číslo objednávky zapište pořadové číslo nákupního požadavku vyřízeného agendou Nákupní požadavek, kterého se týká schvalovaná faktura. Stiskněte tlačítko Najít.

Jestliže zadané číslo objednávky koresponduje s číslem vyřízeného nákupního požadavku, převezmou se z něj do formuláře faktury údaje o dodavateli; název nákladového střediska z nákupního požadavku se převezme jako výchozí údaj do sekce K tíži středisek.

Pokud zadané číslo objednávky nesouhlasí s žádným z čísel v agendě Nákupní požadavek, je vypsána zpráva Zadané číslo objednávky není validní! Pak můžete v zadání pokračovat dál čistě manuálně, podle následujících kapitol. Nejprve však pro jistotu zkontrolujte, zda jste číslo objednávky zadali správně a v úplném tvaru.

Ve výchozím nastavení je konfigurační proměnná conf_cislo_nakupniho_pozadavku nastavena na hodnotu false. Pak ve formuláři není pole Číslo objednávky ani tlačítko Najít.

V sekci Informace o faktuře je dále umístěna dvojice ovladačů Došla dne a Splatnost. Jsou to datové voliče; po klepnutí myší se rozvinou v okénko interaktivního kalendáře. Můžete v nich nastavit libovolné datum (i měsíc a rok). Nastavte tady údaje o datu doručení faktury a datu její splatnosti. Obě hodnoty jsou povinné.

Do pole Částka bez DPH napište částku bez DPH, na kterou je faktura vystavena. Klepnutím do pravé části pole otevřete volič umožňující nastavit měnu, ve které má být částka uhrazena. K dispozici jsou české koruny, dolary a eura.

Následuje pole Částka s DPH, jehož vyplnění je nepovinné.

Klepněte na volič Způsob platby a zvolte způsob úhrady – jako výchozí je nastavena možnost Bankovním převodem.

Povinný variabilní symbol nutný pro proplacení faktury zapište do pole Variabilní symbol.

Pole Datum zdanitelného plnění otevře kalendářní volič, kde nastavte datum převzetí fakturované dodávky, splnění objednané služby apod. Vyplnění není povinné, protože hodnota se u některých faktur neuvádí.

Do pole Poznámka (popis dodávky) zapište informace o tom, co je součástí fakturované dodávky (služby).

Podrobné postupy práce se skupinami a číselníky najdete v částech Administrace – Správa skupin a rolí a Administrace – Správa číselníků.

Nejprve je třeba mít k dispozici (vytvořit) vhodné skupiny uživatelů. Otevřete okno pro správu skupin a rolí (Administrace > Skupiny / role) a klepněte na tlačítko Přidat skupinu/roli.

V okně Nová skupina/role na kartě Nastavení skupinu popište; nezapomeňte nastavit volič Typ na položku Skupina.

Na kartě Členové vyberte uživatele, kteří mají být do skupiny zařazeni.

Novou skupinu tlačítkem Uložit skupinu/roli uložte.

Dále je potřeba novou skupinu začlenit do číselníku. Otevřete okno pro správu číselníků (Administrace > Číselníky). Vyhledejte číselník sys_enum_invoice_processors, klepnutím myší jej označte za vybraný a pak klepněte na tlačítko Aktualizovat číselník.

Klepnutím na její záložku přejděte na kartu Data.

Zde na nástrojové liště klepněte na tlačítko Přidat položky. Novou položku pojmenujte a pak v poli zpracovatel z nabídky vyberte požadovanou skupinu (například tu, založenou výše popsaným postupem).

Upravený číselník uložte.

Ještě před předáním formuláře je možné otevřít sekci Komentáře a formulář podle potřeby okomentovat a případně přidat i zprávu pro účetní. Komentářovou sekci otevřete tlačítkem se šipkou vpravo od názvu sekce.

Zadavatel pak pomocí tlačítka Odeslat formulář faktury předá do druhého kroku zadání.

Všichni členové skupiny vybrané v poli Předat ke zpracování dostanou notifikační zprávu s odkazem na formulář faktury.

Členové skupiny také vidí položku formuláře faktury v pohledu Agendy – K vyřízení. V této chvíli je formulář ještě dostupný všem členům skupiny. Jakmile ho první z nich otevře (označme ho jako následného zpracovatele), u ostatních členů se z pohledu ztratí a odkaz v notifikaci bude neaktivní.

Následný zpracovatel formulář otevře a pokračuje v jeho vyplnění. Úvodní část sestavená zadavatelem je pro něj editovatelná, takže může dodatečně pozměnit výchozí údaje (metadata) od zadavatele.

Následný zpracovatel má také k dispozici tlačítko Vrátit. Jím může výchozímu zadavateli vrátit formulář k přepracování. Podmínkou je zápis komentářového textu s důvodem vrácení.

V principu však lze předpokládat, že následný zpracovatel, který může upravit vše a následně definuje schvalovací cestu, upraví případné nesrovnalosti sám.

Další postup je již shodný pro dvoukrokové i jednokrokové zadání.

V principu se vytvoří seznam schvalovatelů, který bude odpovídat položkám ze sekce K tíži středisek. Schvalovatelé se mohou pro každý případ sestavovat samostatně nebo si lze vytvořit a uložit tzv. podpisovou cestu – viz kapitola Uložení podpisové cesty v popisu agendy SignPoint.

Klepnutím do pole Jméno uživatele nastavíte uživatele, kterému půjde faktura ke schválení. K vyhledání jména využijete „našeptávač“ umožňující vyhledat jméno na základě skupiny zadaných znaků (alespoň jednoho).

Se jménem uživatele je spárováno pole Role účastníka pro výběr role účastníka schvalovací cesty – standardně to je schvalovatel.

Při zadávání položek středisek, jimž má být faktura rozepsána k tíži, se vytvoří tolik sekcí pro zadání účastníků podepisovací cesty, kolik je zadáno středisek. Pokud má být účastníků schvalovací cesty více, klepněte na tlačítko Přidat účastníka na konci sekce, čímž otevřete další sekci pro zadání jména účastníka a jeho role.

Pořadí účastníků je možné měnit pomocí tlačítek se šipkami, případně je odebírat tlačítkem se symbolem „X“.

Pokud je nastavena konfigurační proměnná conf_allow_signing na hodnotu true (výchozí hodnota je false), přibývá navíc role Podepisovatel. Uživatel obsazený v této roli opatří svým podpisem dokumenty tvořící přílohu formuláře faktury, u kterých je zaškrtnuto políčko Podepsat.

Vedle jména podepisovatele lze vždy také vybrat způsob podepisování (certifikátem, pomocí Bank ID, pomocí zprávy SMS); případně lze ponechat volbu na podepisujícím až v aktuálním okamžiku podpisu. Typ podpisového certifikátu lze zvolit libovolný, kvalifikovaný nebo pouze certifikát umístěný na kvalifikovaném prostředku.

Pokud je faktura z pozice schvalovatele v pořádku, může do pole Komentář napsat nějakou poznámku a poté klepnout na tlačítko Schválit.

Zadavatel vidí v pohledu Agendy – V procesu ve sloupci Vyřizuje, kdo právě bude fakturu schvalovat (má agendu takzvaně „na stole“). Jakmile skončí proces schvalování, vidí zadavatel, že faktura byla postoupena účtárně.

Pokud formulář obsahuje nějaké nesrovnalosti, které se dají odstranit, vrátí jej schvalovatel zadavateli k přepracování. Do pole Komentář napíše povinné vysvětlení a klepne na tlačítko Vrátit.

O vrácení formuláře schvalovatelem dostane zadavatel mailem notifikační zprávu.

Vrácený formulář zadavatel otevře buď odkazem z mailu nebo z pohledu Agendy – K vyřízení. Všimněte si indikátoru Vráceno ve sloupci Stav.

V horní části formuláře je uvedena informace se zdůvodněním, proč je vracen k přepracování.

Další informace je ke konci formuláře, v sekci Schvalovatelé. U vracejícího schvalovatele je žlutý informační pruh s textem Tento uživatel vrátil úkol zadavateli.

Zadavatel formulář podle požadavků upraví a znovu jej pošle do schvalovacího koloběhu tlačítkem Odeslat.

Schvalovatel může formulář a tím i celou agendu zamítnout. K tomu musí jako komentář do pole na konci formuláře zapsat důvod a pak stisknout tlačítko Zamítnout.

Zamítnutím bude ukončen celý schvalovací proces a tím i zpracování agendy. Proto je dále je potřeba tlačítkem Ano potvrdit bezpečnostní dotaz.

O zamítnutí faktury k proplacení je rozeslána notifikační zpráva.

Položku zamítnuté agendy vidí uživatelé v pohledu Agendy – Uzavřené s indikátorem Zamítnuto.

Formulář agendy lze zobrazit pouze v režimu „jen ke čtení“ a manipulovat lze pouze se soubory v příloze (náhled, stažení).

Účetní může fakturu vrátit zadavateli k doplnění a přepracování. Zadavatel může na žádost účetní také přidat další osoby jako schvalovatele.

Účetní zapíše důvod vrácení formuláře do komentářového pole. Po stisku tlačítka Vrátit je formulář vrácen zadavateli. Pokud se jedná o dvoukrokové zpracování, dostane formulář následný zadavatel. Ten pak může opravit požadované údaje nebo formulář vrátit výchozímu žadateli.

Účetní dostane fakturu znovu k vyřízení, teprve až se k ní znovu vyjádří všichni uživatelé na schvalovací cestě.

Tlačítkem Stornovat bude účtárnou agenda s fakturou stornována.

Zadavatel a další zainteresovaní uživatelé uvidí nadále její položku v pohledu Agendy – Uzavřené s indikátorem Stornováno ve sloupci Stav.

Pokud je konfigurační proměnná conf_kontace nastavena na hodnotu true, pak na konci formuláře přibývá sekce Kontace. Tu může účetní využít k zaúčtování faktury.

Do vstupních polí účetní napíše popisný text a potom číslo účtu a částku „má dáti“ (MD) a číslo konta a částku „dal“ (D).

Pomocí tlačítka „plus“ lze postupně zadat několik položek najednou.

Výchozí hodnota konfigurační proměnné conf_kontace je false a sekce se nezobrazuje.

Pokud účetní vidí, že je dokument definitivně schválen, může ho ve svém účetním systému zaúčtovat. Do formuláře agendy, do pole Evidenční číslo, pak zapíše evidenční číslo takto zaúčtovaného dokladu v externím systému pro snazší dohledání schválené faktury v Sofa.

Zaškrtnutím políčka Zaúčtováno pak dá najevo, že podklady o faktuře z formuláře byly zaúčtovány. V tu chvíli může účetní záznam (formulář) tlačítkem Uložit uložit.

Oba kroky může provést i současně. Rovněž může každý krok realizovat jiný uživatel obsazený v roli účetní.

Otevře ho buď pomocí odkazu z notifikační zprávy o uložení nebo přímo z pohledu Agendy – K vyřízení.

Po zaškrtnutí políčka Proplaceno se zpřístupní datový volič Dne: pro nastavení kalendářního data, kdy byla faktura proplacena.

Tlačítkem Uložit může účetní rozpracovaný formulář uložit k pozdějšímu zpracování, například pokud jsou v dané chvíli ještě nějaké nejasnosti. Zpracování formuláře je ukončeno a uložení je potvrzeno notifikační zprávou pomocí elektronické pošty.

Formulář agendy může účetní kdykoliv znovu otevřít z pohledu Agendy – K vyřízení.

V průběhu zpracování, ale i po uzavření agendy, může účetní formulář faktury vytisknout na vybrané tiskové zařízení (tedy i do formátu PDF).

Tlačítkem Vytisknout v otevřeném formuláři se formulář nejprve zobrazí v náhledu. Klepnutím na tlačítko Print na nástrojové liště náhledového okna se otevře okno pro volbu tiskárny a nastavení parametrů tisku. Blíže viz kapitola Tisk a uložení sestavy.

Po klepnutí na tlačítko OK vpravo dole se otevře dokument s fakturou, která je předmětem této agendy. Také ten lze vytisknout, případně uložit či jinak zpracovat.

Pokud je hodnota konfigurační proměnné conf_show_approvers_in_print nastavena na true (výchozí hodnota je false), je součásti vytištěného formuláře i seznam schvalovatelů.