Automatické přidělování příchozích datových zpráv ve firmě

V této kapitole se dozvíte, jak zjednodušit příjem datových zpráv v rámci firmy. Proti elektronické poště je tu jeden velký rozdíl. Datová zpráva přijde do firemní datové schránky, která je společná pro všechny zaměstnance. Jde o to, kdo má obdržet příchozí datové zprávy z této schránky a postarat se o jejich případné další přerozdělení dalším adresátům.

Aby popisovaná nastavení fungovala, je třeba vytvořit spouštěcí událost, která agendu Vyřízení datové zprávy spustí vždy, když přijde nová datová zpráva do Sofa. Nastavení popisuje kapitola Vytvoření nové spouštěcí události.

Číselník pravidel pro určení příjemců datové zprávy

Při příchodu datové zprávy se automaticky spustí agenda Vyřízení datové zprávy. Pomocí systémového číselníku sys_enum_databox_rules lze nastavit skupinu uživatelů Sofa, která bude příjemcem této agendy. To lze určit na základě konkrétního ID datové schránky odesílatele nebo na základě klíčových slov v předmětu datové zprávy.

Položek číselníku je možné vytvořit libovolné potřebné množství. Máte například několik obchodních partnerů, z nichž každý má svou datovou schránku určitého ID. Zprávy přicházející z těchto stránek do datové schránky vaší firmy lze pak automaticky podle ID datové schránky odesílatele přerozdělit skupinám zaměstnanců, kteří mají co do činění právě s firmou, která datovou zprávu odeslala.

Lze si představit i přerozdělení podle určitých slov v předmětu datové zprávy – například bude-li tam figurovat slovo faktura, lze předpokládat, že datová zpráva bude určena účtárně.

Číselník je možné nastavit v okně nabídky Administrace pod tlačítkem Číselníky.

Pomocí vyhledávacího pole nastavte v okně položku číselníku sys_enum_databox_rules.
Klepněte na položku, aby se označila zatržítkem na začátku řádku.
Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Upravit číselník.

V následujícím okně klepněte na záložku Data. Zde lze přidávat nebo upravovat pravidla pro třídění datových zpráv.

Sestavení třídicích pravidel

Nyní se otevře přehled pravidel pro přidělování datových zpráv. Vidíte, že ve výchozím stavu je zde jen jedno základní pravidlo, podle kterého jsou příchozí datové zprávy přiděleny uživatelům zařazeným ve skupině Zpracovatelé datových zpráv.

Další pravidla, tentokrát již pro přidělování datových zpráv od konkrétních odesílatelů, vložíte po stisku tlačítka + Přidat položky.

Pole itemtext slouží k pojmenování pravidla v seznamu pravidel; je to povinná položka.
Do pole id_odesilatele se může zadat ID datové schránky odesílatele. Pokud přijde datová zpráva od tohoto odesílatele, bude agenda předána pomocí takto sestaveného pravidla.
Do pole predmet se může zapsat klíčové slovo. Pokud řetězec Předmět datové zprávy zadané slovo obsahuje (nerozlišují se velká a malá písmena), bude agenda předána pomocí tohoto pravidla.
Pomocí voliče existujících skupin – pridelena_skupina – se nastaví skupina uživatelů, kterým má být předána agenda k vyřízení.
Pole sys_order lze použít pro nastavení pořadí položky v rámci pravidla.

Poznamenejme, že vyhledání podle ID má přednost před vyhledáním řetězce v Předmětu.

Třídění zpráv podle řetězce Předmět je třeba dávat pozor na určitá pravidla. Například (při nastavení podle výše uvedeného obrázku):

Datová zpráva od ČSSZ s Předmětem Neschopenka (bez prefixu e-) by místo u mzdové účetní skončila u HR.
Pokud by z nějakého důvodu od ČSSZ přišla datová zpráva obsahující v Předmětu řetězec faktura, skončí místo v účtárně opět u HR (ID datové schránky má přednost před Předmětem).
Pokud v seznamu existuje více pravidel, kterým by určitá datová zpráva vyhovovala, bude datová zpráva přidělena podle prvního vyhovujícího pravidla v pořadí.
Například pokud by bylo třetí v pořadí bylo pravidlo pro Předmět „faktura“ a třeba osmé v pořadí pro předmět „zálohová faktura“, bude datová zpráva s předmětem obsahujícím řetězec „zálohová faktura“ přidělena podle pravidla pro řetězec „faktura“, protože je uvedeno dříve.

Zásady pro vyhledávání podle nastavených pravidel

Z nastavení na kartě Data vyplývá, že existují tři kategorie pravidel:

Komplexní – je vyplněno ID datové schránky odesílatele i řetězec v Předmětu.
Odesílatel – vyhodnocuje se pouze ID datové schránky odesílatele.
Předmět – prohledává se pouze Předmět datové zprávy, zda neobsahuje zadaný řetězec.

Při vyhodnocení se tyto kategorie zpracovávají postupně v uvedeném pořadí. Nejprve se tedy projdou všechna komplexní pravidla, pak pravidla na ID schránky odesílatele, a nakonec pravidla na řetězec obsažený v Předmětu.

Jakmile se podle této logiky vyhodnocení najde první vyhovující pravidlo, již se další nevyhodnocují a datová zpráva je přidělena podle tohoto pravidla.

Pokud v určité kategorii existuje více pravidel, jsou vyhodnocena v rámci kategorie podle svého pořadí.

Příklad: Mějme podle obrázku komplexní pravidlo pro odesílatele ČSSZ, přičemž první v pořadí bude pro řetězec e-neschopenka a některé z následujících pro řetězec neschopenka.

Datová zpráva bude nejprve posouzena podle prvního pravidla (e-neschopenka) a přidělena zaměstnancům ze skupiny, co mají vyřizovat e-neschopenku.
Pokud by to byla pravidla uvedena v opačném pořadí, nejprve se vyhodnotí pravidlo pro neschopenku a datová zpráva se předá skupině zaměstnanců sestavené pro vyřizování neschopenky (a to i tehdy, když je v Předmětu řetězec e-neschopenka).

Vyhodnocovací logika

Existuje pravidlo pro ID DS?

Ano – existuje pravidlo i pro předmět?
- Ano – jde na skupinu, která má kombinaci ID DS a předmětu.
- Ne – existuje pravidlo pro ID DS bez vyplněného předmětu.
  - Ano – odesílám na skupinu danou tímto pravidlem.
  - Ne – existuje výchozí příjemce v číselníku (nemá vyplněno ID DS, ani předmět)?
    
    Ano – odesílám na výchozího příjemce.
    
    Ne – odesílám na výchozí skupinu „Podatelna“.
Ne – existuje pravidlo pro předmět bez vyplněného ID DS?
- Ano – odesílám na skupinu danou tímto pravidlem.
- Ne – existuje výchozí příjemce v číselníku (nemá vyplněno ID DS, ani předmět)?
  - Ano – odesílám na výchozího příjemce.
  - Ne – odesílám na výchozí skupinu „Podatelna“.