Podepisování dokumentů v DMS Sofa

Pokud jste již aplikaci Sofa používali a máte v dokumentovém systému (DMS) uložené nějaké dokumenty, můžete k jejich podpisu použít zkrácený postup.

Podepisovací agendy

Nad položkami v pohledech okna Dokumenty lze přímo spouštět podpisové agendy.

  • V některém z pohledů okna Dokumenty (například Obecný dokument) vyhledejte dokumenty, které je třeba podepsat.

  • Klepnutím do koleček před symbolem zámku označte jejich položky.

  • Na nástrojové liště nad pohledem klepněte na příkaz Zahájit agendu. Pokud příkaz není viditelný, klepněte nejprve na tlačítko se třemi vodorovně uspořádanými tečkami; příkaz se zviditelní ve svislé nabídce.

V okně Zahájit agendu nad vybranými dokumenty klepněte na tlačítko požadované agendy.

image182

Otevře se formulář této agendy, do kterého již jsou přímo vloženy vybrané dokumenty.

Pokud zvolíte agendu Hromadný podpis smluv, musí být podepisovaný dokument typu „Smlouva“. Jiné typy dokumentů touto agendou podepisovat nelze.
image184

Další problém může nastat, pokud některé smlouvy ve vybraných souborech jsou uzavřené. Takový případ je řešen tak, že výchozí soubory nebudou po ukončení agendy aktualizovány, ale budou uloženy v DMS jako nové podepsané dokumenty.

Kontrola podpisů

U jednotlivých dokumentů ve formátu PDF lze v Dokumentovém systému vyžádat jejich ověření – zda jsou podepsané a pokud ano, tak jakými certifikáty. Zároveň se kontroluje i opatření dokumentu časovými razítky. Kontrolu pro jeden vybraný dokument vyžádáte buď tlačítkem Ověření dokumentu z nástrojové lišty nebo stejnojmenným příkazem z nabídky pod tlačítkem se třemi tečkami.

image185

Pokud je dokument opatřen elektronickým podpisem nebo několika podpisy i časovými razítky, zobrazí se jejich přehled v okně Ověření dokumentu.

image186

Pokud dokument (dosud) není opatřen elektronickým podpisem, vypíše se zpráva Dokument není podepsán.

dokument neni podepsan

Podpisové doložky

Ve formě tzv. podpisových doložek se nabízejí samostatné, rovněž podepsané dokumenty ve formátu PDF s podrobnými informacemi o podpisech, kterými byl dokument opatřen. Ty pak lze přikládat k podepsaným dokumentům pro ověření a potvrzení jejích platnosti.

Podpisovou doložku si můžete stáhnout do souboru a zároveň i zobrazit tlačítkem Stáhnout podpisovou doložku.

Část dokumentu podpisové doložky vidíte na následujícím obrázku.

image187