Skartace

U archivovaných dokumentů lze nastavit způsob skartace. Tato funkcionalita není dostupná pro nearchivované dokumenty.

Chcete-li pro vybraný dokument nebo skupinu vybraných dokumentů nastavit parametry pro skartaci, použijte tlačítko Nastavit skartační hodnoty z lišty nebo stejnojmenný příkaz z nabídky pod tlačítkem se třemi tečkami.

V dialogu Nastavit skartační hodnoty můžete:

Rok, kdy bude dokument skartován, se vypíše v dolní části dialogu.

Způsob skartace s nastavenými hodnotami uložíte klepnutím na tlačítko Nastavit. Nastavené hodnoty se promítnou do položky dokumentu v pohledech Všechny dokumenty, Sdíleno se mnou, Připraveno ke skartaci a Skartováno.

Údaje o skartaci se vypisují v pohledech na dokumenty ve sloupcích Skartační znak, Skartační lhůta a Rok skartace.

Proces skartace dokumentů probíhá automaticky, bez nutnosti zásahu běžného uživatele.

Uživatel vidí dokumenty, které jsou podle nastavení připraveny ke skartaci, v pohledu Připraveno ke skartaci. Součástí pohledu je také tlačítko Skartovat vše.

To vyžádá skartaci všech souborů v pohledu, tedy nejen těch, které mají nastaven skartační znak S (Skartovat). Proto je zobrazen bezpečnostní dotaz, ve kterém je třeba požadavek potvrdit.

K vlastní skartaci dochází jednou za rok – obvykle k 1. lednu. Ta proběhne bez nutnosti jakéhokoliv manuálního zásahu ze strany obsluhy Sofa.

Skartované soubory jsou fyzicky odstraněny ze systému Sofa a jen pro kontrolu jsou jejich položky zobrazeny v pohledu Skartováno.

Tato možnost byla zavedena proto, aby uživatel mohl odstranit archivované dokumenty, které se jinak daly odebrat pouze při pravidelné roční skartaci.

Mimořádnou skartaci lze provést za dvou předpokladů:

Mimořádné skartaci lze podrobit jeden dokument i skupinu vybraných dokumentů. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Mimořádně skartovat, případně spusťte stejnojmenný příkaz v nabídce otevřené tlačítkem se třemi tečkami.

V následujícím okénku je nutné vyplnit povinný údaj – Důvod mimořádné skartace.

Po stisku tlačítka Mimořádně skartovat se položka dokumentu přenese do pohledu Připraveno ke skartaci.

Také v tomto pohledu jsou od verze Sofa 5.4 implementována oprávnění pro přístup k dokumentům, stejně jako na dokumenty ve všech ostatních stavech. To znamená, že uživatel, který má povolení vidět skartované dokumenty, uvidí v tomto pohledu pouze ty dokumenty, na které má právo. Pokud by byl zároveň supervizor archívu, tak uvidí všechny dokumenty.

V panelu s metadaty jsou nově také zobrazena všechna metadata pro daný typ souboru. Supervizor vidí stále všechny.

Pomocí tlačítka s písmenem „i“ v kroužku (na nástrojové liště vpravo), může prohlížet metadata dokumentu a podle toho posoudit, zda dokument opravdu skartovat či nikoliv.

Dokument uložený v tomto pohledu je v principiálně podobném stavu jako vymazaný soubor ve Windows vložený do Koše.

Pomocí tlačítek na nástrojové liště (nebo v nabídce pod tlačítkem se třemi tečkami) lze především:

Než dokument definitivně skartujete, můžete si ověřit stav jeho podpisů. Příkazem Ověření dokumentu se otevře okénko s přehledem podpisů a časových razítek s dokumentem spojených.

Tlačítkem Stáhnout podpisovou doložku vyžádáte vytvoření souboru s doložkou o podpisech, který se uloží do složky Stažené soubory (Downloads).