Dokumenty

V této kapitole bude popsána spouštěcí událost označovaná v Sofa jako Dokumenty.

Principem této spouštěcí události je sledování DMS systému v Sofa a pokud v něm nastane určitý jev, spustí se k tomuto jevu nakonfigurovaná akce. Tak například pokud se v DMS vytvoří nový obecný dokument, bude spuštěna agenda Odeslat soubory emailem, jejíž pomocí bude možné zaslat určeným uživatelům avízo o souboru, včetně tohoto souboru v příloze.

Okno pro vytváření tohoto typu spouštěcích událostí otevřete z okna Administrace, kde klepnete na tlačítko Spouštěcí události a v následující příkazové nabídce spustíte příkaz Dokumenty.

image120

Otevře se okno Spouštěcí událost – Dokumenty, ve kterém vidíte seznam vytvořených spouštěcích událostí a můžete zde také další spouštěcí události vytvářet i upravovat.

Vytvoření nové spouštěcí události – obecný popis

Novou spouštěcí událost definujete v okně Vytvoření nové dokumentové události, které otevřete tlačítkem Vytvořit novou událost.

V poli Název události novou událost pojmenujte.Pod tímto názvem bude podchycena v okně Spouštěcí událost.

V sekci Zdroj události specifikujte jev, který má v DMS systému nastat, aby to aktivovalo spouštěcí událost.

  • Voličem Typy dokumentů vyberte, u kterého typu dokumentu spouštěcí událost vznikne (obecný dokument, podepsaný dokument… atd.). Lze vložit i několik položek.

  • Pomocí voliče Akce s dokumentem nastavte akci, která se musí ke vzniku události s dokumentem provést – například vytvoření, přesun do koše, archivace … atd. Lze vložit i několik položek.

V sekci Následná akce – odeslání zprávy určete co se má stát, pokud v DMS nastane výše popsaný jev.

  • Voličem Zpráva vyberte typ zprávy a voličem Agenda název agendy (pouze z externího úložiště), kterých se bude týkat akce následná po vzniku spouštěcí události. Může to být třeba zahájení agendy, zpráva z DMS, zpracování datové zprávy, odeslání do distribuce apod.

  • Tlačítkem Uložit popis dokumentové události uložíte a uvidíte ho hned také v okně Spouštěcí událost.

Příklad – automatické zpracování příchozí datové zprávy

Na obrázku je konkrétní příklad specifikace spouštěcí události pro automatické zpracování příchozí datové zprávy.

  • V poli Typy dokumentů je třeba nastavit Příchozí datová zpráva.

  • V poli Akce s dokumentem nastavte Vytvoření.

  • Voličem Zpráva vyberte Zahájení agendy.

  • A nakonec voličem Agenda nastavte Vyřízení datové zprávy.

image121

Toto nastavení zajistí, že pro každou příchozí datovou zprávu je zahájena agenda Vyřízení datové zprávy a její pomocí bude datová zpráva vyřízena.

Datová zpráva se po kontrole datové schránky – ať již plánované nebo vynucené pomocí synchronizace – stáhne do prostředí Sofa. Tam je předána ke zpracování agendě Vyřízení datové zprávy. V seznamu přijatých datových zpráv je vedena jako čekající na vyřízení.

image122

Uživatel oprávněný ke zpracování datových zpráv dostane mailem avízo, že nová datová zpráva čeká na vyřízení. V avízu je odkaz na formulář agendy, ve kterém je vše připraveno k vyřízení této datové zprávy. Uživatel datovou zprávu vyřídí sám nebo ji předá k vyřízení jinému uživateli.

Jakmile je některým z uživatelů datová zpráva vyřízena, je v položce agendy zobrazen indikátor Vyřízeno agendou.

image123

Příklad – využití metadat

Lze si představit případ, kdy bude využito nastavení nějakého metadata o výpovědi pracovníka ke spuštění agendy ošetřující záležitosti jeho odchodu od firmy.

Mějme datový typ Úplně nový typ obsahující metadato Výpověď booleovského typu, které nabývá hodnot Ano pokud je pracovník v pracovním poměru a Ne, pokud již ve firmě nepracuje.

Stačí v dokumentu v DMS příslušného typu přestavit hodnotu příslušného metadata (z Ano na Ne) a mít vhodně nastavenou spouštěcí událost.

Podívejme se na nastavení spouštěcí události pro tento případ.

spousteci dokument priklad

Obsah pole Název události bude libovolný.

Voličem v poli Typy dokumentu vyberte dokumentové typy pro dokumenty, jichž se má spouštěcí událost týkat. Lze nastavit jeden i několik typů.

Voličem Akce s dokumentem vyberte možnost Úprava dokumentu, protože událost spustí změna metadata v dokumentu.

Jaká změna to má být, nastavíte v sekci Metadata změněná v akci. Klepněte na tlačítko Přidat podmínku.

Ve sloupci Položka vyberte název metadata, v našem případě Výpověď. Ve sloupci Typ nastavte logický typ Boolean. Operátor bude rovná se a jeho hodnota Ano.

Co bude mít spouštěcí událost za cíl, vyberte voličem Zpráva. V našem případě to bude Zahájení agendy.

A nakonec v poli Agenda nastavte název vaší agendy, která se má spustit.

Popis spouštěcí události uložte.

Úpravy spouštěcích událostí

U každé položky v okně Spouštěcí události je ve sloupci Akce tlačítko se třemi tečkami. Jeho stiskem se otevře nabídka s příkazy vztahujícími se k možným činnostem s položkou události.

image124

  • Příkazem Upravit nastavení události otevřete okno Editace dokumentové události, které je analogické oknu Vytvoření nové dokumentové události. V něm můžete popis události doplnit a upravit.

  • Příkazem Deaktivovat událost dočasně ošetření vzniku události potlačíte, ale její specifikaci nevymažete. Příkaz se pak změní na Aktivovat událost a jeho spuštěním událost opět zařadíte mezi aktivní události.

  • Potřebujete-li událost ze seznamu trvale vyjmout, použijte příkaz Smazat událost. Po potvrzení bezpečnostního dotazu se položka události ze seznamu nevratně vyjme.

  • Klepnutí na příkaz Logy je určen pro lepší zjišťování případných problémů. Při požadavku na otevření Logů se otevřou Systémové události a do jejich přehledu se automaticky vyfiltrují záznamy od dané spouštěcí události.

Příklad logu v okně systémových událostí ukazuje následující obrázek.

image125