Dokumenty

V této kapitole je popsána spouštěcí událost označovaná v Sofa jako Dokumenty.

Principem této spouštěcí události je sledování DMS systému v Sofa a pokud v něm nastane určitý jev, spustí se k tomuto jevu nakonfigurovaná akce. Tak například pokud se v DMS vytvoří nový obecný dokument, bude spuštěna agenda Odeslat soubory emailem, jejíž pomocí bude možné zaslat určeným uživatelům avízo o souboru, včetně tohoto souboru v příloze.

Okno pro vytváření tohoto typu spouštěcích událostí otevřete z okna Administrace, kde klepnete na tlačítko Spouštěcí události a v následující příkazové nabídce spustíte příkaz Dokumenty.

image120

Otevře se okno Spouštěcí událost – Dokumenty, ve kterém vidíte seznam vytvořených spouštěcích událostí a můžete zde také další spouštěcí události vytvářet i upravovat.

Vytvoření nové spouštěcí události – obecný popis

Novou spouštěcí událost definujete v okně Vytvoření nové dokumentové události, které otevřete tlačítkem Vytvořit novou událost.

udalosti dokument vytvorit

V poli Název události novou událost pojmenujte.Pod tímto názvem bude podchycena v okně Spouštěcí událost.

Do pole TdId spouštěcí události (Tenant Defined Identificator) zapište vlastní (uživatelský) identifikátor spouštěcí události. Smí obsahovat pouze znaky 'a'-'z', 'A'-'Z', '0'-'9' a '_' a musí začínat jen písmenem anglické abecedy 'a'-'z' nebo 'A'-'Z'. To umožňuje přiřadit spouštěcí události „smysluplný“ identifikátor, který může později usnadnit orientaci, například při logování a podobně. Odpadá tedy použití dříve používaných náhodně generovaných řetězců bez jakékoliv vypovídací schopnosti.

V sekci Zdroj události specifikujte jev, který má v DMS systému nastat, aby to aktivovalo spouštěcí událost.

  • Voličem Typy dokumentů vyberte, u kterého typu dokumentu spouštěcí událost vznikne (obecný dokument, podepsaný dokument… atd.). Lze vložit i několik položek.

  • Pomocí voliče Akce s dokumentem nastavte akci, která se musí ke vzniku události s dokumentem provést – například vytvoření, přesun do koše, archivace … atd. Lze vložit i několik položek.

V sekci Následná akce – odeslání zprávy určete co se má stát, pokud v DMS nastane výše popsaný jev.

  • Voličem Zpráva vyberte typ zprávy a voličem Agenda název agendy (pouze z externího úložiště), kterých se bude týkat akce následná po vzniku spouštěcí události. Může to být třeba zahájení agendy, zpráva z DMS, zpracování datové zprávy, odeslání do distribuce apod.

  • Tlačítkem Uložit popis dokumentové události uložíte a uvidíte ho hned také v okně Spouštěcí událost.

Příklad – automatické zpracování příchozí datové zprávy

Na obrázku je konkrétní příklad specifikace spouštěcí události pro automatické zpracování příchozí datové zprávy.

  • V poli Typy dokumentů je třeba nastavit Příchozí datová zpráva.

  • V poli Akce s dokumentem nastavte Vytvoření.

image121

Toto nastavení zajistí, že pro příchozí datovou zprávu je zahájena agenda Vyřízení datové zprávy a její pomocí bude datová zpráva vyřízena.

Pokud je třeba událost omezit jen pro datové zprávy přicházející z určité konkrétní datové schránky, lze nastavit v sekci Metadata změněná v akci podmínku určující ID odesílatele – tady ID datové schránky, ze které byla datová zpráva odeslána.

image122

  • Voličem Zpráva vyberte Zahájení agendy

  • A nakonec voličem Agenda nastavte název agendy, která se má spustit.

image123

Datová zpráva se po kontrole datové schránky – ať již plánované nebo vynucené pomocí synchronizace – stáhne do prostředí Sofa. Tam je předána ke zpracování zvolené agendě.

Příklad – využití metadat

Lze si představit případ, kdy bude využito nastavení nějakého metadata o výpovědi pracovníka ke spuštění agendy ošetřující záležitosti jeho odchodu od firmy.

Mějme datový typ Úplně nový typ obsahující metadato Výpověď booleovského typu, které nabývá hodnot Ano pokud je pracovník v pracovním poměru a Ne, pokud již ve firmě nepracuje.

Stačí v dokumentu v DMS příslušného typu přestavit hodnotu příslušného metadata (z Ano na Ne) a mít vhodně nastavenou spouštěcí událost.

Podívejme se na nastavení spouštěcí události pro tento případ.

udalosti dokument priklad

Obsah pole Název události bude libovolný a do pole TdId spouštěcí události zapište vhodný uživatelský identifikátor události.

Voličem v poli Typy dokumentu vyberte dokumentové typy pro dokumenty, jichž se má spouštěcí událost týkat. Lze nastavit jeden i několik typů.

Voličem Akce s dokumentem vyberte možnost Úprava dokumentu, protože událost spustí změna metadata v dokumentu.

Jaká změna to má být, nastavíte v sekci Metadata změněná v akci. Klepněte na tlačítko Přidat podmínku.

Ve sloupci Položka vyberte název metadata, v našem případě Výpověď. Ve sloupci Typ nastavte logický typ Boolean. Operátor bude rovná se a jeho hodnota Ano.

Co bude mít spouštěcí událost za cíl, vyberte voličem Zpráva. V našem případě to bude Zahájení agendy.

A nakonec v poli Agenda nastavte název vaší agendy, která se má spustit.

Popis spouštěcí události uložte.

Úpravy spouštěcích událostí

U každé položky v okně Spouštěcí události je ve sloupci Akce tlačítko se třemi tečkami. Jeho stiskem se otevře nabídka s příkazy vztahujícími se k možným činnostem s položkou události.

image124

  • Příkazem Upravit nastavení události otevřete okno Editace dokumentové události, které je analogické oknu Vytvoření nové dokumentové události. V něm můžete popis události doplnit a upravit.

  • Příkazem Deaktivovat událost dočasně ošetření vzniku události potlačíte, ale její specifikaci nevymažete. Příkaz se pak změní na Aktivovat událost a jeho spuštěním událost opět zařadíte mezi aktivní události.

  • Potřebujete-li událost ze seznamu trvale vyjmout, použijte příkaz Smazat událost. Po potvrzení bezpečnostního dotazu se položka události ze seznamu nevratně vyjme.

  • Klepnutí na příkaz Logy otevře okno s transakčním logem. Pokud vás bude zajímat podrobnější záznam o průběhu procesu, otevřete si okno Systémové události. Blíže viz kapitola Systémové události.