Vložení dokumentu

Agenda HR – vložení dokumentu je určena pro pracovníky HR. Ti mohou její pomocí vložit do DMS, do osobních složek zaměstnanců, chybějící HR dokumenty (třeba digitalizovat a podepsat starší naskenované listiny, původně podepsané přímo na papíru). Dokumenty se při vložení doplní potřebnými metadaty.

Agenda je dostupná pouze personalistům (uživatelům obsazeným v roli HR), kteří její formulář otevřou velkoplošným tlačítkem HR – Vložení dokumentu.

image70

Vyplnění formuláře

Vložení dokumentu do formuláře

V horní části formuláře, v sekci Dokument ke vložení, se vloží soubor, který bude tvořit přílohu formuláře a obsahuje požadovaný HR dokument.

V této agendě lze do přílohy vložit pouze jeden soubor. Pokud je potřeba zaměstnanci přiřadit více dokumentů, je zapotřebí agendu spustit opakovaně.

U vloženého dokumentu lze jako obvykle zobrazit náhled, je možné jej stáhnout na disk počítače, případně jej lze vymazat a nahradit jiným.

Vkládaný dokument nemusí být pouze ve formátu PDF; možné je vložit i jiné typy dokumentů.

Doplnění údajů pro vytvoření metadat

V další části formuláře personalista vyplní požadované údaje, čímž se vytvoří metadata nezbytná pro uložení dokumentu do DMS v Sofa.

image71

Ke specifikaci metadat dokumentu je zapotřebí data tyto povinné údaje:

  • Název dokumentu – popisné pojmenování dokumentu.

  • Kategorie dokumentu – vybírá se ze seznamu rozvinutého klepnutím na ovladač. Seznam je plněn z číselníku sys_enum_hr_document_types, který lze podle potřeby doplnit dalšími položkami.

  • Platnost od – datum, od kterého začíná platnost dokumentu. Údaj Platnost do povinný není. Použijete ho v případě, když je zapotřebí specifikovat například to, že platnost nějaké smlouvy má být jeden rok.

  • Zaměstnanec – jméno zaměstnance, ke kterému bude dokument přiřazen. Vybírá se ze seznamu zaměstnanců firmy rozvinutého klepnutím na ovladač.

  • Osobní číslo – podoba tohoto pole záleží na konfigurační proměnné vice_prac_pomeru.

    • Pokud je její hodnota false (výchozí nastavení), zobrazuje se zde needitovatelné osobní číslo.

    • Změní-li se nastavení konfigurační proměnné na true, bude zde místo pole Osobní číslo volič Pracovní poměr, ze kterého je možné vybrat pracovní poměr vybraného zaměstnance, pokud má dva a více. Jako výchozí se nabízí ten, který je označen jako primární (viz níže agenda Pracovní poměry zaměstnanců).

      Metadata pro dokument (oddělení, pracovní pozice apod.) se přebírají z tabulky pracovních poměrů místo z detailu uživatele v administraci Sofa.

      image72

  • Třída – označení dokumentové třídy.

  • Komentář – nepovinný poznámkový text.

Šedě podbarvené údaje jsou needitovatelné a přebírají se z popisu zaměstnance.

Další zpracovatelé

Tuto možnost použijete, když je zapotřebí, aby se s dokumentem seznámili další uživatelé. Například bude naskenován papírový dokument se změnou mzdového výměru. Personalista pak bude potřebovat, aby se o této změně dozvěděla mzdová účetní, patřičně na ni zareagovala a svou reakci pak potvrdila.

image73

Formulář u dalších zpracovatelů pouze umožní manipulovat s dokumentem – zobrazit ho v náhledovém okně nebo stáhnout na disk počítače. Až zpracovatel s dokumentem udělá to, co bylo třeba, stiskne tlačítko Potvrdit zpracování.

Kam bude dokument uložen

Dokument se primárně ukládá do složky HR dokumenty dostupné jen personalistům.

  • Posuvným ovladačem Dostupné v osobní složce můžete vyžádat, aby daný dokument byl zaměstnanci dostupný i v jeho osobní složce.

  • Zapnutím posuvného vypínače Ke zpracování mzdové účtárně se v dokumentovém systému Sofa (DMS) metadato zpracováno mzdovou účtárnou vyplní hodnotou ne. Toto metadato slouží pro mzdovou účetní, která si pomocí něj může vyfiltrovat dokumenty, které dosud nezpracovala. Po provedení potřebných činností se toto metadato změní na ano. Pokud vypínač zůstane vypnutý (zašedlý), do metadata se propíše hodnota nerelevantní.

Výchozí nastavení obou ovladačů závisí na nastavení konfiguračních proměnných mzdova_ucetni_default a osobni_slozka_default administrátorem.

Personalista odešle formulář ke zpracování tlačítkem Vložit dokument.

Výsledek zpracování agendy

Pokud byl aktivován požadavek Dostupné v osobní složce, dostane uživatel specifikovaný v poli Zaměstnanec notifikační zprávu o nasdílení dokumentu elektronickou poštou. Součástí notifikace je odkaz na příslušný dokument, který je uložen v DMS ve složce Osobní složka.

image74

Zadavatel vidí záznam o ukončené agendě v pohledu Agendy – Uzavřené.

image75

Dokument je dále viditelný všem personalistům v DMS systému ve složce HR dokumenty.

image76

Mzdová účetní vidí položku dokumentu v DMS systému ve složce Všechny soubory. Zde má možnost využít nastavení metadata Zpracováno mzdovou účtárnou.

  • Pomocí filtru si může zobrazit jen ty dokumenty, které mají uvedené metadato nastaveno na hodnotu Ne. Pak má jistotu, že tyto dokumenty ještě nezpracovala a bude se jim muset věnovat.

  • Po zpracování dokumentu (třeba jeho zadáním do některého dalšího systému) nastaví metadato na hodnotu Ano, čímž dá najevo, že dotyčný dokument byl mzdovou účtárnou již zpracován.

image77

Konfigurační proměnné

Název proměnné Význam Výchozí hodnota Datový typ

default_class

Výchozí nastavení voliče Třída na Veřejné.

class_public

STRING

mzdova_ucetni_default

Výchozí nastavení přepínače Ke zpracování mzdové účtárně na „vypnuto“.

false

BOOLEAN

osobní_slozka_default

Výchozí nastavení přepínače Dostupné v osobní složce na „zapnuto“.

true

BOOLEAN

vice_pracovnich_pomeru

Povolení zohlednění možnosti volby pracovního poměru – ve výchozím stavu zakázáno.

false

BOOLEAN