Vložení dokumentu
Agenda HR – vložení dokumentu je určena pro pracovníky HR. Ti mohou její pomocí vložit do DMS, do osobních složek zaměstnanců, chybějící HR dokumenty (třeba digitalizovat a podepsat starší naskenované listiny, původně podepsané přímo na papíru). Dokumenty se při vložení doplní potřebnými metadaty.
Agenda je dostupná pouze personalistům (uživatelům obsazeným v roli HR), kteří její formulář otevřou velkoplošným tlačítkem HR – Vložení dokumentu.
Vyplnění formuláře
Vložení dokumentu do formuláře
V horní části formuláře, v sekci Dokument ke vložení, se vloží soubor, který bude tvořit přílohu formuláře a obsahuje požadovaný HR dokument.
| V této agendě lze do přílohy vložit pouze jeden soubor. Pokud je potřeba zaměstnanci přiřadit více dokumentů, je zapotřebí agendu spustit opakovaně. |
U vloženého dokumentu lze jako obvykle zobrazit náhled, je možné jej stáhnout na disk počítače, případně jej lze ještě před odesláním vymazat a nahradit jiným.
| Vkládaný dokument nemusí být pouze ve formátu PDF; možné je vložit i jiné typy dokumentů. |
Doplnění údajů pro vytvoření metadat
V další části formuláře personalista vyplní požadované údaje, čímž se vytvoří metadata nezbytná pro uložení dokumentu do DMS v Sofa.
Ke specifikaci metadat dokumentu je zapotřebí zadat tyto povinné údaje:
-
Název dokumentu – popisné pojmenování dokumentu.
-
Kategorie dokumentu – vybírá se ze seznamu rozvinutého klepnutím na ovladač. Seznam je plněn z číselníku sys_enum_hr_document_types, který lze podle potřeby doplnit dalšími položkami.
-
Platnost od – datum, od kterého začíná platnost dokumentu. Údaj Platnost do povinný není. Použijete ho v případě, když je zapotřebí specifikovat například to, že platnost nějaké smlouvy má být jeden rok.
-
Třída – označení dokumentové třídy.
-
Komentář – nepovinný poznámkový text.
V sekci Zaměstnanec se upřesňuje podle nastavení posuvného přepínače Interní popis zaměstnance. Pokud je pole přepínače podbarveno, jedná se o interního zaměstnance firmy. Pokud přepínač přestavíte do opačné polohy (pole je zašedlé), jde o pracovníka externího.
Pro interní pracovníky se zadává:
-
Zaměstnanec – jméno zaměstnance, ke kterému bude dokument přiřazen. Vybírá se ze seznamu zaměstnanců firmy rozvinutého klepnutím na ovladač.
-
Voličem Pracovní poměr lze vybrat pracovní poměr zaměstnance, pokud má dva a více.
-
Osobní číslo – podoba tohoto pole záleží na konfigurační proměnné vice_prac_pomeru.
-
Pokud je její hodnota false (výchozí nastavení), zobrazuje se zde pouze needitovatelné osobní číslo.
-
-
Změní-li se nastavení konfigurační proměnné na true, bude zde navíc rozbalovací seznam pracovních poměrů. Jako výchozí se nabízí ten pracovní poměr, který je označen jako primární (viz agenda Pracovní poměry zaměstnanců).
Metadata pro dokument (oddělení, pracovní pozice apod.) se přebírají z tabulky pracovních poměrů místo z detailu uživatele v administraci Sofa.
-
Šedě podbarvené údaje v polích Oddělení, Sekce a Pracovní pozice jsou needitovatelné a přebírají se z popisu zaměstnance.
-
Skupina posuvných ovladačů vpravo umožňuje zpřístupnit dokument v osobní složce pracovníka (ovladač Dostupné v osobní složce).
Pokud využijete tuto volbu, zpřístupní se i ovladač Notifikovat zaměstnance, který zajistí pro zaměstnance doručení notifikační zprávy.
Ovladač Ke zpracování mzdové účtárně zajistí, aby se v dokumentovém systému Sofa (DMS) metadato zpracováno mzdovou účtárnou nastavilo na hodnotou ne. Toto metadato slouží pro mzdovou účetní, která si pomocí něj může vyfiltrovat dokumenty, které dosud nezpracovala. Po provedení potřebných činností se toto metadato změní na ano. Pokud vypínač zůstane vypnutý (zašedlý), do metadata se propíše hodnota nerelevantní.
-
Pro externí pracovníky má sekce Zaměstnanec poněkud jinou podobu:
-
Jméno zaměstnance se zadává ručně do polí Jméno a Příjmení.
-
Ručně se zadávají i údaje do polí Pracovní poměr a osobní Číslo.
-
Trojice polí Oddělení, Sekce a Pracovní pozice je editovatelná a potřebné údaje lze do nich doplnit.
Z posuvných ovladačů je k dispozici pouze ovladač Ke zpracování mzdové účtárně; jeho význam je stejný, jak bylo popsáno výše.
Odeslání dokumentu zaměstnanci
Otevřením sekce Odeslat dokument zaměstnanci bude vytvořen požadavek, aby dokument byl zaměstnanci odeslán ve formě přílohy do jeho elektronické pošty.
Další zpracovatelé
Tuto možnost použijete, když je zapotřebí, aby se s dokumentem seznámili další uživatelé. Například bude naskenován papírový dokument se změnou mzdového výměru. Personalista pak bude potřebovat, aby se o této změně dozvěděla mzdová účetní, patřičně na ni zareagovala a svou reakci pak potvrdila.
Výsledky průběhu agendy
Notifikační zpráva zaměstnanci
Pokud byl zapnut posuvný ovladač Notifikovat zaměstnance, zaměstnanec obdrží notifikační zprávu s odkazem na dokument, který mu byl nasdílen.
Po klepnutí na odkaz se otevře dialog s tlačítkem Stažení souboru.
Klepnutím na tlačítko si zaměstnanec může soubor stáhnout.
Další zpracovatelé
Pokud byli specifikováni další zpracovatelé, pak obdrží notifikační zprávu s požadavkem a odkazem na formulář.
Odkaz najdou také v pohledu Agendy – K vyřízení.
Formulář u dalších zpracovatelů pouze umožní manipulovat s dokumentem pomocí ovladačů v sekci Dokument ke vložení – zobrazit ho v náhledovém okně nebo stáhnout na disk počítače. Až zpracovatel dokument posoudí, stiskne tlačítko Potvrdit zpracování.
Kam bude dokument uložen
Dokument se primárně ukládá do složky HR dokumenty dostupné jen personalistům.
-
Posuvným ovladačem Dostupné v osobní složce můžete vyžádat, aby daný dokument byl zaměstnanci dostupný i v jeho osobní složce.
-
Zapnutím posuvného vypínače Ke zpracování mzdové účtárně se v dokumentovém systému Sofa (DMS) metadato zpracováno mzdovou účtárnou vyplní hodnotou ne. Toto metadato slouží pro mzdovou účetní, která si pomocí něj může vyfiltrovat dokumenty, které dosud nezpracovala. Po provedení potřebných činností se toto metadato změní na ano. Pokud vypínač zůstane vypnutý (zašedlý), do metadata se propíše hodnota nerelevantní.
| Výchozí nastavení obou ovladačů závisí na nastavení konfiguračních proměnných mzdova_ucetni_default a osobni_slozka_default administrátorem. |
Personalista odešle formulář ke zpracování tlačítkem Vložit dokument.
Dostupnost dokumentu
Pokud byl aktivován požadavek Dostupné v osobní složce, dostane uživatel specifikovaný v poli Zaměstnanec notifikační zprávu o nasdílení dokumentu elektronickou poštou. Součástí notifikace je odkaz na příslušný dokument, který je uložen v DMS v pohledu Osobní složka.
Dokument je dále viditelný všem personalistům v DMS systému v pohledu HR dokumenty.
Zadavatel vidí záznam o ukončené agendě v pohledu Agendy – Uzavřené.
Mzdová účetní vidí položku dokumentu v DMS systému ve složce Všechny soubory. Zde má možnost využít nastavení metadata Zpracováno mzdovou účtárnou.
-
Pomocí filtru si může zobrazit jen ty dokumenty, které mají uvedené metadato nastaveno na hodnotu Ne. Pak má jistotu, že tyto dokumenty ještě nezpracovala a bude se jim muset věnovat.
-
Po zpracování dokumentu (třeba jeho zadáním do některého dalšího systému) nastaví metadato na hodnotu Ano, čímž dá najevo, že dotyčný dokument byl mzdovou účtárnou již zpracován.
Konfigurační proměnné
| Název proměnné | Význam | Výchozí hodnota | Datový typ |
|---|---|---|---|
configDefaultDatabox |
ID výchozí datové schránky pro odeslání |
none |
STRING |
configUseDataBox |
Povolit zasílání podepsaných souborů pomocí datové schránky |
false |
BOOLEAN |
default_class |
Výchozí nastavení voliče Třída na Veřejné. |
class_public |
STRING |
mzdova_ucetni_default |
Výchozí nastavení přepínače Ke zpracování mzdové účtárně na „vypnuto“. |
false |
BOOLEAN |
notifikace_zamestnanci |
Volitelná notifikace zaměstnanci s odkazem na dokument |
false |
BOOLEAN |
osobní_slozka_default |
Výchozí nastavení přepínače Dostupné v osobní složce na „zapnuto“. |
true |
BOOLEAN |
vice_pracovnich_pomeru |
Povolení zohlednění možnosti volby pracovního poměru – ve výchozím stavu zakázáno. |
false |
BOOLEAN |