Home office

Formulář agendy má určitou výchozí podobu. Umožňuje však rozšíření a doplnění o některé další funkcionality prostřednictvím konfiguračních proměnných. Jejich přehled najdete v kapitole Přehled konfiguračních proměnných a obecné informace o jejich nastavení v kapitole Postup při nastavení konfiguračních proměnných.

Zadavatelem je uživatel (žadatel), který vyplňuje formulář – je to aktuálně přihlášený uživatel k Sofa, jak ukazují první tři zašedlá, a tedy needitovatelná pole – Jméno a příjmení, Osobní číslo a Organizační jednotka.

Zadavatel musí specifikovat časové období, na které o práci z domova žádá. K tomu použije datové voliče Od a Do. Počet pracovních dní za nastavené období ukazuje pole Celkem dní.

Období musí být zadáno v rámci jednoho kalendářního měsíce, jinak bude ohlášena chyba. Pokud byste potřebovali žádat o práci z domova třeba od 15. března do 15. dubna, musíte vytvořit žádosti dvě – jednu pro březnové dny a druhou pro dubnové.

Přechod z jednoho kalendářního měsíce do následujícího usnadní tlačítko Nastavit příští měsíc.

Aby bylo možné zajistit kontinuitu a návaznost pracovního nasazení pracovníků organizační jednotky, potřebuje její vedoucí mít přehled, kdy bude práce z domova vykonávána. K tomu zadavatel nastaví parametry v sekci Z důvodu usnadnění řízení a plánování práce přímému nadřízenému specifikujte.

Pomocí čtveřice časových voličů nastaví přibližný začátek a konec pracovní doby a také předpokládaný pravidelný rozsah nepřítomnosti v rámci dne (například přestávku na oběd).

K doplnění žádosti je nutné zapsat do pole Zdůvodnění žádosti důvod, proč je o práci z domova žádáno.

Pak klepnutím na tlačítko Odeslat zadavatel pošle formulář žádosti svému přímému nadřízenému.

Zadavatel formuláře vidí jeho položku v pohledu Dashboard – V procesu nebo Agendy – V procesu. Zde vidí také jméno uživatele, který agendu vyřizuje (schvaluje).

Indikátor ve sloupci Stav je ve tvaru Předáno ke schválení.

Pokud schvalovatel se žádostí v dané podobě nesouhlasí, klepne na tlačítko Zamítnout.

Důvod zamítnutí nadřízený zapíše do okénka Zadejte poznámku a pak klepne na tlačítko Pokračovat.

Žadatel dostane elektronickou poštou notifikační zprávu o zamítnutí žádosti.

Formulář žádosti vidí v pohledu Agendy – Uzavřené; ve sloupci Stav je indikátor Zamítnuto archivováno.

Tím je agenda ukončena.

Stane se, že schvalovatel v zásadě souhlasí s vyžádanou prací z domova, ale má k ní určitou výhradu; například co do rozsahu. Pak klepne na tlačítko Vrátit.

Tím se otevře okénko Zadejte poznámku pro zápis odůvodnění, proč nadřízená žádost vrací k přepracování.

Tlačítkem Pokračovat se zadavateli žádost vrátí k vyjádření, zda s výhradou souhlasí. Ten o tom dostane notifikační zprávu elektronickou poštou.

Vrácenou žádost žadatel najde v pohledu K vyřízení s indikátorem Vráceno.

Žadatel vidí ve formuláři ve žlutě podbarvené sekci důvod, proč mu schvalovatel žádost vrací. Může jeho obsah upravit – například změnou časového plánu Home Office – a pak formulář tlačítkem Odeslat vrátit schvalovateli.

Pokud žadatel nemůže výhrady akceptovat a žádost o poskytnutí home office chce stáhnout, může agendu v pohledu Agendy – K vyřízení stornovat.

V tom případě schvalovatel jen stiskne tlačítko Schválit – nic dalšího už nevyplňuje.

Žádost je tím schválena a žadatel dostane elektronickou poštou notifikační zprávu o jejím schválení.

Formulář žádosti je u něj uložen v pohledu Agendy – Uzavřené; ve sloupci Stav je indikátor Schváleno archivováno.

Tím je agenda ukončena.