Správa HR dokumentů

Dokumenty se do procesu zpracování agendami Sofa dostávají jednak tak, že je dodá sám uživatel, případně jsou agendami přímo vygenerovány.

Příkladem zdroje generovaného dokumentu může být vstupní dotazník pro nastupujícího zaměstnance. Ten zadá do dotazníku požadované osobní a další údaje a z nich se vytvoří dokument, který se pak pošle k podpisu. Další dokumenty spojené se zaměstnancem se již vytvářejí v průběhu jeho pracovního procesu. Může to být na základě HR databází a šablon, které data umí potřebným způsobem interpretovat a vytvořit dokumenty požadovaného typu.

Dokumenty, které přináší sám zaměstnanec, je potřeba obvykle uložit mezi další HR dokumenty nebo podepsat a uložit. Mohou to být třeba různé žádosti, potvrzení o absolvování školení a kursů i dokumenty osobního charakteru – sňatek, narození dítěte apod.

Dalším zdrojem dokumentů pro HR mohou být i „písemnosti“, tedy dokumenty vytvořené a podepsané klasickým způsobem na papíru a pak příležitostně digitalizované do systému aplikace Sofa.

Podepisování dokumentů v Sofa s možností nastavení celé řady parametrů řeší agenda HR SignPoint. To se týká hlavně dokumentů, která se podepisují jednotlivě, v rámci nějaké konkrétní akce. Personalista si celý proces řídí sám. Určí, co a komu se má dát podepsat.

Mimo toho mohou nastat situace, kdy je potřeba podepsat celou řadu dokumentů najednou – například všichni zaměstnanci musí potvrdit, že byli seznámeni s nějakou novou směrnicí. V tom případě by nebylo příliš výhodné, aby se požadavky zpracovávaly jeden po druhém, ale je zapotřebí aby byla k dispozici metodika pro hromadné zpracování dokumentů. K tomu je určena agenda HR hromadný podpis.

Co se týče samotných podpisů:

Podepsané HR dokumenty lze na vyžádání doručovat zpět zaměstnanci prostřednictvím schránky elektronické pošty nebo do datové schránky (předem napojené k aplikaci Sofa). V obou případech se (ze zákona) musí jednat o osobní (soukromé) schránky. Podepsané dokumenty do schránek přijdou ve formě reálných souborů, nikoliv jen odkazů na ně. Tím je zaručeno, že zaměstnanec dostane přímo své dokumenty a nikde nejsou viditelné žádné odkazy, které by se daly zneužít.

K dispozici je i další důležitá možnost – dokumenty mohou podepisovat i zaměstnanci bez interního účtu v Sofa. Tedy i zaměstnanci, kteří nemají počítačový přístup ani pracovní e-mail a lze s nimi komunikovat jen jako s externími uživateli. Ti mnohdy používají aplikaci JOBka, kam jim chodí notifikační zprávy. Je nutné je i s těmito prostředky takové uživatele zavést do aplikace Sofa a spárovat jejich možnosti s možnostmi v Sofa. K tomu se využívají nastavení v aplikaci Microsoft Entra, která se používá firmami jako identitní management pro zaměstnance.

Vytvořené a podepsané dokumenty je zapotřebí někam uložit, kde bude možné se o ně starat – zaručit jejich dlouhodobou údržbu. To usnadňuje fakt, že ke každému podpisu je automaticky připojeno časové razítko (což je v ceně licence uživatele). To garantuje, že při uložení dokumentu do Sofa se po celou dobu jeho archivace bude „elektronická stopa dokumentu“ platná. Dokument se vždy v příslušnou dobu přerazítkuje, čímž je zaručeno, že po celou dobu archivace nepozbude své validity.

Ukládané dokumenty jsou vždy opatřeny tzv. metadaty; tím je vždy jasné, kterého zaměstnance a jakého jeho pracovního poměru se dokument týká.

Platnost dokumentu může být v metadatech uvedena konkrétně – do určitého data. Pokud není toto datum uvedeno, končí platnost dokumentu odchodem pracovníka od firmy.

Dále se zaznamenávají tzv. kategorie dokumentů (může si je definovat sám zaměstnavatel), přičemž k jednotlivým kategoriím lze definovat archivační a skartační lhůty.

Metadata jsou výhodná pro vyhledávání a filtrování položek dokumentů.

Co se týče lhůty pro archivaci dokumentů, její stanovení u elektronických dokumentů je složitější než u běžných (papírových) dokumentů. U těch archivační lhůta začne běžet od okamžiku vložení do klasického archívu. U elektronických dokumentů začne běžet archivační lhůta v průběhu doby, kdy se o ně staráme. Archivační lhůta tedy může začít běžet jako u obyčejného dokumentu – vložením do archívu, dále pak skončením platnosti dokumentu, případně ukončením pracovního poměru zaměstnance.

U dokumentů vložených do HR archívu lze nastavit, zda mají být viditelné zaměstnancům.

Pro ukládání HR dokumentů do dokumentového systému Sofa (DMS) platí určitá specifika, která je umožňují odlišit od dokumentů jiných typů a také usnadnit jejich zpracování.

V úložišti dokumentového systému Sofa (DMS) je pro personální dokumenty připravena zvláštní složka HR dokumenty, fyzicky jde o pohled dostupný pro uživatele v rolích HR a Mzdová účetní. Zde se archivují a zobrazují všechny personální dokumenty všech lidí ve firmě.

Protože personálních dokumentů se časem nahromadí velké množství, lze obsah složky HR dokumenty s výhodou filtrovat s využitím metadat dokumentů, případně ve složce vyhledávat podle zadaného řetězce znaků. Obsah okna lze seřadit podle sloupců vzestupně nebo sestupně. Součástí pohledu na personální dokumenty je také informace o stavu dlouhodobé údržby.

Jednotliví uživatelé bez ohledu na zařazení do rolí mají v DMS k dispozici pohled (složku) Osobní složka, ve které naleznou pouze své personální dokumenty. Je to vlastně selektivní pohled na personální dokumenty, ve kterém je omezena viditelnost HR dokumentů pouze na přihlášeného uživatele. Ve složce jsou tedy obsaženy dokumenty, které personalista o daném zaměstnanci vede a které mu mají být zpřístupněny. Což platí i ze zákona, neb personalista musí zaměstnanci zajistit přístup k těmto dokumentům.

Dokumenty typu HR dokument ukládané v DMS obsahují sadu specifických metadat, která jsou důležitá pro jejich kategorizaci a následné filtrování či vyhledávání.

Dokumenty typu HR dokumenty není do DMS možné vkládat přímo. Jejich vkládání je možné pouze prostřednictvím některé z HR agend.

Přehled všech dokumentů typu HR v celé organizaci je možné zobrazit pomocí přehledu HR dokumenty.

Ten otevřete z pohledu Agendy – Přehledy velkoplošným tlačítkem HR dokumenty.

Přehled se zobrazí v tabelární formě v okně Přehled HR dokumenty. Zastoupení položek v přehledu bude velmi pravděpodobně zapotřebí zúžit pomocí vyhledání a filtrace.

Přehled je určen zejména pro vedoucí pracovníky, aby viděli, že dokument existuje, aniž by měli k dispozici do něj náhled. Z existence dokumentu například poznají, že pracovník již má pracovní smlouvu, a tedy může začít pracovat. Pro klíčové role HR a Mzdová účetní není tento přehled nutný, jelikož mají přístup přímo k dokumentům v DMS.

Oblast HR agend je také zahrnuta do integrace aplikace Sofa s jinými aplikacemi.