Správa číselných řad
Číselné řady nabízejí možnost, jakým způsobem číslovat (pouze) agendy. Při číslování formulářů agend pak Sofa automaticky eviduje číslované formuláře a pro každý další zvýší číslování o jedničku.
V administraci Sofa lze číslování podle potřeby upravovat.
Seznam číselných řad
Přehled již existujících číselných řad získáte v okně Číselné řady, které otevřete z okna Administrace tlačítkem Číselné řady.
Zde vidíte, jaké číselné řady byly dosud vytvořeny a také jaká bude příští hodnota čísla agendy. Tak například podle daného obrázku příští hodnota pro agendu SignPoint bude 51 – jinak řečeno, zatím byla tato agenda spuštěna padesátkrát.
Některé číselné řady jsou již dodány jako součást instalace Sofa a týkají se hotových agend. Poznáte je podle toho, že začínají čtveřicí znaků sys_. Další číselné řady pro agendy si můžete sami vytvořit. Pak lze zobrazení seznamu řad upravit tím, že zaškrtnete políčko Skrýt systémové. Pak budou zobrazeny jen vámi vytvořené číselné řady.
Formátovací řetězec masky
Maska, která například vyjadřuje číslo agendy, se vytváří v určitém formátu. Pokud je například použit formát
{####}/(YYYY)
bude číslo agendy doplněno nulami na počet čtyř platných číslic, dále uveden znak „lomítko“ a připojen letopočet v čtyřčíslicové podobě. Takže pátá smlouva by v tomto případě měla číslo 0005/2023.
Podobu číslování každé z řad lze upravit. Před identifikátorem řady klepněte na tlačítko se třemi tečkami a dále pak spusťte příkaz Změnit číselnou řadu.
Otevře se okno Změna číselné řady. Pokud chcete změnit tvar, v jakém se číslo agendy bude zobrazovat, přejděte k poli Formátovací řetězec hodnoty.
Formátovací řetězec se může skládat z:
-
Čísla agendy v nastaveném tvaru – počet znaků „#“ udává počet zobrazených číslic. Pokud je třeba, doplní se zleva nuly.
-
Kalendářního data – lze sestavit pomocí formátovacích znaků:
-
{DD} – den (u jednociferného data je doplněna zleva nula).
-
{MM} – kalendářní měsíc (pořadové číslo měsíce v roce, tedy například srpen = 08).
-
{YYYY} – rok (celý čtyřčíslicový tvar, například 2021).
-
{YY} – rok (bez číslic označujících staletí, tedy místo 2021 bude uvedeno jen 21).
-
-
Identifikace uživatele – lze sestavit z příjmení a/nebo jména uživatele pracujícího s agendou:
-
{User.FirstName} – křestní jméno.
-
{User.LastName} – příjmení.
-
Mezi formátovací proměnné lze vkládat libovolné jiné znaky, tedy třeba i popisné části, jako například „Smlouva“ a podobně.
Použijete-li například jako formátovací řetězec:
Smlouvu číslo {####} sestavil dne {DD}.{MM}.{YYYY} uživatel {User.FirstName} {User.LastName}
bude číslo smlouvy vypadat následovně:
Tato nastavení neovlivní hodnoty a podobu čísel z řady již dříve přiřazených! |
Pomocí voliče Podmínka pro resetování hodnoty můžete nastavit požadavek, aby se číselná řada pro jednotlivé agendy resetovala (nastavila na výchozí hodnotu) buď každý měsíc nebo až po uplynutí jednoho roku. Pokud pole voliče ponecháte prázdné, nebude se číslování resetovat vůbec.
Pokud nastavíte roční resetování, zpřístupní se další volič – Měsíc pro roční resetování hodnoty. Jeho pomocí můžete nastavit měsíc, na jehož začátku se čítač agend vynuluje a začne opět od jedničky. Obvykle to je užitečné na začátku roku, kdy se se změnou letopočtu nastaví nové číslování. Volič ovšem umožňuje změnu číslování vyžádat k začátku libovolného kalendářního měsíce, takže lze použít například k resetování na začátku fiskálního roku. Pokud je pole voliče prázdné, bude číslování stále pokračovat spojitě beze změny.
K číslování lze také využít volič Počáteční hodnota, který dovolí zahájit číslování agend od libovolné číselné hodnoty (i od nuly).
Nastavení okamžité hodnoty číselné řady
Hodnotu číslování lze ovlivnit dvojicí posledních příkazů z nabídky pod tlačítkem se třemi tečkami.
Příkazem Nastavit hodnotu číselné řady můžete okamžitou hodnotu číslování změnit podle volby v dialogu Nastavení hodnoty číselné řady.
Duplicita číslování se nehlídá, takže je jen na administrátorovi, aby nevznikla situace, kdy některé agendy budou mít duplicitní čísla. |
Podobně funguje příkaz Resetovat hodnotu číselné řady s tím rozdílem, že nastaví hodnotu číslování na začátek řady – na jedničku.
Přidání a vymazání nové číselné řady
Novou číselnou řadu přidáte klepnutím na tlačítko Akce pod názvem okna Číselné řady a následným spuštěním příkazu Přidat číselnou řadu.
Příkazem otevřete okno Nová číselná řada. To je analogické oknu Změna číselné řady, které jste již poznali. Vyplňte požadované parametry a číselnou řadu uložte tlačítkem Přidat.
Identifikátor číselné řady nesmí začínat znaky „sys_“ – tyto znaky jsou vyhrazeny pro systémové číselné řady.
Číselné řady, které nemají systémový charakter, lze v případě potřeby vymazat. Jejich položka příkazu Odstranit číselnou řadu není zašedlá a příkaz lze použít.
Odstranění číselné řady je podmíněno potvrzením bezpečnostního dotazu.