Aktualizace a nové funkce ve verzi Sofa 5.4

Podepisování

Byl zcela přepracován dialog pro výběr a umístění podpisu pro agendy, ve kterých se podepisují dokumenty. Pro něj jsou charakteristické:

  • Nový vzhled; došlo ke sloučení výběru a umístění parafy podpisu do jednoho okna.

  • Možnost umístění podpisu do několika dokumentů v rámci jednoho okna.

Nejprve se pro všechny dokumenty vybere způsob podepisování (shodný pro všechny dokumenty).

Uvedené informace samozřejmě platí i tehdy, podepisuje-li se pouze jeden dokument.
verze54 1

Po výběru metody pro první dokument se tato nastaví i u všech dokumentů ostatních.

verze54 2

Poté se stanou dostupnými náhledy na dokumenty a zpřístupní se nástrojová lišta s tlačítky pro změnu měřítka zobrazení.

verze54 3

Dokumenty lze volitelně opatřit vizualizovaným podpisem. Pokud není tato možnost využita, lze ihned zahájit podepisování.

verze54 4

Jestliže se vizualizace požaduje, lze snadno upravit vzhled a umístění podpisu –

verze54 5

– a potom podpis umístit do jednotlivých dokumentů.

verze54 6

Po umístění všech podpisů je zahájeno podepisování.

Pro mobilní telefony byl postup optimalizován vytvořením průvodce, kde se potřebné údaje zadávají na čtyřech přehledných kartách.

verze54 7 verze54 8

verze54 9 verze54 10

Jak podepsat na desktopu
Jak podepsat na mobilu

Agendy

Rozšířena podpora AI při vyplňování dalších formulářů agend.

Občas se stává, že externímu uživateli nedorazila nějaká notifikace, či spíše ji omylem smazal. Protože notifikace může obsahovat odkaz na agendu, kterou organizace posílá externímu uživateli (typicky jde o podpisovou agendu), je ji třeba znovu odeslat.

  • Administrátor vyhledá konkrétní agendu, která byla pro externího uživatele vytvořena, a zobrazí úkoly k vyřízení.

  • Následně v seznamu úkolů vybere ten, o který jde, a vyžádá možnost znovu odeslat avízo.

Administrátor musí také být obsazen v roli Supervizor.
verze54 avizo

Datové schránky

  • Bylo odděleno právo na čtení a právo na synchronizaci datových zpráv.
    Byla přidána nová role pro synchronizaci datových schránek. Uživatelé v této roli budou mít možnost synchronizace datových schránek a stávajícím uživatelům v roli čtenář datových schránek je toto právo odejmuto.

  • Nově je možné hromadně předat datové zprávy – lze je označit a předat k vyřízení jiným uživatelům najednou.

  • Byla přidána možnost datovou zprávu označit stavem Odpovězeno a Odpovězeno agendou.

    verze54 11

Export a Import

Značně rozšířeny možnosti exportu i importu. Dosud bylo možné exportovat / importovat jen agendy a dokumenty. Nadále lze zahrnout i další firemní nastavení, jako jsou číselníky, číselné řady, skupiny/role, nastavení uživatelů a spouštěcí události.

Nový vzhled administrace SmartForms, Číselných řad a API

Administrace SmartForms a Číselných řad a API nově probíhá v prostředí vzhledově a logikou obsluhy obdobném nastavení skupin a rolí.

Změny v DMS

Optimalizace prostředí

Je zrychleno vkládání souborů, administrace a distribuce nových dokumentových typů.

Skartace dokumentů

Nově jsou implementována oprávnění na dokument i v pohledu Čeká na skartaci. Uživatel s právem skartovat vidí pouze dokumenty, které je oprávněn zobrazit. V panelu s metadaty jsou nově také zobrazena všechna metadata pro daný typ souboru. Supervizor vidí stále všechny.

Práce se šablonami v DMS

Byl implementován modul pro správu šablon v dokumentovém systému. Šablony se vytvářejí v prostředí MS Word (v režimu MailMerge). Šablony se plní daty pomocí GraphQL a PAJS.

Zrušení dlouhodobé údržby Office dokumentů

Nově již nebudou udržovány pomocí LTV dokumenty Microsoft Office (DOCX, XLSX, PPTX).

Dříve vložené soubory nebudou v archivu dále udržovány a budou označeny jako nepodporovaný formát.

Práce s certifikáty

  • Je implementována nová možnost prodloužení platnosti kvalifikovaných pečetících certifikátů od PostSignum i I.CA.

  • Byla vytvořena role Auditor certifikátů, která uživateli umožňuje zobrazit všechny certifikáty v dané firmě (aniž by měl možnost je administrovat).

  • Byla zrušena separátní agenda pro souhlas s ukládáním klíčů do HSM; to bylo převedeno do uživatelského prostředí prostřednictvím zaškrtávacích políček.

  • Zavedeno filtrování pomocí odkazu při žádosti nebo prodloužení certifikátu – dojde k vyfiltrování konkrétního certifikátu.

  • Je přidána možnost zvolit si výchozí podpisový certifikát. Uživatel si jej může zvolit v administraci certifikátů. Tento certifikát bude předvolen v dialogu pro výběr certifikátu.

    verze54 12

  • Přibyla možnost nastavení vzhledu vizuálního podpisu uživatelem nezávisle na firemním nastavení (pokud to v rámci firmy je povoleno).

    verze54 13

Filtrování v systémových událostech

V detailu systémové události je nově umožněno filtrovat dle závažnosti a je také zrušeno omezení stránkování - lze se již dostat na všechny zprávy v daném kontextu.

Nově je možné zobrazit jen ty položky, které jsou v chybovém stavu.

Synchronizace s Entra ID

Nově je zavedena podpora automatizované správy uživatelů a skupin prostřednictvím integrace s Microsoft Entra ID (dříve Azure AD) pomocí standardu SCIM (System for Cross-domain Identity Management).

Aktualizace rozhraní GraphQL API

Nová verze GraphQL API přináší úpravy datových struktur a chování některých dotazů i mutací. Dopady na integrace mohou zahrnovat:

  • Změny schématu – přejmenování či rozšíření vybraných typů a polí.

  • Nové validační kontroly – přísnější kontrola vstupních parametrů, možnost vrácení odlišných chybových kódů.

  • Optimalizace výkonu – některé dotazy mohou vracet data v jiném pořadí nebo s novými defaultními hodnotami.

Interní aktualizace

  • Proběhla aktualizace knihovny GraphQL, která umožní zefektivnit vývoj aplikací. Tato změna je významná z interního hlediska, ale uživatele se nedotýká.

  • Při odesílání SMS zpráv se nyní nově využívá SMS proxy, namísto dřívějšího přímého volání ATS endpointu. Týká se to především údajů o čerpání zpráv. Z hlediska uživatelského rozhraní není žádná změna.